用公章管理制度

用公章管理制度一、总则（一）目的为了加强公司公章管理，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司（以下统称"公司"）。（三）定义本制度所称公章，是指公司正式对外使用的、代表公司意志的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。二、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.公司公章的刻制由行政部门统一负责，根据公司设立、变更、注销等相关法律法规及实际需要，提出刻制申请。2.申请刻制公章时，需填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、原因、数量等信息，并经公司法定代表人或其授权代表批准。3.行政部门持《公章刻制申请表》及相关批准文件，到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。4.新刻制的公章必须符合国家法律法规及行业标准的要求，印章材质、规格、样式等应与公司规定一致。（二）启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应进行登记备案，记录公章的名称、编号、刻制日期、启用日期、保管人等信息。2.公章启用时，行政部门应及时通知公司各部门，并在公司内部发布公告，明确告知公章的启用时间、使用范围、使用流程等相关规定。3.启用后的公章应在显著位置标明公司名称、编号等信息，并妥善保管。（三）废止1.因公司名称变更、机构撤销、印章损坏等原因，需要废止公章时，由行政部门提出申请，填写《公章废止申请表》，详细说明废止原因、公章名称、编号等信息，并经公司法定代表人或其授权代表批准。2.经批准废止的公章，行政部门应及时收回，并进行封存或销毁处理。3.公章废止后，行政部门应在公司内部发布公告，告知全体员工公章已废止，同时在相关业务系统中进行停用处理，防止继续使用。三、公章的保管（一）保管原则1.公章实行专人保管制度，确保公章的安全与妥善存放。2.公章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公章管理制度，不得擅自将公章交予他人使用。（二）保管人职责1.负责公章的日常保管工作，确保公章存放安全，防止公章被盗、丢失、损坏等情况发生。2.按照规定的使用流程和审批权限，认真审核用章申请，对不符合规定的用章申请有权拒绝盖章。3.做好公章使用登记工作，详细记录每次用章的时间、事由、申请人、批准人、盖章文件名称及编号等信息，确保用章记录完整、准确。4.定期对公章的使用情况进行自查，发现问题及时报告并采取相应措施。5.公章保管人因工作调动、离职等原因不再负责公章保管时，应及时办理公章交接手续，确保公章保管工作的连续性和安全性。（三）保管地点1.公司公章应存放于公司指定的安全、保密的保险柜或专门的印章保管室中，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.因工作需要携带公章外出时，必须经公司法定代表人或其授权代表批准，并采取必要的安全措施，确保公章安全。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章适用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等具有法律效力的文书，以及公司内部重要文件的发布、人事任免、财务报表、税务申报等需要加盖公章的事项。2.合同专用章仅用于公司对外签订各类合同、协议等经济业务往来文件。3.财务专用章仅用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务管理活动。4.法定代表人章仅用于公司法定代表人授权的特定事项，如办理银行开户、销户、支票背书等。（二）使用流程1.用章申请公司员工因工作需要使用公章时，应填写《用章申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称及编号、用章时间、用章份数等信息，并附上相关文件或资料。用章申请应按照公司规定的审批权限进行逐级审批，审批通过后方可使用公章。2.审核盖章公章保管人收到经批准的《用章申请表》及相关文件资料后，应认真审核申请内容是否真实、准确、完整，用章文件是否符合法律法规及公司规定。审核无误后，在《用章申请表》上注明盖章日期，并在相应文件上加盖公章。盖章时应确保公章清晰、端正，骑年盖月，不得压字。如需同时加盖多个公章，应按照规定的顺序依次加盖，确保盖章顺序正确、清晰。3.登记备案公章保管人在完成盖章操作后，应及时将《用章申请表》及盖章文件进行复印或拍照留存，并按照规定的格式进行电子登记，详细记录用章情况。每月末，公章保管人应将当月的用章登记记录进行整理、汇总，形成《公章使用情况月报表》，报送公司行政部门和财务部门备案。（三）特殊情况用章1.紧急情况下（如因不可抗力等原因无法提前履行审批手续）需要使用公章时，用章申请人应电话向公司法定代表人或其授权代表报告，经同意后可先行使用公章，但事后必须及时补办审批手续，并在《用章申请表》上注明紧急情况的原因及处理结果。2.公司法定代表人或其授权代表因特殊原因无法亲自签字盖章时，可书面授权他人代为签字盖章，并注明授权事项、授权期限等信息。公章保管人在使用公章时，应严格审核授权文件的真实性和有效性。五、公章的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对公章使用情况进行日常监督检查，定期或不定期对公章保管人、用章申请人及用章流程进行检查，确保公章使用符合规定。（二）检查内容1.公章保管情况，包括保管人是否按照规定妥善保管公章，保管地点是否安全、保密，保险柜或印章保管室的设施是否完好等。2.用章申请审批情况，包括用章申请是否按照规定的审批权限进行审批，审批手续是否齐全、规范，审批意见是否明确等。3.用章登记备案情况，包括用章登记记录是否完整、准确，是否及时进行复印或拍照留存，电子登记信息是否与纸质记录一致等。4.公章使用情况，包括用章文件是否符合法律法规及公司规定，盖章操作是否规范、清晰，是否存在违规用章行为等。（三）违规处理1.对于发现的公章保管、使用过程中的违规行为，行政部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重，按照公司相关规定给予相应的处罚。2.对于违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究相关责任人的法律责任。3.构成犯罪的，将移交司法机关依法处理。六、附则（