用印章管理制度

用印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的各类印章管理，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。（三）基本原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.严肃性原则：印章管理应严格、规范，确保印章使用的真实性、合法性和严肃性。3.安全性原则：采取有效措施保障印章安全，防止印章被盗用、冒用或滥用。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。2.行政部门审核申请表内容，报公司领导审批。审批通过后，行政部门负责联系具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部门应及时对印章进行验收，检查印章的规格、字体、图案等是否与申请表一致，确认无误后在《印章刻制申请表》上签字验收。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并附上印模。2.《印章启用申请表》经公司领导审批后，行政部门负责将印章启用信息通知相关部门和人员，并在公司内部发布启用公告。3.印章启用后，行政部门应将印章登记在《印章管理台账》上，记录印章名称、编号、规格、启用日期、保管人等信息。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，每枚印章必须指定一名专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识。2.印章保管人应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章丢失、损坏或被盗用。3.严禁将印章随意放置或交予他人代管，如因特殊情况需要临时交接，必须办理交接手续，并由双方签字确认。（二）保管地点1.公章、合同专用章、财务专用章、法人章等重要印章应存放在公司保险柜或专门的印章保管室，并安装必要的安全防范设施。2.部门章可根据工作需要，由各部门自行指定保管地点，但必须确保保管安全。（三）保管人的职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，随时可正常使用。2.严格按照印章使用流程进行用印操作，对每一次用印进行详细登记，记录用印时间、事由、用印文件名称、用印人等信息。3.定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、磨损等情况，应及时报告行政部门，并按照规定进行更换。4.保守印章使用的相关秘密，不得擅自向他人透露印章使用情况。四、印章的使用（一）使用流程1.用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、用印份数等信息，并附上相关文件或资料。2.《印章使用申请表》经部门负责人审核签字后，根据用印性质和审批权限，报公司领导审批。3.审批通过后，用印申请人将《印章使用申请表》及相关文件资料一并提交给印章保管人。4.印章保管人对《印章使用申请表》及相关文件资料进行审核，确认无误后，在用印处加盖印章，并在《印章使用登记表》上进行详细登记。5.用印完毕后，印章保管人应及时将印章归位保管，并将《印章使用申请表》及相关文件资料存档。（二）审批权限1.一般文件、资料的用印，由部门负责人审批。2.重要合同、协议、报表等文件的用印，由公司分管领导审批。3.涉及公司重大事项、对外投资、融资、担保等文件的用印，由公司总经理审批。4.公司法定代表人授权他人代表公司签署重要文件时，需由法定代表人亲自审批，并在授权书上加盖法人章。（三）使用范围1.公章：用于公司对外正式文件、信函、合同、协议、报表、证明等的签署。2.合同专用章：专门用于公司签订各类合同、协议。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务。4.法人章：用于公司法定代表人授权书、财务票据背书、重要文件签署等。5.部门章：用于各部门内部文件、通知、报表等的盖章确认，不得对外使用。（四）禁止事项1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.未经审批，不得擅自为外单位或个人加盖公司印章。3.印章保管人不得私自用印，不得将印章带出公司使用，如有特殊情况需要带出公司，必须经公司领导批准，并办理相关手续。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、重组、分立、合并等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、磨损严重无法继续使用。3.因工作需要，经公司领导批准停用的印章。（二）停用程序1.印章保管人发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，说明停用原因，并附上印模。2.《印章停用申请表》经部门负责人审核签字后，报行政部门审核。3.行政部门审核通过后，报公司领导审批。审批通过后，行政部门负责在公司内部发布印章停用公告，并通知相关部门和人员。4.印章停用后，行政部门应将印章登记在《印章管理台账》上，并注明停用日期。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印章，由行政部门填写《印章销毁申请表》，说明销毁原因、印章名称、编号等信息，并附上印模。2.《印章销毁申请表》经部门负责人审核签字后，报公司领导审批。3.审批通过后，行政部门负责组织印章销毁工作。销毁时，应至少有两名以上人员在场监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。4.印章销毁后，行政部门应将《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料存档。六、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章管理情况进行监督检查，定期或不定期对印章保管、使用等情况进行抽查。（二）检查内容1.印章保管是否安全，是否存在印章丢失、损坏等情况。2.印章使用是否符合规定流程，审批手续是否齐全。3.印章使用登记是否完整、准确，是否存在漏登、错登等情况。4.印章保管人是否严格遵守印章管理制度，是否存在违规用印行为。（三）违规处理1.对于发现的印章管理违规行为，行政部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处理。2.对于情节较轻的违规行为，给予警告、批评教育等处理，并要求责任人立即整改。3.对于情节严重的违规行为，如因违规用印给公司造成经济损失或不良影响的，除责令责任人赔偿公司损失外，还将根