内部信管理制度

内部信管理制度目的为规范公司内部信的管理，确保信息传递的及时、准确、安全与有效，加强公司内部沟通与协作，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司全体员工之间通过公司内部信系统进行的信息交流与沟通。基本原则1.真实性原则：发信人应确保所发信息内容真实、准确，不得传播虚假、误导性信息。2.及时性原则：根据信息的重要性和紧急程度，及时发送和处理内部信，避免延误。3.保密性原则：涉及公司机密、敏感信息的内部信，应严格按照保密规定进行处理，防止信息泄露。4.适度性原则：内部信的内容应简洁明了，避免冗长、复杂的表述，确保信息易于理解。内部信系统使用规范账号管理1.员工入职时，由人力资源部门负责为其开通内部信账号，账号为员工工号，初始密码由系统统一设定，员工首次登录后需及时修改密码。2.员工离职时，人力资源部门应及时停用其内部信账号。登录与使用1.员工可通过公司内部网络或指定的外部网络访问内部信系统，使用账号和密码登录。2.登录后，应及时查看收件箱、发件箱、草稿箱等功能模块，确保及时处理各类信息。3.在使用过程中，应遵守系统操作指南，不得进行恶意攻击、篡改系统数据等违规操作。内部信的分类与内容要求分类1.工作通知类：传达公司各项工作安排、任务要求、政策法规等信息。2.业务沟通类：用于部门之间、员工之间就具体业务问题进行沟通、协调与协作。3.信息共享类：分享公司内部的工作经验、技术资料、行业动态等信息。4.公告公示类：发布公司重要决策、人事任免、表彰奖励等公告信息。内容要求1.工作通知类标题应准确概括通知的主要内容，如"关于[具体事项]的通知"。正文应详细说明通知的目的、要求、执行时间、责任人等关键信息，确保收件人能够清楚了解工作安排。如有附件，应在正文中明确提及，并确保附件内容与通知相关且格式正确。2.业务沟通类主题应清晰明确，突出沟通的核心问题，例如"关于[项目名称]的沟通"。正文应条理清晰，阐述问题的背景、现状、解决方案等，必要时可附图说明。尊重对方意见和建议，保持礼貌、专业的沟通态度。3.信息共享类内容应具有价值和实用性，如工作经验分享可包含具体操作方法、遇到的问题及解决措施等。注明信息来源，确保信息的可靠性。鼓励员工积极分享有价值的信息，促进公司内部知识共享与交流。4.公告公示类标题应简洁明了，直接表明公告的主题，如"关于[人事任免事项]的公告"。正文应严格按照规定格式和内容要求撰写，确保公告信息的准确性和严肃性。公告发布前应经相关领导审核批准。内部信的发送与接收发送1.员工根据工作需要，选择合适的收件人、抄送人和密送人，准确填写内部信的主题和正文内容。2.对于重要的内部信，发信人可在发送前进行预发送，检查格式、内容等是否正确，无误后再正式发送。3.涉及多个部门或全体员工的内部信，应按照公司组织架构和信息覆盖范围进行准确发送，避免遗漏重要人员。接收1.员工应定期登录内部信系统查看收件箱，及时接收各类信息。2.对于紧急、重要的内部信，应立即进行处理，并根据要求及时回复或反馈处理情况。3.如发现内部信内容存在疑问或不清楚的地方，应及时与发信人沟通确认。内部信的回复与处理回复1.对于收到的内部信，收件人应根据内容要求及时回复。回复内容应针对性强，明确表达自己的意见、态度或处理结果。2.如需对原信进行补充说明或提供相关资料，应在回复中一并附上，确保信息的完整性。3.对于涉及多个部门或需要协同处理的内部信，相关部门应共同协商，及时回复，确保工作的顺利推进。处理1.发信人应对发出的内部信进行跟踪，了解收件人的接收情况和处理进度，必要时进行督促。2.对于需要落实的工作任务，应明确责任人和完成时间节点，并建立相应的跟踪机制，确保工作按时完成。3.人力资源部门负责对内部信的处理情况进行统计和分析，发现问题及时协调解决，不断优化内部沟通流程。内部信的存档与查询存档1.公司内部信系统应具备自动存档功能，按照一定的时间周期（如每月、每季度）对已发送和接收的内部信进行存档。2.存档内容应包括内部信的主题、发件人、收件人、抄送人和密送人、发送时间、正文内容、附件等信息，确保存档资料的完整性。3.对于重要的内部信，应进行纸质备份，并按照公司档案管理规定进行妥善保管。查询1.员工可根据需要，通过内部信系统的查询功能，按照主题、发件人、收件人、时间等条件查询历史内部信。2.查询结果应清晰展示内部信的详细内容，方便员工快速获取所需信息。3.如需查阅纸质存档的内部信，应按照公司档案查阅流程办理相关手续。保密规定保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等敏感信息的内部信。2.公司尚未公开的重大决策、战略规划等信息。保密措施1.对于保密范围内的内部信，发信人应选择合适的密级进行发送，并严格控制收件人范围。2.收件人应妥善保管收到的保密内部信，不得擅自转发、泄露给无关人员。如需共享相关信息，应按照公司保密制度履行审批手续。3.公司内部信系统应采取安全防护措施，防止信息被非法获取、篡改或泄露。监督与考核监督机制1.人力资源部门负责对内部信的使用情况进行日常监督，及时发现和纠正违规行为。2.公司设立内部信使用监督邮箱，员工可对发现的违规行为进行举报，人力资源部门应及时进行调查处理，并将结果反馈给举报人。考核办法1.将内部信的使用情况纳入员工绩效考核体系，考核内容包括信息发送的及时性、准确性、完整性，回复的及时性和质量等。2.对于在内部信使用过程中表现优秀的员工，给予适当的奖励；对于违反本制度的员工，视情节轻重给予批评教育、警告、绩效考核扣分等处罚，情节严重的将按照公司相关规定进行