软件资料使用管理制度

软件资料使用管理制度总则目的为规范公司软件资料的使用，确保软件资料的安全性、完整性和有效利用，提高工作效率，保障公司业务的正常开展，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内所有涉及软件资料使用的部门和员工。定义1.软件资料：指公司拥有的各类软件程序、文档、数据文件、技术资料、操作手册、培训资料等与软件相关的信息资产。2.使用：包括但不限于查阅、复制、修改、分发、存储、运行软件资料等行为。软件资料的分类与管理软件资料分类1.系统软件：如操作系统、数据库管理系统等。2.应用软件：为满足公司特定业务需求而开发或购买的软件，如办公软件、业务管理软件等。3.技术文档：软件设计文档、代码注释、测试报告、技术方案等。4.用户文档：操作指南、使用手册、培训教材等，用于指导员工正确使用软件。5.数据文件：包含公司业务数据、客户信息、财务数据等各类电子数据文件。软件资料的管理职责1.信息管理部门负责制定和完善软件资料管理制度，并监督执行。统一规划和管理公司软件资料的存储、备份和维护，确保数据安全。对软件资料进行分类、编号和登记，建立软件资料档案库。负责软件资料的日常更新和版本控制，及时清理过期或无用的资料。2.使用部门负责本部门使用软件资料的申请、领取、归还和保管。按照规定的流程和权限使用软件资料，不得擅自复制、传播或修改。定期对本部门使用的软件资料进行整理和归档，发现问题及时反馈给信息管理部门。3.员工个人遵守软件资料使用管理制度，妥善保管所使用的软件资料，不得遗失、损坏或擅自转借他人。在工作结束后，及时将软件资料归还至指定地点。软件资料的获取与申请软件资料获取渠道1.公司内部购买：根据业务需求，由信息管理部门统一采购软件，并获取相应的软件资料。2.自行开发：公司内部研发团队开发的软件，由研发部门负责整理和提供相关软件资料。3.共享资源：与合作伙伴、行业协会等共享的软件资料，经授权后可获取使用。软件资料申请流程1.使用部门如需获取软件资料，应填写《软件资料申请表》，详细说明申请资料的名称、用途、数量等信息。2.将申请表提交至部门负责人审批，部门负责人应根据实际工作需要进行审核，并签署意见。3.申请表经部门负责人批准后，提交至信息管理部门。信息管理部门根据库存情况和申请内容，决定是否批准申请。如批准，应安排专人负责提供软件资料；如不批准，应向申请部门说明原因。4.申请部门收到软件资料后，应在《软件资料申请表》上签字确认，并按照规定的使用期限使用。软件资料的使用规范使用权限1.信息管理部门根据员工的工作职责和岗位需求，设定不同的软件资料使用权限。使用权限分为查阅、复制、修改、删除等级别。2.员工应严格按照所授予的权限使用软件资料，不得越权操作。如需更高权限，应向信息管理部门提出申请，经审批后方可获得。3.涉及公司机密的软件资料，应严格限制访问权限，仅限经过授权的人员使用。使用范围1.软件资料仅用于公司内部业务工作，不得用于个人目的或未经授权的外部机构。2.在使用软件资料时，应遵守相关法律法规和软件许可协议，不得进行侵权或非法使用行为。使用要求1.员工在使用软件资料前，应认真阅读相关文档和说明，熟悉软件的功能和操作方法，确保正确使用。2.使用过程中如发现软件资料存在问题或错误，应及时向信息管理部门反馈，以便及时修复和更新。3.对于重要的软件资料，如需长期保存或备份，应按照信息管理部门的要求进行操作，确保数据的安全性和完整性。4.不得擅自修改软件资料的内容，如需对软件进行定制化开发或修改，应按照公司相关规定办理审批手续，并由专业人员进行操作。软件资料的存储与保管存储方式1.信息管理部门应建立安全可靠的软件资料存储系统，采用服务器存储、磁盘阵列、磁带备份等多种方式进行数据存储，确保数据的安全性和可靠性。2.对于重要的软件资料，应进行异地备份，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。存储位置1.软件资料应分类存储在指定的服务器文件夹或存储设备中，并按照规定的命名规则进行命名，以便于查找和管理。2.服务器存储的软件资料应设置相应的访问权限，确保只有授权人员能够访问。保管责任1.信息管理部门负责软件资料存储系统的日常维护和管理，定期检查存储设备的运行状态，及时处理故障和问题。2.使用部门和员工个人应妥善保管所领取的软件资料，不得随意存放或丢弃。如发现软件资料丢失或损坏，应及时向信息管理部门报告，并承担相应的责任。软件资料的共享与分发共享原则1.软件资料共享应遵循必要性、安全性和合法性原则，确保共享的资料不会对公司造成不利影响。2.对于涉及公司机密的软件资料，未经授权不得共享。共享流程1.使用部门如需共享软件资料，应填写《软件资料共享申请表》，详细说明共享的原因、资料名称、共享对象等信息。2.将申请表提交至部门负责人审批，部门负责人应审核共享的必要性和安全性，并签署意见。3.申请表经部门负责人批准后，提交至信息管理部门。信息管理部门根据共享对象的权限和申请内容，决定是否批准共享。如批准，应按照规定的方式进行共享；如不批准，应向申请部门说明原因。分发管理1.信息管理部门如需分发软件资料，应填写《软件资料分发清单》，详细记录分发的资料名称、数量、分发对象等信息。2.分发软件资料时，应确保分发对象具有相应的使用权限，并要求其签收确认。3.定期对软件资料的分发情况进行核对和清理，确保分发记录的准确性和完整性。软件资料的保密管理保密措施1.对于涉及公司机密的软件资料，应采取严格的保密措施，如加密存储、访问控制、密码保护等。2.接触机密软件资料的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在传输和共享机密软件资料时，应采用安全的传输方式，如加密邮件、专用网络等。保密监督1.信息管理部门负责对软件资料的保密情况进行监督和检查，发现问题及时处理。2.对于违反保密规定的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。软件资料的更新与维护更新计划1.信息管理部门应根据软件的使用情况、技术发展和业务需求，制定软件资料更新计划。2.更新计划应明确更新的内容、时间、责任人等信息，并确保更新工作的顺利进行。更新流程1.软件供应商发布软件更新版本后，信息管理部门应及时评估更新内容对公司业务的影响，并决定是否进行更新。2.如需更新，信息管理部门应组织相关人员进行测试，确保更新后的软件资料能够正常运行。3.测试通过后，信息管理部门应按照规定的流程进行软件资料的更新和发布，并通知相关使用部门和员工。维护管理1.信息管理部门负责软件资料的日常维护工作，包括数据备份、系统优化、故障排除等。2.定期对软件资料进行检查和清理，删除过期或无用的资料，确保存储系统的空间合理利用。3.关注软件行业的发展动态和技术趋势，及时对软件资料进行升级和优化，以满足公司业务不断发展的需求。软件资料的报废与销毁报废条件1.软件资料因损坏、过期、不再使用等原因，已无法满足公司业务需求时，可申请报废。2.软件资料的报废应经过严格的审批程序，确保报废的合理性和必要性。报废流程1.使用部门如需报废软件资料，应填写《软件资料报废申请表》，详细说明报废的原因、资料名称、数量等信息。2.将申请表提交至部门负责人审批，部门负责人应审核报废的必要性，并签署意见。3.申请表经部门负责人批准后，提交至信息管理部门。信息管理部门根据申请内容进行核实，并组织相关人员进行鉴定。如鉴定通过，应批准报废申请，并安排专人负责销毁软件资料。销毁方式1.对于重要的软件资料，应采用物理销毁的方式，如粉碎、焚烧等，确保数据无法恢复。2.对于一般的软件资料，可采用电子删除的方式进行销毁，但应确保删除操作彻底，无法通过技术手段恢复数据。3.在销毁软件资料时，应填写《软件资料销毁记录》，详细记录销毁的时间、地点、方式、数量等信息，并由销毁人员和监督人员签字确认。监督与检查监督机制1.公司设立软件资料使用管理监督小组，由信息管理部门负责人担任组长，成员包括各使用部门代表。2.监督小组负责定期对公司软件资料的使用情况进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。检查内容1.软件资料的获取、使用、存储、共享、分发等环节是否符合本制度的规定。2.员工对软件资料的使用权限是否合规，是否存在越权操作行为。3.软件资料的保密措施是否到位，是否存在泄密风险。4.软件资料的更新与维护工作是否及时、有效，是否满足公司业务需求。违规处理1.对于违反软件资料使用管理制度的行为，公司将视