送货出货日常管理制度

送货出货日常管理制度一、总则（一）目的为规范公司送货出货流程，确保货物能够安全、准确、及时地送达客户手中，提高客户满意度，同时加强对送货出货环节的管理与监督，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及送货出货业务的部门及人员，包括但不限于销售部门、仓库管理部门、物流配送部门等。（三）基本原则1.准确性原则：确保所送货物的品种、数量、规格等与订单要求一致，避免出现错发、漏发等情况。2.及时性原则：按照客户要求的时间节点，合理安排送货计划，确保货物按时送达。3.安全性原则：在货物运输过程中，采取必要的防护措施，保证货物安全无损，防止货物丢失、损坏等情况发生。4.责任明确原则：明确各环节的职责与权限，做到责任到人，便于追溯和管理。二、送货出货流程（一）订单接收与确认1.销售部门负责接收客户订单，对订单信息进行初步审核，确保订单内容清晰、准确，包括客户名称、联系方式、货物明细、交货时间、交货地点等。2.将审核后的订单及时传递给仓库管理部门，并与仓库管理部门进行订单信息的核对与确认。如发现订单信息有误，应及时与客户沟通，进行订单修正。（二）备货1.仓库管理部门根据确认后的订单信息，安排货物的备货工作。2.备货人员按照订单要求，从仓库中选取相应的货物，并进行清点、核对，确保货物的品种、数量、规格等与订单一致。3.在备货过程中，如发现货物短缺、损坏等情况，应及时记录并报告上级领导，同时与相关部门协调解决。4.备货完成后，对货物进行妥善包装，确保货物在运输过程中不受损坏。包装材料应符合环保要求，并根据货物的特性选择合适的包装方式，如易碎品应采取防震包装，液体货物应采取密封包装等。（三）出货通知1.仓库管理部门在货物备货完成后，填写《出货通知单》，详细记录订单信息、备货情况、预计发货时间等内容。2.将《出货通知单》发送给物流配送部门，并同时抄送销售部门。3.物流配送部门收到《出货通知单》后，对出货信息进行确认，并根据实际情况安排车辆、司机等运输资源。（四）货物交接1.物流配送部门的司机凭《出货通知单》到仓库管理部门办理货物交接手续。2.双方在货物交接现场，对货物的品种、数量、规格、包装等进行再次核对，确保货物与《出货通知单》一致。3.仓库管理部门和司机共同在《货物交接清单》上签字确认，明确双方的责任。4.货物交接完成后，仓库管理部门将货物交付给司机，司机负责将货物安全运输至客户指定地点。（五）运输配送1.司机在运输过程中，应严格遵守交通规则，确保行车安全。2.根据货物的特性和运输要求，合理安排运输路线和运输时间，尽量缩短运输周期，确保货物按时送达。3.在运输过程中，要注意货物的保护，避免货物受到碰撞、挤压、雨淋等损坏。如发现货物有异常情况，应及时采取措施，并向公司报告。4.司机应保持与公司相关部门的沟通，及时反馈运输情况，如遇到交通堵塞、道路施工等不可抗力因素导致运输延误，应及时通知公司，并说明预计到达时间。（六）货物签收1.货物送达客户指定地点后，司机应及时与客户取得联系，通知客户收货。2.客户在验收货物时，应按照订单要求对货物的品种、数量、规格、质量等进行仔细核对。如发现货物与订单不符或有损坏等情况，客户有权拒绝签收，并在《送货回执单》上注明原因。3.司机应协助客户进行货物验收工作，并耐心解答客户的疑问。如客户对货物有异议，司机应及时与公司相关部门沟通协调，共同解决问题。4.客户验收合格后，在《送货回执单》上签字确认，并注明签收时间。司机将《送货回执单》带回公司，作为货物已送达客户的凭证。三、货物跟踪与反馈（一）建立货物跟踪系统公司建立货物跟踪系统，对送货出货过程中的各个环节进行实时跟踪和监控。仓库管理部门、物流配送部门等相关人员应及时将货物的状态信息录入系统，包括订单处理情况、备货情况、运输情况、货物签收情况等。（二）定期跟踪与反馈1.物流配送部门应定期对运输车辆进行跟踪，掌握车辆的行驶位置、预计到达时间等信息，并及时向公司相关部门反馈。2.仓库管理部门在货物发出后，应定期与物流配送部门沟通，了解货物的运输情况和客户签收情况。如发现异常情况，应及时采取措施进行处理，并向公司领导报告。3.销售部门应定期与客户沟通，了解客户对货物的满意度以及是否有其他需求。对于客户提出的问题和建议，应及时反馈给相关部门，并督促其尽快解决。（三）异常情况处理1.如在货物跟踪过程中发现异常情况，如运输延误、货物丢失、损坏等，相关责任部门应立即采取措施进行处理，并及时向公司领导报告。2.对于运输延误的情况，应分析原因，采取调整运输路线、增加运输车辆等措施，尽量缩短延误时间。同时，及时与客户沟通，说明情况并争取客户的理解。3.对于货物丢失或损坏的情况，应立即展开调查，确定责任方，并按照公司相关规定进行赔偿处理。同时，及时为客户补发货物或提供相应的解决方案，确保客户的利益不受损失。四、人员职责与权限（一）销售部门1.负责接收客户订单，并对订单信息进行初步审核。2.与客户沟通协调，及时解决客户提出的问题和需求。3.跟踪订单的执行情况，及时向相关部门反馈客户信息。（二）仓库管理部门1.根据订单信息安排货物的备货工作，确保货物的准确性和及时性。2.对货物进行妥善保管，做好货物的出入库记录和库存管理工作。3.负责与物流配送部门进行货物交接，确保货物交接的顺利进行。（三）物流配送部门1.根据《出货通知单》安排运输车辆和司机，确保货物按时、安全送达客户指定地点。2.对运输过程进行全程跟踪和监控，及时反馈运输情况。3.协助客户进行货物验收工作，处理客户提出的异议和问题。（四）其他相关部门如财务部门负责核对送货出货相关费用的结算；质量控制部门负责对货物的质量进行抽检等。各部门应密切配合，共同做好送货出货工作。五、考核与奖惩（一）考核指标1.订单处理及时率：考核销售部门接收和处理订单的速度，确保订单能够及时传递给相关部门。2.货物准确率：考核仓库管理部门备货的准确性，避免出现错发、漏发等情况。3.按时交货率：考核物流配送部门是否能够按照客户要求的时间将货物送达指定地点。4.客户满意度：通过客户反馈和调查，考核送货出货工作是否满足客户需求，提高客户满意度。5.货物损坏率：考核运输过程中货物的损坏情况，降低货物损坏风险。（二）考核方式1.公司定期对各部门及相关人员的送货出货工作进行考核，考核周期为月度或季度。2.考核数据来源于货物跟踪系统、客户反馈、相关部门的工作报告等。3.考核结果采用评分制，根据各项考核指标的完成情况进行打分，最终确定考核等级。（三）奖惩措施1.对于在送货出货工作中表现优秀的部门和个人，公司给予相应的奖励，包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。2.对于未完成考核指标或出现严重工作失误的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。3.因工作失误给公司造成经济损失的，责任部门和个人应承担相应的赔偿责任。六、费用管理（一）运输费用1.物流配送部门应根据货物的重量、体积、运输距离等因素，合理选择运输方式和运输合作伙伴，确保运输费用的合理性。2.运输费用的结算应按照公司与运输合作伙伴签订的合同执行，确保费用结算的准确性和及时性。3.物流配送部门应定期对运输费用进行统计和分析，提出降低运输成本的建议和措施。（二）包装费用1.仓库管理部门在选择包装材料和包装方式时，应综合考虑货物的特性、运输要求和成本因素，确保包装费用的合理性。2.包装费用的支出应符合公司的相关规定，严格控制包装成本。3.定期对包装费用进行核算和分析，优化包装方案，降低包装费用。（三）其他费用如货物保险费、装卸费等其他与送货出货相关的费用，应按照公司的财务制度进行管理和核算，确保费用支出的合理性和合规性。七、风险管理（一）运输风险1.购买货物运输保险，降低运输过程中因自然灾害、意外事故等原因导致货物损失的风险。2.加强对运输车辆和司机的管理，定期进行车辆维护和安全检查，确保司机具备相应的驾驶资质和经验，遵守交通规则，降低交通事故发生的概率。3.与可靠的运输合作伙伴建立长期合作关系，对运输合作伙伴进行定期评估和考核，确保其具备良好的信誉和服务质量。（二）货物丢失与损坏风险1.在货物包装过程中，采取必要的防护措施，确保货物在运输过程中不受损坏。2.加强货物交接环节的管理，严格按照规定进行货物清点和核对，明确双方责任，避免货物丢失或损坏责任不清的情况发生。3.建立货物损坏赔偿机制，对于因运输过程中造成的货物损坏，按照公司相关规定进行赔偿处理，降低公司的损失。（三）客户投诉风险1.加强与客户的沟通与协调，及时了解客户需求，提高服务质量，减少客户投诉的发生。2.对于客户投诉，应及时响应，认真处理，积极采取措施解决问题，确保客户满意度。3.定期对客户投诉进行分析和总结，找出问题的根源，采取针对性的措施进行改进，避免类似问题再次发生。八、培训与沟通（一）培训1.定期组织送货出货相关人员进行业务培训，包括订单处理、备货、运输、货物签收等环节的操作流程、注意事项、风险管理等内容。2.邀请行业专家或经验丰富的员工进行授课，分享实际工作中的经验和技巧，提高员工的业务水平和工作能力。3.鼓励员工参加外部培训课程或学习交流活动，拓宽视野，了解行业最新动态和发展趋势。（二）沟通1.建立有效的沟通机制，加强销售部门、仓库管理