样品管理制度

样品管理制度一、总则1.目的为加强公司样品管理，规范样品的申请、采购、使用、存储、处置等流程，确保样品的安全、完整，有效支持公司业务活动，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及样品的部门和人员，包括但不限于研发、销售、市场、质量控制等部门。3.职责分工研发部门负责新产品样品的设计、制作与测试，提出样品需求计划。对样品的技术性能负责，指导相关人员正确使用样品。销售部门根据客户需求，申请样品用于产品展示、推广及销售活动。负责样品在销售过程中的管理，跟踪样品去向，及时反馈客户对样品的意见。市场部门协助销售部门进行样品的市场推广活动，提供市场反馈信息。负责样品宣传资料的制作与管理。质量控制部门制定样品检验标准和流程，对样品进行检验和质量把控。对不合格样品提出处理意见，并跟踪处理结果。采购部门根据样品需求计划，负责样品的采购工作，确保按时、按质、按量采购到所需样品。与供应商沟通协调样品采购事宜，签订采购合同或协议。仓库管理部门负责样品的入库、存储、保管和发放工作，建立样品库存台账。定期盘点样品库存，确保账实相符，保证样品的安全与完整。二、样品申请1.申请流程各部门因业务需要申请样品时，应填写《样品申请表》，详细说明样品名称、规格型号、数量、用途、申请日期、预计归还日期等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至相关审批流程。审批流程根据样品的性质、金额等因素确定，一般依次经过项目负责人、部门总监、分管领导等审批环节。审批通过后，申请表交至采购部门进行样品采购或由研发部门安排制作。2.特殊情况申请如因紧急业务需求，无法按照正常流程提前申请样品时，申请人应通过电话、邮件等方式向部门负责人和相关审批领导说明情况，经同意后可先进行样品的获取，但事后需及时补办申请手续。对于涉及重要项目或大客户的样品申请，如有必要，可由公司高层领导特批，以确保业务的顺利开展。三、样品采购1.供应商选择采购部门应建立合格供应商名录，优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、交货及时的供应商。在选择供应商时，采购人员应进行充分的市场调研，收集供应商的相关信息，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等，并进行实地考察或评估。对于新的供应商，采购部门应要求其提供样品进行测试和评估，合格后方可纳入合格供应商名录。2.采购合同签订采购部门与选定的供应商签订样品采购合同或协议，明确样品的规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。合同签订前，采购人员应将合同草本提交至法务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免潜在的法律风险。合同签订后，采购人员应及时将合同副本分发给相关部门，如研发、质量控制、仓库管理等，以便各部门做好相应的准备工作。3.采购跟踪与催货采购人员应按照合同约定的交货时间，跟踪供应商的生产进度和发货情况，确保样品按时、按质、按量交付。如发现供应商可能无法按时交货，采购人员应及时与供应商沟通协调，了解原因，并采取相应的措施，如要求供应商加快生产进度、调整交货时间等。对于逾期未交货的供应商，采购人员应按照合同约定追究其违约责任，并及时向部门负责人和相关领导汇报情况。四、样品验收1.验收标准质量控制部门应根据样品的用途和相关标准，制定详细的验收标准和检验流程。验收标准应明确样品的外观、尺寸、性能、功能等方面的要求。对于新产品样品，验收标准应结合产品研发要求和市场需求进行制定；对于用于销售展示的样品，验收标准应重点关注外观质量和产品完整性。2.验收流程样品到货后，仓库管理部门应及时通知质量控制部门进行验收。质量控制部门收到通知后，安排检验人员按照验收标准对样品进行检验。检验人员应认真核对样品的规格型号、数量、外观等信息，对样品的性能、功能进行测试和验证。检验过程中应做好记录，包括检验项目、检验结果、检验人员等信息。如样品检验合格，质量控制部门应出具《样品验收报告》，经检验人员签字确认后，交至仓库管理部门办理入库手续；如样品检验不合格，质量控制部门应出具《不合格样品报告》，详细说明不合格原因，并提出处理意见。3.验收异议处理供应商对样品验收结果有异议时，应在收到验收报告后的[X]个工作日内，向公司提出书面异议。公司收到供应商的异议后，应组织相关部门进行复查和协商。如复查结果表明验收有误，公司应及时调整验收结论，并与供应商沟通解决方案；如复查结果确认验收无误，公司应向供应商说明情况，要求其承担相应的责任。五、样品入库1.入库流程仓库管理部门在收到质量控制部门出具的《样品验收报告》后，对验收合格的样品进行入库操作。入库时，仓库管理人员应核对样品的名称、规格型号、数量、供应商等信息，确保与验收报告一致。仓库管理人员按照规定的存储位置，将样品妥善存放，并在样品库存台账上记录入库日期、入库单号、样品信息等内容。2.标识管理入库后的样品应进行标识管理，以便于识别和追溯。标识内容应包括样品名称、规格型号、批次号、入库日期、保质期（如有）等信息。标识可采用标签、标识牌等形式，粘贴或悬挂在样品上或其包装上。仓库管理人员应确保标识清晰、准确、完整，不得随意涂改或损坏标识。六、样品存储1.存储环境要求根据样品的特性和要求，设置适宜的存储环境，如温度、湿度、通风、防火、防潮、防虫等条件。对于对环境敏感的样品，如电子元器件、化学试剂等，应存放在专门的恒温恒湿仓库或具备相应防护措施的区域。仓库管理部门应定期检查存储环境的各项指标，确保其符合样品存储要求。如发现环境条件异常，应及时采取措施进行调整。2.分类存放样品应按照类别、规格型号、用途等进行分类存放，便于查找和管理。不同类型的样品应分开存放，避免相互混淆或影响质量。例如，化学样品应与食品样品分开存放，易燃、易爆样品应存放在专门的危险化学品仓库，并采取相应的安全防护措施。仓库管理部门应建立样品存放位置示意图，并在仓库内设置明显的标识牌，标明各类样品的存放区域。3.库存盘点仓库管理部门应定期对样品进行库存盘点，确保账实相符。盘点周期一般为每月或每季度进行一次全面盘点，每年进行一次年终盘点。盘点时，仓库管理人员应逐一核对样品库存台账与实际库存数量、规格型号等信息，如发现差异，应及时查明原因，并进行调整。盘点结束后，仓库管理部门应编制《样品库存盘点报告》，详细记录盘点情况、差异原因及处理结果等内容，报部门负责人审核后存档。七、样品使用1.使用申请各部门因业务需要使用样品时，应填写《样品使用申请表》，注明使用样品的名称、规格型号、数量、用途、预计使用时间等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至仓库管理部门。仓库管理部门根据库存情况进行审批，如库存充足，予以批准；如库存不足，应及时通知采购部门进行补充或协调其他解决方案。2.领用流程经批准的《样品使用申请表》交至仓库管理部门后，仓库管理人员按照申请表上的信息发放样品，并在样品库存台账上记录领用日期、领用单号、领用部门、样品信息等内容。领用人员在领取样品时，应核对样品的名称、规格型号、数量等信息，确保与申请表一致。如有疑问或发现样品存在质量问题，应及时与仓库管理人员沟通。3.使用规范领用人员应按照样品的使用说明和操作规程正确使用样品，不得擅自更改样品的用途或使用方式。在使用样品过程中，领用人员应注意保护样品的安全与完整，避免样品受到损坏、污染或丢失。如因使用不当导致样品损坏或丢失，领用人员应及时向部门负责人和仓库管理部门报告，并承担相应的责任。对于涉及机密或知识产权的样品，领用人员应严格遵守公司的保密制度，不得泄露样品的相关信息。八、样品归还1.归还期限样品使用完毕后，领用人员应按照《样品使用申请表》上约定的预计归还日期及时归还样品。如因特殊情况需要延长使用时间，领用人员应提前向仓库管理部门提出申请，经批准后方可延期归还。2.归还流程领用人员归还样品时，应确保样品的外观、性能、功能等符合验收标准，如有损坏或缺失，应注明原因并承担相应的赔偿责任。仓库管理人员在收到归还的样品后，应核对样品的名称、规格型号、数量等信息，与样品库存台账进行核对。如核对无误，仓库管理人员应在样品库存台账上记录归还日期，并办理入库手续。对于因使用不当导致样品损坏的情况，仓库管理人员应及时通知质量控制部门进行检验和评估。如样品仍可修复使用，质量控制部门应安排维修人员进行修复，修复后重新进行验收和入库；如样品无法修复，领用人员应按照公司规定进行赔偿。九、样品处置1.处置方式样品的处置方式包括报废、销毁、转让、捐赠等。对于已过保质期、损坏无法修复、技术淘汰或不再使用的样品，经相关部门审批后，可进行报废处理。涉及机密或敏感信息的样品，如需销毁，应按照公司的保密制度和相关规定进行操作，确保信息安全。对于仍有使用价值但本公司不再需要的样品，在不影响公司利益和知识产权的前提下，可考虑转让给其他有需求的单位或个人。公司也可根据自身情况和社会公益需求，将部分样品捐赠给相关机构或组织。2.处置流程样品需要处置时，相关部门应填写《样品处置申请表》，详细说明样品的名称、规格型号、数量、处置原因、处置方式等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至质量控制部门、财务部门、法务部门等相关部门进行审核。各审核部门应根据自身职责对样品处置的必要性、合法性、合规性等进行审查，并提出审核意见。经各相关部门审核通过后，《样品处置申请表》交至公司分管领导审批。审批通过后，按照批准的处置方式进行样品处置操作。对于报废或销毁的样品，仓库管理部门应做好记录，包括处置日期、处置方式、处置人员等信息，并定期对处置记录进行整理和归档。十、样品记录与档案管理1.记录要求公司应建立完善的样品记录管理制度，对样品的申请、采购、验收、入库、存储、使用、归还、处置等全过程进行详细记录。记录应真实、准确、完整，字迹清晰，不得随意涂改。记录内容应包括日期、部门、人员、样品信息、操作过程、结果等关键信息。样品记录可采用纸质文档、电子文档等形式进行保存，保存期限应符合公司档案管理规定和相关法律法规要求。2.档案管理样品档案应包括样品申请表、采购合同、验收报告、库存台账、使用记录、处置记录等相关资料。仓库管理部门负责样品档案的收集、整理和初步归档工作，定期将整理好的样品档案移交至公司档案管理部门进行统一保管。档案管理部门应建立样品档案索引，便于查询和借阅。如需查阅或借阅样品档案，应按照公司档案管理规定办理相关手续。十一、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对样品管理情况进行审计，检查样品管理制度的执行情况、流程的合规性、记录的完整性等。审计人员通过查阅相关文件、记录，实地盘点样品库存，与相关人员进行访谈等方式进行审计工作。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并