凭证室管理制度

凭证室管理制度一、总则（一）目的为了加强公司凭证室的管理，确保公司各类凭证的安全、完整和有序存放，便于凭证的查阅、使用和保管，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司凭证室及在凭证室从事相关工作的所有人员。（三）基本原则1.安全保密原则：确保凭证的安全，防止凭证丢失、损坏、泄露等情况发生。2.规范有序原则：凭证的存放、查阅、使用等应按照规定的程序和方法进行，保证工作的规范化和有序化。3.高效便捷原则：在保证安全和规范的前提下，提高凭证查阅和使用的效率，满足公司业务需要。二、凭证室人员管理（一）人员配备凭证室应配备专人负责凭证的管理工作，包括凭证的接收、整理、归档、保管、查阅等。（二）岗位职责1.凭证管理员负责公司各类凭证的日常管理工作，包括凭证的收集、整理、装订、编号、归档等。按照规定的存放方式和要求，将凭证妥善保管在凭证室，确保凭证的安全和完整。建立凭证管理台账，记录凭证的种类、数量、存放位置、出入库时间等信息，做到账实相符。负责凭证的查阅、借阅登记工作，按照规定的程序办理查阅、借阅手续，及时催还借出的凭证。定期对凭证室进行盘点，检查凭证的保管情况，发现问题及时报告并处理。协助其他部门查询、复印相关凭证资料，提供必要的支持和服务。负责凭证室的环境卫生和安全保卫工作，保持凭证室的整洁和通风良好，防止火灾、盗窃等事故的发生。2.凭证室主管全面负责凭证室的管理工作，制定和完善凭证室的各项管理制度和工作流程。组织凭证管理员开展凭证管理工作，对凭证管理工作进行监督和指导，确保工作质量和效率。协调与其他部门的关系，及时了解公司业务对凭证管理的需求，为公司提供准确、及时的凭证支持。定期向上级领导汇报凭证管理工作情况，提出改进工作的建议和措施。负责凭证室人员的培训和考核工作，提高凭证管理员的业务水平和综合素质。参与公司重大事项的凭证审查和管理工作，为公司决策提供依据。（三）人员要求1.凭证管理员应具备良好的职业道德和责任心，工作认真负责，严谨细致。2.熟悉公司财务制度和会计核算流程，了解各类凭证的性质和用途。3.具备一定的档案管理知识和技能，能够熟练运用计算机进行凭证信息的录入和查询。4.严格遵守公司的保密制度，保守公司财务秘密。三、凭证的分类与编号（一）凭证分类公司凭证主要分为以下几类：1.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，是记录公司经济业务发生和完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。2.财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等，是反映公司财务状况和经营成果的书面文件。3.税务凭证：包括发票、纳税申报表、完税证明等，是公司履行纳税义务的书面证明。4.合同协议：包括销售合同、采购合同、租赁合同、借款合同等，是公司与外部单位或个人签订的具有法律效力的书面文件。5.其他凭证：包括审计报告、验资报告、评估报告、银行对账单、收据等，是与公司财务活动相关的其他书面文件。（二）编号规则1.会计凭证记账凭证按照月份和凭证序号连续编号，例如：20XX年X月第1号记账凭证。原始凭证应与记账凭证一一对应，编号可采用记账凭证编号后加附号的方式，例如：20XX年X月第1号记账凭证附件1、附件2等。2.财务报表按照年份和报表种类进行编号，例如：20XX年度资产负债表（A）、20XX年度利润表（B）等。对于同一报表的不同期次，可在报表编号后加期次号，例如：20XX年度资产负债表（A）第1期、第2期等。3.税务凭证发票按照发票代码和发票号码进行编号，例如：发票代码1100XXXXX，发票号码00000001。纳税申报表、完税证明等按照年份和申报（完税）月份进行编号，例如：20XX年X月纳税申报表、20XX年X月完税证明等。4.合同协议按照合同签订年份和合同类别进行编号，例如：20XX年销售合同（S）、20XX年采购合同（C）等。对于同一类合同的不同编号，可在合同编号后加顺序号，例如：20XX年销售合同（S）001、002等。5.其他凭证审计报告、验资报告、评估报告等按照报告出具年份和报告种类进行编号，例如：20XX年审计报告（A）、20XX年验资报告（V）等。银行对账单、收据等按照年份和月份进行编号，例如：20XX年X月银行对账单、20XX年X月收据等。四、凭证的接收与整理（一）凭证接收1.各部门在业务发生后，应及时将相关凭证传递至凭证室。传递凭证时，应填写凭证交接清单，注明凭证的种类、数量、日期等信息，并由交接双方签字确认。2.凭证管理员在收到凭证后，应对凭证的完整性和准确性进行初步审核。审核内容包括凭证的名称、日期、编号、金额、摘要、附件等是否齐全、清晰，签字盖章是否完备等。如发现问题，应及时与相关部门沟通并要求更正。（二）凭证整理1.按照凭证分类和编号规则，对接收的凭证进行分类整理。同类凭证应按照时间顺序排列，确保编号连续。2.对于会计凭证，应将原始凭证粘贴在记账凭证后面，并按照记账凭证的编号顺序装订成册。装订时应使用统一的装订线，确保装订牢固、整齐美观。3.对于财务报表、税务凭证、合同协议、其他凭证等，应分别进行整理和编号，并按照类别存放。整理后的凭证应整齐有序，便于查阅和保管。五、凭证的存放与保管（一）存放环境1.凭证室应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫的房间作为存放地点。2.凭证室内应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、消火栓、防盗门窗等，确保凭证的安全存放。3.凭证架应牢固、整齐，能够满足凭证存放的需要。凭证应按照编号顺序依次存放，便于查找和取用。（二）保管期限1.会计凭证的保管期限按照国家有关规定执行，一般为30年。2.财务报表、税务凭证、合同协议、其他凭证等的保管期限根据其重要性和相关法律法规的要求确定，一般不少于5年。3.保管期限届满的凭证，应按照公司档案管理制度的规定进行销毁或移交档案部门保管。（三）保管措施1.凭证管理员应定期对凭证进行检查和盘点，确保凭证的安全和完整。检查内容包括凭证的存放位置、数量、外观等是否正常，是否有损坏、丢失等情况。如发现问题，应及时报告并采取相应的措施进行处理。2.凭证室应设置门禁系统，限制无关人员进入。凭证管理员应妥善保管门禁卡和钥匙，不得随意转借他人。3.凭证室应安装监控设备，对凭证室的出入情况和内部环境进行实时监控。监控资料应保存一定期限，以备查阅。4.对于重要凭证和涉及公司机密的凭证，应采取加密存储、专人保管等特殊措施，确保凭证的安全保密。六、凭证的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅凭证时，应填写凭证查阅申请表，注明查阅凭证的种类、日期、用途等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到凭证室查阅。2.凭证管理员应按照查阅申请表的要求，为查阅人员提供相应的凭证，并在查阅过程中进行监督，确保查阅人员按照规定的程序和方法进行查阅，不得擅自涂改、损毁、抽取凭证。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将凭证归还凭证管理员，并在查阅申请表上签字确认。凭证管理员应认真核对归还的凭证是否完整、无损坏，如有问题应及时查明原因并处理。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅公司凭证时，应填写凭证借阅申请表，注明借阅凭证的种类、数量、用途、归还日期等信息，并经公司分管领导签字同意后，方可到凭证室借阅。2.凭证管理员应与借阅人员签订凭证借阅协议，明确双方的权利和义务，包括借阅凭证的保管责任、归还时间、违约责任等。3.借阅人员借阅凭证时，应按照借阅协议的要求，向凭证管理员出具有效身份证件，并办理借阅登记手续。凭证管理员应将借阅凭证的相关信息记录在凭证借阅登记簿上，包括借阅人员姓名、单位、借阅凭证种类和数量、借阅日期、预计归还日期等。4.借阅人员应妥善保管借阅的凭证，不得转借他人或用于其他非借阅目的。如因特殊情况需要延长借阅期限，应提前向凭证管理员提出申请，并经公司分管领导批准。5.借阅人员归还凭证时，应按照借阅协议的要求，将凭证完整、无损坏地归还凭证室。凭证管理员应认真核对归还的凭证是否与借阅登记簿上的记录一致，并在借阅登记簿上注明归还日期。如发现借阅凭证有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。七、凭证的销毁（一）销毁条件1.保管期限届满且无继续保存价值的凭证，可按照公司档案管理制度的规定进行销毁。2.因公司改制、重组、撤销等原因，需要销毁的凭证，应按照相关法律法规和公司规定的程序进行处理。（二）销毁程序1.凭证管理员应定期对保管期限届满的凭证进行清理，提出销毁申请，并填写凭证销毁申请表，注明销毁凭证的种类、数量、日期、保管期限等信息。2.凭证销毁申请表经凭证室主管审核后，报公司分管领导批准。3.凭证销毁申请批准后，凭证管理员应组织相关人员对拟销毁的凭证进行清点、核对，确保销毁凭证的准确性和完整性。4.凭证销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保凭证信息无法恢复。销毁过程应由专人负责监督，确保销毁工作的安全、规范进行。5.凭证销毁完毕后，监督人员应在凭证销毁申请表上签字确认，并将销毁情况记录在凭证销毁登记簿上。凭证销毁申请表和凭证销毁登记簿应作为公司档案资料妥善保管。八、监督与检查（一）内部监督1.凭证室主管应定期对凭证管理工作进行检查，包括凭证的接收、整理、存放、保管、查阅、借阅、销毁等环节，发现问题及时督促凭证管理员进行整改。2.公司内部审计部门应定期对凭证室进行审计，检查凭证管理制度的执行情况，发现违规行为及时提出整改意见，并向公司管理层报告。（二）外