电子发管理制度

电子发管理制度一、总则（一）目的为规范公司电子发票的管理，加强财务监督，保障公司合法权益，提高财务管理效率，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及电子发票的开具、接收、存储、使用、报销等相关业务活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家税收法律法规及电子发票管理的相关规定。2.真实性原则：确保电子发票内容真实、准确、完整，与实际业务相符。3.规范性原则：规范电子发票的开具、接收、存储等流程，保证操作符合要求。4.安全性原则：采取有效措施保障电子发票信息的安全，防止信息泄露、丢失或篡改。二、电子发票的开具（一）开具申请1.业务部门在发生符合电子发票开具条件的业务时，应及时向财务部门提交电子发票开具申请。申请内容包括业务事项描述、开票信息（购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等）、发票金额、发票内容等。2.财务部门收到申请后，应审核开票信息的准确性和完整性，对不符合要求的申请及时退回业务部门并要求补充或更正。（二）开具流程1.财务人员根据审核通过的申请，登录电子发票服务平台或使用符合规定的开票软件进行电子发票开具。2.在开具过程中，应认真核对发票信息，确保发票内容准确无误。发票内容应按照实际业务如实开具，不得虚开或开具与实际业务不符的发票。3.电子发票开具成功后，系统自动生成电子发票版式文件，财务人员应及时将电子发票版式文件交付给购买方。交付方式可采用邮件、短信、电子发票服务平台推送等方式，并记录交付时间和方式。（三）发票作废与红冲1.如发生电子发票开具错误、销货退回、销售折让等情况，需要作废或红冲电子发票的，应按照以下规定办理：当月开具的电子发票，发现错误可直接在开票系统中作废，并重新开具正确的电子发票。跨月的电子发票，如发生销货退回、销售折让等，购买方应先取得销售方有效证明，销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字电子发票，红冲原电子发票。2.作废或红冲电子发票时，应在开票系统中进行相应操作，并留存相关证明材料，如销售方有效证明、《信息表》等，以备税务机关检查。三、电子发票的接收（一）接收要求1.公司各部门在接收电子发票时，应确保发票来源合法、真实有效。对不符合要求的电子发票，应拒绝接收，并要求对方重新开具。2.接收的电子发票应包含完整的发票信息，如发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、金额、税额等，且发票信息应清晰可辨。（二）接收流程1.业务人员收到电子发票后，应及时将电子发票版式文件提交给财务部门。提交方式可采用邮件附件、移动存储设备拷贝等方式，并在邮件主题或存储设备文件名中注明发票相关信息，如发票号码、开票日期、金额等。2.财务人员收到电子发票后，应通过电子发票服务平台或其他可靠方式对发票信息进行查验，核实发票的真实性和有效性。查验无误后，方可进行后续的报销等处理。（三）特殊情况处理1.如收到的电子发票无法正常打开或显示内容不完整，财务人员应及时与销售方联系，要求对方重新提供电子发票版式文件或协助解决问题。2.对于重复接收的电子发票，财务人员应与业务人员核实情况，确属重复开票的，应要求销售方提供说明，并留存相关证明材料。四、电子发票的存储（一）存储方式1.公司应建立电子发票专用存储区域，采用电子存储和纸质备份相结合的方式对电子发票进行存储。2.电子存储可采用服务器存储、云存储等方式，并确保存储环境安全可靠，具备数据备份和恢复功能。纸质备份应将电子发票版式文件打印出来，按照发票号码顺序装订成册，并妥善保管。（二）存储期限1.电子发票及纸质备份的存储期限应按照国家税收法律法规及公司财务档案管理规定执行，一般为至少10年。2.在存储期限届满后，如需销毁电子发票及纸质备份，应按照公司档案销毁流程进行审批和处理，确保发票信息彻底销毁，防止信息泄露。（三）存储安全管理1.加强对电子发票存储区域的安全管理，设置访问权限，限制非授权人员访问。定期对存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，数据安全存储。2.采取数据加密、防病毒、防黑客攻击等技术措施，保障电子发票信息的保密性、完整性和可用性。对存储的电子发票数据进行定期备份，防止数据丢失。五、电子发票的使用与报销（一）使用规定1.电子发票与纸质发票具有同等法律效力，公司各部门应按照财务报销制度的规定，将电子发票作为合法有效的报销凭证。2.在报销过程中，电子发票版式文件应作为报销附件，与报销审批单、费用报销单等其他报销凭证一并提交给财务部门。电子发票版式文件应清晰、完整，能够准确反映发票内容。3.严禁使用虚假电子发票进行报销，如发现违规行为，将按照公司相关规定严肃处理，并追究相关人员的责任。（二）报销流程1.业务人员填写费用报销单，将电子发票版式文件作为附件粘贴在报销单后，按照公司报销审批流程进行审批。2.部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签字确认后提交给财务部门。3.财务人员对报销凭证进行审核，重点审核电子发票的真实性、合法性、完整性及与报销业务的相关性。审核无误后，办理报销付款手续。（三）报销审核要点1.审核电子发票的开票信息是否与报销人一致，发票内容是否与报销业务相符。2.检查电子发票是否通过税务机关系统查验，是否存在重复报销的情况。3.核实电子发票的报销金额是否在规定的报销标准范围内，报销手续是否齐全。六、电子发票的查验与认证（一）查验方式1.公司财务人员应通过国家税务总局全国增值税发票查验平台（）对接收的电子发票进行查验。2.在查验时，应输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额（不含税）等信息，系统自动生成查验结果。查验结果包括发票信息与电子底账系统比对一致、不一致及查无此票等情况。（二）查验结果处理1.如查验结果显示发票信息与电子底账系统比对一致，财务人员可正常接收该电子发票，并按照报销流程进行处理。2.如查验结果显示发票信息不一致或查无此票，财务人员应及时与销售方联系，核实情况。如属于销售方开票错误，应要求销售方重新开具正确的电子发票；如属于其他问题，应根据具体情况采取相应措施，确保发票真实有效。3.对于已报销的电子发票，如后期发现查验结果异常，财务人员应及时通知报销人，要求报销人配合调查，提供相关证明材料。如确属虚假发票，应追回已报销款项，并按照公司规定进行处理。（三）电子发票认证1.符合条件的增值税电子专用发票可进行认证抵扣。财务人员应在规定的认证期限内，通过增值税发票综合服务平台对电子专用发票进行认证。2.在认证过程中，应准确录入发票信息，确保认证结果准确无误。认证通过后，方可进行增值税进项税额的抵扣。七、电子发票相关信息的保密（一）保密责任1.公司所有涉及电子发票信息的人员，包括财务人员、业务人员、信息技术人员等，均应承担保密责任，确保电子发票信息不被泄露。2.各部门负责人为本部门电子发票信息保密工作的第一责任人，应加强对本部门人员的教育和管理，督促其严格遵守保密规定。（二）保密措施1.对电子发票信息存储区域设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问。2.在电子发票的传输过程中，应采用加密技术，确保信息传输安全。3.禁止在未经授权的情况下，将电子发票信息提供给外部单位或个人。如因工作需要确需提供的，应按照公司相关规定进行审批，并与接收方签订保密协议。4.定期对电子发票信息保密情况进行检查和评估，发现问题及时整改，防止信息泄露事件的发生。八、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门负责对电子发票的管理情况进行定期检查，检查内容包括电子发票的开具、接收、存储、使用、报销等环节的合规性，以及发票信息的真实性、准确性等。2.审计部门应定期对电子发票管理情况进行审计监督，检查电子发票管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部检查应对1.积极配合税务机关等外部部门对公司电子