机关文件管理制度

机关文件管理制度一、总则（一）目的为加强机关文件管理，确保文件的规范生成、流转、存储和利用，提高机关工作效率和质量，依据国家相关法律法规及机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关各部门及全体工作人员在履行职责过程中所涉及的各类文件管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家有关文件管理的法律法规和政策要求，确保文件管理活动合法合规。2.准确高效原则保证文件内容准确无误，流转迅速高效，避免文件积压、延误，提高工作效能。3.安全保密原则加强文件安全保密管理，防止文件丢失、泄露、篡改，确保文件信息安全。4.集中统一原则机关文件实行集中统一管理，明确管理职责和流程，避免多头管理、职责不清。二、文件分类与编号（一）文件分类1.上级文件包括党和国家各级领导机关及上级主管部门下发的各类文件，如通知、决定、指示、批复等。2.本级文件机关制发的各类文件，如决定、通知、通报、报告、请示等。3.平行文件与本机关平级单位或不相隶属机关之间往来的文件，如函等。4.下级文件所属下级单位上报的各类文件，如报告、请示、工作总结等。5.内部文件机关内部用于指导工作、沟通信息、规范管理等的文件，如工作方案、会议纪要、规章制度等。（二）文件编号1.上级文件编号沿用上级文件原编号。2.本级文件编号采用以下规则：[年份][部门代码][文件类别代码][序号]。年份：用四位阿拉伯数字表示，如"2023"。部门代码：根据机关内部各部门代码编制，如"01"表示办公室，"02"表示财务科等。文件类别代码：根据文件分类设置，如"JD"表示决定，"TZ"表示通知等。序号：按照文件制发顺序依次编号，从"001"开始。3.平行文件编号参照本级文件编号规则，在部门代码前加"PX"，如"PX01[年份][文件类别代码][序号]"。4.下级文件编号由下级单位自行编号，机关在收到时进行登记，并注明下级单位编号。5.内部文件编号采用"NB[年份][序号]"的格式，年份和序号规则同本级文件编号。三、文件起草与审核（一）起草1.文件起草由相关部门或人员负责，起草人应深入了解文件起草背景和目的，收集相关资料，确保文件内容真实、准确、完整。2.文件应主题明确、逻辑清晰、语言规范、格式统一。涉及多个部门的文件，起草部门应主动与相关部门沟通协调，共同研究起草。（二）审核1.文件起草完成后，应提交部门负责人进行初审。初审主要审核文件内容是否符合法律法规和政策要求，是否与机关工作实际相符，格式是否规范等。2.经部门负责人初审通过的文件，送机关办公室进行核稿。办公室核稿人员应从文件的政策依据、文字表述、格式规范、会签情况等方面进行全面审核，提出修改意见。3.重要文件或涉及多个部门的文件，应提交机关分管领导进行审核。分管领导审核后签署意见，退回起草部门修改完善。4.文件审核通过后，由起草部门将文件送办公室编号、排版，准备印发。四、文件印发（一）印发流程1.文件排版完成后，起草部门应填写《文件印发审批单》，注明文件标题、编号、主送单位、抄送单位、印发份数、印发日期等信息，经部门负责人、分管领导签字后，送办公室印发。2.办公室根据《文件印发审批单》进行文件印制，确保文件印刷质量。印刷完成后，对文件进行清点、封装，并按规定分发。（二）印发份数根据文件发送范围和工作需要确定印发份数，严格控制文件印发数量，避免浪费。（三）分发1.文件分发应严格按照《文件印发审批单》注明的主送单位、抄送单位进行，确保文件准确送达。2.对于机要文件、涉密文件，应按照机要文件管理规定进行分发，严格履行签收、登记手续。五、文件传阅（一）传阅范围根据文件内容和工作需要确定文件传阅范围，确保相关人员及时了解文件精神。（二）传阅方式1.文件传阅采用纸质传阅或电子传阅的方式进行。纸质传阅时，办公室应设立专门的文件传阅夹，由专人负责文件传递和跟踪。2.电子传阅时，应使用机关内部办公系统或安全的电子文件传输平台，确保文件传输安全。（三）传阅要求1.传阅人应在收到文件后及时阅读，并在文件传阅单上签字注明传阅时间。2.传阅过程中，如发现文件有疑问或需要批示的，应及时向办公室反馈，不得擅自处理。3.文件传阅完毕后，办公室应及时收回文件，进行整理归档。六、文件归档（一）归档范围1.机关制发的各类文件，包括正本、定稿、附件、发文稿纸等。2.上级文件、平行文件、下级文件中与机关工作相关且具有保存价值的文件。3.机关内部形成的重要文件、会议纪要、工作方案、调研报告等。（二）归档时间1.当年形成的文件，应在次年上半年完成归档。2.跨年度的文件，应在文件办结后的次年上半年归档。（三）归档要求1.归档文件应齐全完整、真实准确、格式规范，按照文件形成的时间顺序进行排列。2.归档文件应进行分类整理，编制归档目录，注明文件标题、编号、日期、来源等信息。3.归档文件应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保存，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行定期备份。七、文件借阅（一）借阅范围因工作需要，机关内部人员可借阅机关保存的文件。（二）借阅流程1.借阅人应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的标题、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经部门负责人签字后，送办公室办理借阅手续。2.办公室根据《文件借阅申请表》进行文件查找和登记，将文件交借阅人，并要求借阅人在文件借阅登记簿上签字确认。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还文件，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）借阅要求1.借阅人应妥善保管借阅的文件，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、涂改文件内容。2.借阅人在借阅期间如发现文件丢失、损坏，应及时向办公室报告，并承担相应责任。3.借阅文件归还时，办公室应认真核对文件内容和数量，如发现问题，应及时查明原因并处理。八、文件保密（一）保密范围1.涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密的文件。2.未经公开的重要文件、内部资料等。（二）保密措施1.设立专门的机要室或保密柜，用于存放涉密文件。涉密文件应实行专人专柜保管，严格限制接触范围。2.对涉密文件的起草、印制、传递、阅读、保管、销毁等环节，应严格按照保密规定进行操作，确保文件信息安全。3.加强对工作人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。4.利用现代信息技术手段，对涉密文件进行加密处理，防止文件在传输过程中被窃取或泄露。（三）保密检查1.定期开展文件保密检查，对保密制度执行情况、文件保管情况等进行检查，及时发现和消除安全隐患。2.对违反保密规定的行为，应依法依规进行严肃处理，并追究相关人员的责任。九、文件销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的文件。2.因工作失误、改版更新等原因形成的重复文件。3.涉及秘密事项已解密且无保存必要的文件。（二）销毁流程1.办公室定期对拟销毁的文件进行清理、登记，填写《文件销毁申请表》，注明文件标题、编号、数量、销毁原因等信息，经部门负责人、分管领导签字后，送机关保密部门审核。2.保密部门审核通过后，办公室组织专人对文件进行销毁。销毁过程应进行现场监督，确保文件彻底销毁，防止文件信息泄露。3.文件销毁后，销毁人员应在《文件销毁登记表》上签字确认，办公室将销毁情况记录存档。（三）销毁方式1.对纸质文件，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。2.对电子文件，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁。十、电子文件管理（一）电子文件生成与收集1.机关工作人员在工作中应及时将形成的电子文件进行整理、分类，确保电子文件内容准确、格式规范。2.电子文件应与纸质文件同步生成，并在文件处理完毕后及时收集，纳入电子文件管理系统。（二）电子文件存储与备份1.建立电子文件存储服务器，按照文件分类进行存储管理。电子文件应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行数据备份。2.电子文件备份应采用异地备份的方式，确保数据安全。备份数据应定期进行检查和恢复测试，保证数据的可用性。（三）电子文件利用与共享1.机关工作人员可通过机关内部办公系统查询、利用电子文件。查询和利用电子文件应遵守相关规定，确保文件信息安全。2.对于需要共享的电子文件，应按照规定设置访问权限，确保文件在授权范围内共享。（四）电子文件安全管理1.加强电子文件安全防护，安装防火墙、杀毒软件等安全防护设备，防止电子文件被病毒感染、黑客攻击等。2.定期对电子文件管理系统进行安全检查和漏洞修复，确保系统安全稳定运行。3.严格控制电子文件的访问权限，对不同级别的用户设置相应的操作权限，防止电子文件被非法访问和篡改。十一、监督与考核（一）监督检查1.机关办公室负责对文件管理制度的执行情况进行定期监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.监督检查内容包括文件起草、审核、印发、传阅、归档、借阅、保密、销毁等各个环节的工作情况。（