会计档管理制度

会计档管理制度总则目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理工作。定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。管理原则1.统一领导、分级管理原则：公司会计档案管理工作在公司管理层的统一领导下，由各级财务部门负责具体实施，并接受公司档案管理部门的指导和监督。2.完整准确、安全保密原则：确保会计档案的内容完整、准确，妥善保管，防止会计档案的毁损、散失和泄密。3.方便利用原则：建立健全会计档案的查阅、借阅制度，便于公司内部各部门及外部相关单位对会计档案的利用。会计档案的内容会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、入库单、出库单、报销单等各类与经济业务相关的原始单据。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的，记录经济业务的会计分录凭证。会计账簿1.总账：按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账：按照明细科目分类登记某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、应付账款明细账等。3.日记账：按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿：如固定资产卡片、低值易耗品台账等。财务会计报告1.月度财务会计报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表等报表及附注。2.季度财务会计报告：在月度财务会计报告的基础上，增加一些季度分析说明等内容。3.半年度财务会计报告：较为全面地反映公司半年度财务状况和经营成果的报告。4.年度财务会计报告：对公司全年财务状况、经营成果和现金流量进行综合反映的报告，包括审计报告等相关资料。其他会计资料1.银行存款余额调节表：用于核对企业银行存款日记账与银行对账单之间差异的表格。2.银行对账单：银行提供的企业银行账户收支明细记录。3.纳税申报表：企业向税务机关申报缴纳税款的各类报表。4.会计档案移交清册：记录会计档案移交情况的清单。5.会计档案保管清册：详细记录会计档案保管情况的清册。6.会计档案销毁清册：记载会计档案销毁过程和内容的清册。7.其他具有保存价值的会计资料，如财务分析报告、经济合同等。会计档案的整理与归档整理要求1.会计凭证应按编号顺序排列，原始凭证应粘贴整齐，折叠规范，与记账凭证一并装订成册。2.会计账簿应按页次顺序编号，加具封面、封底，装订成册，并在装订处加盖骑缝章。3.财务会计报告应按时间顺序整理，加装封面，装订成册，并加盖单位公章。4.其他会计资料应分类整理，按顺序编号，分别装订或装盒，并在封面注明资料名称、日期、保管期限等。归档流程1.各财务岗位人员负责收集、整理本岗位产生的会计资料，于每月末或每季度末将整理好的会计档案移交至财务部门档案管理人员。2.财务部门档案管理人员对接收的会计档案进行核对、检查，确保资料齐全、完整、整理规范。3.核对无误后，档案管理人员按照档案类别、时间顺序等进行分类存放，并编制会计档案保管清册，详细记录会计档案的名称、数量、起止日期、存放位置等信息。会计档案的保管保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。保管地点1.公司应设立专门的会计档案保管库房，确保库房安全、防火、防潮、防虫、防盗等设施齐全。2.会计档案应存放在专用的档案柜中，按照类别、年份、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。保管措施1.档案管理人员应定期对会计档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。2.对于电子会计档案，应定期进行备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。3.严格限制非档案管理人员进入会计档案保管库房，确因工作需要进入的，须经财务部门负责人批准，并由档案管理人员陪同。会计档案的查阅与借阅查阅规定1.公司内部各部门因工作需要查阅会计档案的，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经本部门负责人签字后，报财务部门负责人审批。2.财务部门负责人根据申请内容进行审核，批准后指定档案管理人员陪同查阅，并在查阅过程中进行监督。3.查阅人员只能在档案管理人员指定的地点查阅会计档案，不得将会计档案携带出指定地点，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。4.查阅结束后，查阅人员应在《会计档案查阅登记表》上签字确认，档案管理人员应对查阅的会计档案进行核对，确保无损坏、丢失等情况。借阅规定1.公司外部单位因特殊原因需要借阅会计档案的，须持有单位介绍信，经公司财务部门负责人和公司分管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。3.借阅会计档案时，档案管理人员应详细登记借阅单位名称、借阅日期、归还日期、档案名称及数量等信息，并由借阅人员签字确认。4.借阅人员必须妥善保管所借阅的会计档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录会计档案内容。如因特殊需要复制的，须经公司财务部门负责人和公司分管领导批准，并在档案管理人员的监督下进行。5.借阅人员归还会计档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和真实性，确认无误后在借阅登记薄上注销借阅记录。会计档案的销毁销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度另有规定外，可以按照规定程序销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。销毁程序1.由财务部门会同档案管理部门对拟销毁的会计档案进行鉴定，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由财务部门、档案管理部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。销毁记录会计档案销毁后，监销人员应将销毁情况书面报告公司负责人，并将销毁过程中形成的相关记录，如会计档案销毁清册、销毁现场照片等，整理归档，永久保存。会计档案信息化管理电子会计档案的形成与接收1.公司应加强会计电算化系统的管理，确保会计凭证、账簿、报表等会计资料按照规定的格式和要求生成电子数据，并及时进行备份。2.对于从外部接收的电子会计资料，如电子发票、银行电子对账单等，应进行格式转换、元数据收集等处理，确保其符合电子会计档案管理要求，并按照规定的流程进行归档。电子会计档案的存储与保管1.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并按照规定的存储格式和命名规则进行分类存储。2.存储电子会计档案的介质应定期进行检查、维护，防止数据丢失或损坏。同时，应建立电子会计档案的备份制度，定期将电子会计档案备份至不同的存储介质上，并分别存放于不同的地点。3.电子会计档案应与对应的纸质会计档案建立索引关系，以便于查询和利用。电子会计档案的查阅与利用1.公司内部各部门查阅电子会计档案的，应通过公司指定的会计档案管理系统进行查询，并按照规定的审批流程进行申请。2.外部单位查阅电子会计档案的，除按照本制度规定的借阅审批流程办理外，还应通过公司提供的安全可靠的方式进行查阅，如在线查阅平台等，并严格遵守相关的安全保密规定。3.利用电子会计档案时，应确保数据的真实性、完整性和可用性，不得对电子会计档案进行篡改、删除等操作。电子会计档案的迁移与销毁1.因会计电算化系统升级、更换存储设备等原因需要迁移电子会计档案的，应按照规定的程序进行操作，确保迁移过程中电子会计档案的数据准确、完整，并在迁移完成后进行测试和验证。2.对于保管期满需要销毁的电子会计档案，应按照本制度规定的销毁程序进行鉴定、审批和销毁，并确保销毁过程符合安全保密要求。监督与检查监督机制1.公司审计部门负责对会计档案管理工作进行定期审计监督，检查会计档案的整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合本制度规定。2.财务部门应定期对本部门及所属各单位的会计档案管理工作进行自查，及时发现问题并进行整改。检查内容1.会计档案的完整性和准确性，包括会计凭证、账簿、报表等资料是否齐全，记录是否准确。2.会计档案的整理和归档情况，是否按照规定的要求进行分类、编号、装订和存放。3.会计档案的保管条件，库房设施是否安全可靠，保管措施是否落实到位。4.会计档案的查阅、借阅和销毁手续是否齐全，是否符合规定的程序。5.电子会计档案的管理情况，包括数据存储、备份、利用等是否符合相关要求。问题整改1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求