往来帐管理制度

往来帐管理制度总则1.目的为加强公司往来帐的管理，规范往来帐的核算与监督，确保公司资产安全、完整，保证财务信息的真实、准确，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部客户、供应商等发生的各类往来款项的管理。3.管理原则真实性原则：往来帐的记录应真实反映经济业务的实际发生情况，不得虚构或隐瞒。准确性原则：各项往来帐的核算应准确无误，确保帐帐相符、帐实相符。及时性原则：及时记录、清理往来帐项，避免长期挂帐，影响公司资金周转和财务状况。责任明确原则：明确各部门及相关人员在往来帐管理中的职责，确保往来帐管理工作落实到人。往来帐的分类及核算1.应收账款定义：公司因销售商品、提供劳务等经营活动应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。核算：按照销售合同或协议约定的金额及时间确认收入和应收账款。财务部门应建立应收账款明细帐，详细记录客户名称、欠款金额、欠款时间、帐龄等信息。销售部门负责应收账款的催收工作，并定期与财务部门核对帐目。2.应付账款定义：公司因购买商品、接受劳务等经营活动应支付给供应单位的款项。核算：根据采购合同或发票等凭证确认应付账款。财务部门应设立应付账款明细帐，记录供应商名称、欠款金额、付款期限等内容。采购部门应及时与供应商核对帐目，确保应付账款的准确性，并在规定时间内安排付款。3.其他应收款定义：公司除应收账款、应收票据、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项。核算：包括员工借款、备用金、押金、应收的各种赔款、罚款等。财务部门应按照具体项目设置明细帐，对其他应收款进行详细核算。相关部门或人员应及时清理个人借款及备用金等，避免长期挂帐。4.其他应付款定义：公司除应付账款、应付票据、预收账款等以外的其他各种应付及暂收款项。核算：如应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金、应付统筹退休金等。财务部门应根据不同项目设置明细帐，准确记录其他应付款的发生和支付情况。往来帐的日常管理1.凭证管理涉及往来帐的经济业务必须取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据、合同等。原始凭证应具备完整的要素，包括日期、金额、业务内容、对方单位名称等。财务人员应按照会计核算的要求，对原始凭证进行审核、整理，并编制记账凭证。记账凭证应注明往来帐的对方科目、摘要等信息，确保记账准确无误。2.帐簿登记财务部门应根据审核无误的记账凭证及时登记往来帐明细帐。往来帐明细帐应逐笔记录每一笔往来业务的发生时间、金额、摘要等内容，做到日清月结。定期将往来帐明细帐与总帐进行核对，确保帐帐相符。如发现不符，应及时查找原因并进行调整。3.对帐管理内部对帐财务部门应定期与销售部门、采购部门等相关业务部门核对往来帐。每月末，财务部门应向销售部门提供应收账款余额表，销售部门应核对并反馈客户欠款情况，如有差异应及时查明原因并进行调整。采购部门应与财务部门核对应付账款，确保与供应商的对帐结果一致。对于已付款但供应商未及时确认的情况，采购部门应及时与供应商沟通，取得相关证明文件，并交财务部门进行处理。外部对帐定期与客户、供应商进行对帐。对于应收账款，应至少每季度向客户发送对帐单，要求客户核对并确认欠款金额。如客户提出异议，应及时查明原因并协商解决。对于应付账款，应按照与供应商约定的时间进行对帐。对帐方式可采用函证、上门核对等多种形式，确保双方帐目一致。对帐结果应形成书面记录，双方签字确认。4.帐龄分析财务部门应定期对应收账款和应付账款进行帐龄分析。通过帐龄分析，了解往来款项的逾期情况，为制定催收政策和付款计划提供依据。对于逾期的应收账款，应按照帐龄长短进行分类管理，加大催收力度。对于逾期的应付账款，应评估对公司信誉的影响，并与供应商协商合理的付款安排。往来帐的清理1.清理原则定期清理原则：公司应定期对往来帐进行清理，一般每半年进行一次全面清理。重点清理原则：对于金额较大、帐龄较长、存在争议的往来帐项应作为清理重点，集中力量进行清查和处理。责任追究原则：对因工作失误或故意造成往来帐长期挂帐、无法收回或无法支付的相关人员，应追究其责任。2.应收账款清理销售部门负责对应收账款进行日常催收工作。对于逾期未收回的款项，应及时查明原因，采取有效的催收措施，如电话催收、发函催收、上门催收等。对于确实无法收回的应收账款，如因客户破产、倒闭等原因，销售部门应取得相关证明文件，报财务部门审核，经公司管理层批准后进行坏账核销。坏账核销应按照国家相关财务法规和公司内部规定进行处理，并在财务报表中如实反映。3.应付账款清理采购部门应定期检查应付账款的支付情况，对于已到期的款项，应及时安排付款，避免逾期付款产生不良影响。对于因供应商原因导致无法支付的款项，如供应商注销、无法联系等，采购部门应及时与财务部门沟通，提供相关证明材料，经公司审批后进行帐务处理，如转入营业外收入等。4.其他应收款和其他应付款清理相关部门或人员应负责及时清理个人借款、备用金等其他应收款。对于长期未归还的借款，财务部门应督促相关人员限期归还，如确实无法收回，应按照公司规定进行处理。对于其他应付款，应定期核对余额，及时清理不需要支付的款项，如因债权人原因无法支付的款项，应按规定进行帐务调整。往来帐的审批流程1.应收账款审批销售业务发生后，销售部门应及时与客户签订销售合同或协议，明确双方的权利和义务，包括付款方式、付款期限等条款。销售合同或协议签订后，提交财务部门审核。财务部门主要审核合同中的价格、付款条款等是否符合公司规定，以及是否存在潜在的财务风险。经财务部门审核通过后，报公司管理层审批。管理层根据公司的销售政策、客户信用状况等因素进行审批，审批通过后方可执行销售业务。对于赊销业务，应严格控制信用额度和信用期限。销售部门应定期评估客户信用状况，如需调整信用额度，应重新履行审批程序。2.应付账款审批采购部门根据生产经营需要，选择供应商并签订采购合同或协议。采购合同应明确商品或服务的规格、数量、价格、付款方式、付款期限等内容。采购合同签订后，提交财务部门审核。财务部门重点审核合同的付款条款是否合理，是否符合公司资金安排和财务规定，以及采购成本是否在预算范围内。经财务部门审核通过后，报公司管理层审批。管理层审批通过后，采购部门按照合同约定安排采购业务，并在规定时间内办理付款手续。对于金额较大的采购项目，应实行集体决策或联签制度，确保采购业务的合规性和资金使用的安全性。3.其他应收款审批员工因工作需要借款或领用备用金时，应填写借款申请单或备用金领用申请表，注明借款用途、金额、预计归还时间等信息。借款申请单或备用金领用申请表经所在部门负责人审核后，提交财务部门审核。财务部门主要审核借款金额是否合理，还款计划是否可行，以及是否符合公司资金管理规定。经财务部门审核通过后，报公司管理层审批。管理层审批同意后，财务部门方可办理借款或备用金发放手续。员工应按照借款申请单或备用金领用申请表中注明的用途使用资金，并在规定时间内归还借款或核销备用金。如需延期还款，应重新履行审批手续。4.其他应付款审批对于发生的其他应付款项，如应付租入固定资产租金、存入保证金等，相关业务部门应根据合同或协议等文件，填写付款申请单，注明付款金额、付款对象、付款原因等信息。付款申请单经所在部门负责人审核后，提交财务部门审核。财务部门审核付款金额是否准确，付款依据是否充分，以及是否符合公司财务制度。经财务部门审核通过后，报公司管理层审批。管理层审批通过后，财务部门按照规定办理付款手续。监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对往来帐进行审计监督。审计内容包括往来帐的核算是否准确、对帐是否及时、清理是否有效等方面。内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。2.财务检查监督财务部门应定期对往来帐进行自查，确保往来帐管理工作符合公司财务制度和相关法规要求。财务检查可采取日常检查与专项检查相结合的方式。日常检查主要检查往来帐的日常核算和管理情况，专项检查则针对重点往来帐项或存在问题的往来帐进行深入