票据库管理制度

票据库管理制度一、总则（一）目的为加强公司票据库的管理，规范票据的保管、使用、核销等流程，确保公司票据的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及票据管理的所有部门和人员，包括但不限于财务部门、业务部门等。（三）票据定义本制度所指票据包括但不限于发票（增值税专用发票、增值税普通发票等）、收据、支票、汇票、本票、有价证券等各类具有财务价值的书面凭证。二、票据的购置与领用（一）购置1.票据购置由财务部门根据公司业务需求，统一编制票据购置计划，报公司领导审批后执行。2.财务部门应选择具有资质、信誉良好的票据供应商进行采购，确保票据的真实性、合法性和完整性。3.购置的票据应及时办理入库手续，详细登记票据的种类、数量、号码、购置日期等信息。（二）领用1.各部门因业务需要领用票据时，应填写《票据领用申请表》，注明领用票据的种类、数量、用途等，经部门负责人审核签字后，报财务部门审批。2.财务部门根据审批后的申请表，向领用部门发放票据，并在《票据领用登记簿》上进行详细登记，记录领用日期、领用人、票据种类、数量、号码等信息。3.领用部门应指定专人负责票据的保管和使用，确保票据的安全与规范使用。三、票据的保管（一）保管原则1.票据应指定专人负责保管，确保票据的安全与完整。2.票据保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守票据管理规定。（二）保管要求1.票据应存放在安全、保密的地方，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施。2.票据应分类存放，按照票据的种类、号码顺序进行排列，便于查找和核对。3.对于已开具的票据存根联和作废票据，应妥善保管，按照规定的期限进行保存，期满后经批准方可销毁。4.票据保管人员应定期对票据进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并报告财务部门负责人。（三）安全防范措施1.票据库应安装监控设备，确保票据库的安全。2.票据库应配备保险柜等安全设施，存放重要票据和印章。3.票据保管人员应严格遵守票据库的门禁制度，未经授权人员不得进入票据库。四、票据的使用（一）使用原则1.票据应按照规定的用途和范围使用，不得转借、转让、代开票据。2.票据的开具应真实、准确、完整，符合国家法律法规和财务制度的要求。（二）开具要求1.开具票据前，应仔细核对客户信息，确保票据内容与实际交易相符。2.票据应按照规定的格式和内容填写，字迹清晰、工整，不得涂改、挖补。3.开具票据时，应加盖公司财务专用章或发票专用章，确保印章清晰、有效。4.对于作废的票据，应加盖"作废"戳记，并全联保存，不得撕毁或丢失。（三）使用流程1.业务部门在发生经济业务需要开具票据时，应填写《票据开具申请表》，注明开票日期、客户名称、金额、内容等信息，经部门负责人审核签字后，交财务部门开票人员开具票据。2.财务部门开票人员应根据《票据开具申请表》的内容，认真核对相关信息，无误后开具票据，并在《票据使用登记簿》上记录开票日期、票据号码、客户名称、金额等信息。3.票据开具后，应及时将票据交付给客户，并要求客户在《票据签收登记簿》上签字确认。五、票据的核销（一）核销原则1.票据核销应按照规定的程序和方法进行，确保票据的使用真实、合法、有效。2.票据核销应定期进行，做到账账相符、账实相符。（二）核销流程1.业务部门在完成经济业务后，应及时将已使用的票据存根联和相关附件整理好，交财务部门进行核销。2.财务部门核销人员应认真核对票据存根联与记账凭证、发票清单等相关资料，确保票据内容与实际交易相符。3.核销人员在核销票据时，应在《票据使用登记簿》上注明核销日期、核销金额等信息，并在票据存根联上加盖"已核销"戳记。4.对于已核销的票据，应按照规定的期限进行保存，期满后经批准方可销毁。六、票据的盘点与清查（一）盘点1.财务部门应定期对票据进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由票据保管人员以外的人员进行，以保证盘点结果的真实性和客观性。2.盘点人员应在盘点前制定详细的盘点计划，明确盘点的范围、方法、时间等，并填写《票据盘点表》。3.盘点时，应逐一核对票据的种类、数量、号码等信息，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并记录在《票据盘点表》上。4.盘点结束后，盘点人员应编制《票据盘点报告》，说明盘点情况、发现的问题及处理建议等，报财务部门负责人审核。（二）清查1.公司应定期对票据库进行全面清查，确保票据的安全与完整。清查工作应由财务部门牵头，相关部门配合进行。2.清查人员应在清查前制定详细的清查方案，明确清查的范围、方法、时间等，并填写《票据清查表》。3.清查时，应全面检查票据库的安全设施、保管情况、使用情况等，确保票据库的安全与规范管理。如发现问题，应及时查明原因，并记录在《票据清查表》上。4.清查结束后，清查人员应编制《票据清查报告》，说明清查情况、发现的问题及处理建议等，报公司领导审批。七、票据的挂失与补办（一）挂失1.如发现票据丢失或被盗，票据保管人员应立即向财务部门报告，并采取必要的挂失措施。2.财务部门应及时向相关部门（如税务机关、银行等）办理挂失手续，防止票据被冒用或非法使用。3.挂失后，应在公司内部发布公告，声明该票据已挂失作废，避免给公司造成损失。（二）补办1.对于挂失的票据，如因业务需要确需补办的，应按照规定的程序进行申请和审批。2.补办票据时，应提供相关证明材料，说明票据丢失的原因、时间、地点等情况，并经财务部门负责人审核签字后，报公司领导审批。3.经批准后，财务部门应按照规定的程序重新购置和开具票据，并在相关登记簿上进行详细记录。八、票据的销毁（一）销毁原则1.票据销毁应按照规定的程序和方法进行，确保票据的安全与保密。2.票据销毁应定期进行，做到账实相符、账账相符。（二）销毁流程1.对于已超过保存期限或已作废的票据，应由财务部门提出销毁申请，填写《票据销毁申请表》，注明票据的种类、数量、号码、销毁原因等信息，经财务部门负责人审核签字后，报公司领导审批。2.经批准后，财务部门应指定专人负责票据的销毁工作。销毁人员应在销毁现场进行监督，确保票据全部销毁，不留任何痕迹。3.销毁完成后，销毁人员应在《票据销毁登记簿》上记录销毁日期、票据种类、数量、号码等信息，并由监销人员签字确认。4.对于重要票据的销毁，应邀请审计部门或其他相关部门进行监销，确保销毁过程的合规性和公正性。九、监督与检查（一）内部监督1.财务部门应定期对票据库的管理情况进行自查，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门应定期对票据库的管理情况进行审计，检查票据的购置、领用、保管、使用、核销等环节是否符合规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部检查1.税务机关、银行等相关部门有权对公司的票据管理情况进行检查，公司应积极配合，如实提供相关资料。2.对于外部检查中发现的问题，公司应及时整改，并按照规定向相关部门报告整改情况。十、罚则（一）违反本制度规定，有下列情形之一的，视情节轻重给予警告、罚款等处罚：1.未按规定保管票据，导致票据丢失、损坏或被盗的；2.未按规定使用票据，转借、转让、代开票据的；3.未按规定开具票据，内容不真实、不准确、不完整的；