广告招标管理制度

广告招标管理制度一、总则（一）目的为规范公司广告招标活动，确保广告项目的采购质量，提高资金使用效益，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有广告项目的招标活动，包括但不限于平面广告、影视广告、网络广告、户外广告等。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则：招标活动应公开透明，所有符合条件的供应商均可参与投标；对所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方；严格按照既定的程序和标准进行评标，确保结果公正。2.诚实守信原则：参与招标活动的各方应诚实守信，如实提供相关信息，不得隐瞒或虚假陈述。3.效益优先原则：在保证广告质量的前提下，选择性价比最优的供应商，实现公司效益最大化。二、招标组织与职责（一）招标领导小组1.组成：由公司高层管理人员组成，包括总经理、副总经理等。2.职责审批广告招标计划和预算。审定招标方案和评标标准。决策重大招标事项，如中标候选人的确定等。（二）招标工作小组1.组成：由市场部、财务部、法务部等相关部门人员组成，设组长一名，通常由市场部负责人担任。2.职责制定招标计划和方案，包括招标项目的需求分析、供应商资格要求、招标流程等。发布招标公告，收集、整理投标文件。组织开标、评标会议，负责评标过程的记录和监督。与中标供应商签订合同，并监督合同执行情况。（三）各部门具体职责1.市场部负责广告项目需求的调研和分析，明确项目的目标、要求和预期效果。起草招标公告、招标文件等相关文件，确保文件内容准确、完整。组织招标活动，包括供应商报名、资格审查、投标文件接收等。参与评标工作，提供广告专业方面的意见和建议。2.财务部参与招标方案的制定，负责审核招标项目的预算和资金安排。对投标文件中的报价进行审核和分析，提供财务方面的评估意见。监督招标活动中的资金使用情况，确保资金安全。3.法务部审核招标相关文件，确保其符合法律法规要求。参与评标过程，对合同条款等法律事项进行把关，防范法律风险。处理招标活动中的法律纠纷，维护公司合法权益。三、招标流程（一）招标计划制定1.市场部根据公司业务发展需求和广告宣传计划，提前制定广告招标计划，明确招标项目的名称、内容、预算、时间要求等。2.招标计划报招标领导小组审批通过后实施。（二）招标文件编制1.市场部依据招标计划和项目需求，编制招标文件。招标文件应包括以下内容：招标公告，包括项目概况、招标范围、供应商资格要求、报名时间和方式等。投标须知，明确投标文件的编制要求、投标截止时间、开标时间和地点等。项目技术规格和要求，详细描述广告项目的具体内容、质量标准、技术参数等。商务条款，如报价要求、付款方式、售后服务等。评标标准，明确评标方法和各项评审因素的权重。合同条款，包括合同格式、主要条款等。2.招标文件编制完成后，经财务部审核预算、法务部审核法律条款后，报招标领导小组审定。（三）招标公告发布1.在公司官网、行业媒体、相关招标平台等渠道发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。2.招标公告应明确招标项目的基本信息、报名方式、截止时间等内容。（四）供应商报名与资格审查1.供应商在规定时间内报名，提交报名资料，包括营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、类似项目业绩证明等。2.招标工作小组对报名供应商进行资格审查，核实其提交资料的真实性和完整性，确定符合资格要求的供应商名单。（五）招标文件发放向通过资格审查的供应商发放招标文件，并要求其签收确认。（六）投标文件编制与提交1.供应商按照招标文件要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分、技术部分和价格部分。商务部分应包括公司简介、营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、投标函、投标报价表、商务条款偏离表、资格证明文件、售后服务承诺等。技术部分应包括广告策划方案、创意设计方案、制作方案、投放计划、项目实施进度安排、质量保证措施等。价格部分应明确投标总价及各项明细报价。2.供应商应在规定的投标截止时间前，将投标文件密封送达指定地点。（七）开标1.在规定的开标时间和地点，由招标工作小组主持开标会议。2.开标时，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标报价、主要技术参数等内容，并记录在案。（八）评标1.招标工作小组按照既定的评标标准对投标文件进行评审。评标过程应遵循公平、公正、保密的原则。2.评标方法可采用综合评分法，对商务、技术、价格等方面进行综合评审，确定得分最高的供应商为中标候选人。具体评审因素及权重可根据项目实际情况设定，例如：商务部分（30%）：包括公司业绩（10%）、售后服务承诺（10%）、信誉情况（10%）等。技术部分（50%）：广告策划方案（20%）、创意设计方案（15%）、制作方案（10%）、投放计划（5%）等。价格部分（20%）：以投标报价的合理性进行评分。3.评标过程中，如有必要，可要求投标人对投标文件进行澄清或答辩。（九）中标候选人确定与公示1.评标结束后，招标工作小组根据评标结果确定中标候选人，并报招标领导小组审批。2.中标候选人确定后，在公司官网等渠道进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间接受社会监督，如有异议，可向招标工作小组提出。（十）合同签订1.公示无异议后，由公司与中标供应商签订广告项目合同。合同应明确双方的权利和义务，包括广告内容、规格、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等。2.合同签订后，送财务部、法务部备案。四、招标监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对广告招标活动进行审计监督，检查招标程序是否合规、文件是否齐全、评标过程是否公正等。2.监察部门对招标活动中的违规行为进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。（二）供应商管理1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、参与项目情况、评价结果等。2.定期对供应商进行评价，评价内容包括广告质量、交付时间、售后服务、价格合理性等。评价结果作为后续合作的重要参考依据。3.对于违反合同约定或存在不良行为的供应商，采取警告、暂停合作、终止合作等措施，并在公司内部进行通报。（三）档案管理1.招标活动过程中产生的各类文件、资料，包括招标计划、招标文件、投标文件、评标报告、合同等，应及时整理归档。2.档