影印本管理制度

影印本管理制度一、总则（一）目的为了加强公司影印本的管理，规范影印行为，提高影印工作效率，确保影印本的质量和安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及影印本的部门和员工。（三）基本原则1.合法性原则：影印行为必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.节约原则：在保证工作需要的前提下，合理控制影印成本，减少纸张浪费。3.安全原则：确保影印设备的正常运行和影印资料的安全保密。二、影印设备管理（一）设备采购与配置1.根据公司各部门的工作需求，由行政部门负责统一规划和采购影印设备。2.采购前需进行充分的市场调研，选择质量可靠、性能稳定、价格合理的设备。3.影印设备应配备在专门的影印区域，便于集中管理和使用。（二）设备维护与保养1.行政部门应制定影印设备的维护保养计划，定期安排专业人员对设备进行检查、清洁、维修和保养。2.设备出现故障时，使用部门应及时通知行政部门，由行政部门安排维修人员进行维修，并做好维修记录。3.为确保设备的正常运行，应定期对设备进行软件升级和数据备份。（三）设备使用规范1.操作人员应经过专业培训，熟悉影印设备的操作方法和注意事项，方可上岗操作。2.严禁非操作人员擅自操作影印设备，以免造成设备损坏或安全事故。3.在使用影印设备过程中，如发现异常情况应立即停止操作，并及时通知行政部门。三、影印资料管理（一）资料收集与整理1.各部门需要影印的资料，应由专人负责收集和整理，确保资料的完整性和准确性。2.收集的资料应按照类别、时间等进行分类，便于影印操作和查找。3.对于重要资料，应进行备份保存，防止丢失或损坏。（二）资料审核与批准1.影印资料在影印前需经过审核批准，确保影印内容符合公司规定和工作要求。2.一般资料由部门负责人审核批准；重要资料或涉及公司机密的资料，需经分管领导审核批准。3.审核批准人应在影印申请单上签字确认，明确影印的目的、数量、用途等信息。（三）资料影印1.操作人员应根据审核批准后的影印申请单进行影印操作，确保影印内容与原件一致。2.在影印过程中，应根据资料的性质和要求，选择合适的影印模式和纸张，保证影印质量。3.对于大批量的影印任务，应合理安排影印顺序，提高影印效率。（四）影印资料装订与分发1.影印完成后，操作人员应根据需要对影印资料进行装订，确保资料的整齐和美观。2.装订后的影印资料应按照审核批准时确定的分发对象和数量进行分发，并做好分发记录。3.分发记录应包括分发时间、分发对象、资料名称、数量等信息，以便查询和追溯。四、影印成本控制（一）纸张管理1.行政部门应根据公司影印工作的实际需求，合理采购纸张，并做好库存管理。2.鼓励员工双面影印，减少纸张浪费。对于可双面使用的资料，应优先选择双面影印模式。3.定期对纸张使用情况进行统计分析，根据统计结果调整纸张采购计划，避免纸张积压或短缺。（二）油墨与耗材管理1.影印设备的油墨和其他耗材应按照规定的使用周期进行更换，确保影印质量不受影响。2.行政部门应建立油墨和耗材的采购、使用和库存管理制度，严格控制采购成本。3.定期对油墨和耗材的使用情况进行统计分析，合理控制消耗水平，降低影印成本。（三）成本核算与分析1.财务部门应建立影印成本核算制度，对影印工作所涉及的纸张、油墨、设备折旧、人工等费用进行详细核算。2.定期对影印成本进行分析，找出成本控制的关键点和存在的问题，并提出改进措施。3.根据成本核算和分析结果，制定合理的影印成本预算，并严格按照预算执行。五、安全保密管理（一）保密制度1.公司所有员工应严格遵守公司的保密制度，对影印过程中涉及的公司机密资料予以保密。2.严禁将影印的机密资料带出公司或泄露给无关人员。3.在影印机密资料时，应选择安全可靠的影印设备，并采取必要的加密措施。（二）设备安全1.影印设备应设置必要的安全防护措施，如密码保护、用户权限管理等，防止未经授权的访问和操作。2.定期对影印设备进行安全检查，确保设备无安全隐患。3.对影印设备存储的数据应进行定期备份，并存储在安全可靠的位置。（三）资料销毁1.对于不再需要的影印资料，应按照公司的文件销毁制度进行销毁，确保资料的安全。2.销毁资料时，应填写销毁记录，包括资料名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。3.销毁方式可采用粉碎、焚烧等，确保资料无法恢复。六、监督与考核（一）监督检查1.行政部门应定期对公司影印本管理制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.监督检查内容包括影印设备的使用情况、影印资料的管理情况、成本控制情况、安全保密情况等。3.对于违反本制度的行为，应及时进行纠正，并视情节轻重给予相应的处罚。（二）考核机制1.将影印本管理工作纳入员工绩效考核体系，对表现优秀的部门和个人给予奖励。2.考核指标包括影印工作的准确性、效率、成本控制、安全保密等方面。3.根据考核结果，对员工进行相应的绩效评价和激励，促进影印本管理工作的不断改进。七、附则（一）制度解