企业行政后勤管理制度

资料来源于网络整理，更多高质量文档请联系。企业行政后勤管理制度一、总则为加强企业行政后勤管理，保障企业正常运转，提高工作效率，特制定本制度。本制度适用于企业全体员工及涉及行政后勤管理的相关事项。二、办公环境管理（一）办公室布置各部门办公区域应根据工作流程及人员配置进行合理布局，确保办公空间高效利用。公共办公区域应设置明显的指示标识，方便员工及来访人员快速找到相关部门。办公桌、椅等办公家具应统一摆放，保持整齐有序。办公桌上除放置必要的办公用品及文件资料外，不得随意堆放杂物。文件架应分类明确，便于文件查找与存放。办公区域内的电器设备，如电脑、打印机、复印机等，应按照安全规范进行摆放，并确保电源线、数据线等布线整齐，避免杂乱无章导致安全隐患。（二）卫生管理办公区域卫生实行部门责任制，各部门负责本部门办公区域的日常清洁工作。每日上班前，各部门应安排人员对办公桌面、地面进行清洁，保持办公环境整洁。公共区域（如走廊、楼梯间、卫生间等）由专职保洁人员负责清洁。保洁人员应按照规定的清洁流程和标准进行作业，确保公共区域无垃圾、无污渍、无异味。卫生间应定时进行消毒，配备充足的卫生纸、洗手液等卫生用品。严禁在办公区域内随地吐痰、乱扔垃圾。垃圾应分类投放至指定垃圾桶内，可回收垃圾与不可回收垃圾应分开收集，便于后续处理。（三）文明办公员工在办公区域内应保持良好的精神面貌，着装得体，举止文明。不得穿奇装异服、拖鞋进入办公区域。保持办公区域安静，不得大声喧哗、追逐打闹。在使用电话时，应注意音量控制，避免影响他人工作。如有会议等需要较大声音交流的情况，应选择在会议室等合适场所进行。爱护办公设施及公共财物，不得随意损坏。如有损坏，应及时报告相关部门，并按照规定进行赔偿。节约水电资源，做到人走灯灭、关闭电器设备电源，避免浪费。三、物资管理（一）办公用品采购各部门应根据实际工作需求，每月末填写《办公用品采购申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并提交至行政后勤部门。行政后勤部门对各部门提交的采购申请进行汇总审核，结合库存情况，制定月度办公用品采购计划。采购计划应遵循节约成本、保证质量的原则，合理选择供应商。对于金额较大的办公用品采购项目，应通过招标、询价等方式选择供应商，确保采购价格合理、产品质量可靠。采购合同应明确双方的权利义务、产品规格、价格、交货时间等关键条款。办公用品到货后，行政后勤部门应及时组织验收。验收人员应对照采购订单及产品清单，仔细检查办公用品的数量、质量、规格等是否符合要求。如发现问题，应及时与供应商沟通解决。（二）办公用品领用员工领用办公用品时，应填写《办公用品领用登记表》，注明领用日期、姓名、部门、领用物品名称及数量等信息。行政后勤部门根据员工的领用申请，按照规定的发放标准进行发放。对于一些消耗性办公用品（如笔、纸等），可根据实际使用情况适量发放；对于一些贵重办公用品（如笔记本电脑、打印机等），应进行严格登记，并跟踪其使用情况。员工应妥善保管领用的办公用品，不得随意浪费或挪作他用。如因个人原因导致办公用品损坏或丢失，应按照规定进行赔偿。（三）固定资产管理企业固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中保持原有物质形态的资产，如房屋、建筑物、机器设备、运输工具、办公设备等。行政后勤部门负责固定资产的统一管理，建立固定资产台账，详细记录固定资产的名称、规格、型号、购置日期、使用部门、使用人等信息。固定资产的购置应按照企业规定的审批流程进行。使用部门提出购置申请，经相关领导审批同意后，由行政后勤部门负责采购。采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购到性价比高的固定资产。固定资产的日常维护由使用部门负责。使用部门应按照设备操作规程正确使用固定资产，定期进行清洁、保养，确保设备正常运行。如发现固定资产出现故障，应及时通知行政后勤部门安排维修。维修人员应及时响应，对故障进行诊断和修复，并填写维修记录。固定资产的报废应经专业人员鉴定，确认无法修复或修复成本过高后，由使用部门填写《固定资产报废申请表》，经相关领导审批同意后，进行报废处理。报废的固定资产应按照规定进行处置，如出售给废旧物资回收公司等，处置收入应及时上缴企业财务部门。四、会议管理（一）会议室预订各部门如需使用会议室，应提前填写《会议室使用申请表》，注明会议日期、时间、时长、会议主题、参会人数等信息，并提交至行政后勤部门。行政后勤部门根据各部门的预订申请，按照先申请先安排的原则进行会议室分配。如遇多个部门同时申请同一时间段的会议室，应根据会议的重要性和紧急程度进行协调安排。预订会议室的部门应在会议结束后及时清理会议室，保持会议室整洁。如因特殊情况需要取消预订，应提前通知行政后勤部门，以便重新安排。（二）会议组织会议组织者应提前做好会议准备工作，包括确定会议议程、通知参会人员、准备会议资料等。会议通知应明确会议的时间、地点、主题、参会人员等信息，并提前发送给相关人员。会议期间，组织者应负责维持会议秩序，确保会议按照议程顺利进行。会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议讨论的事项、各方观点、形成的决议等。会议记录应准确、完整，会后及时整理并分发给相关人员。会议结束后，组织者应及时跟进会议决议的执行情况，对执行过程中出现的问题进行协调解决，并定期向相关领导汇报执行进度。（三）参会要求参会人员应提前到达会议地点，不得迟到、早退。如因特殊情况不能按时参加会议，应提前向会议组织者请假，并安排其他人员代为参会。参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，发表意见时应简洁明了、观点明确。在会议过程中，应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话、玩手机，以免影响会议秩序。参会人员应妥善保管会议资料，不得随意泄露会议机密信息。对于涉及企业重要决策、商业秘密等内容的会议，应严格遵守保密规定。五、车辆管理（一）车辆使用企业车辆主要用于公务活动，各部门因工作需要使用车辆时，应提前填写《车辆使用申请表》，注明用车日期、时间、行程安排、用车事由等信息，并提交至行政后勤部门。行政后勤部门根据各部门的用车申请，结合车辆使用情况进行合理调度。在安排车辆时，应优先保障紧急、重要的公务用车需求。车辆使用人应严格按照申请的行程安排使用车辆，不得私自改变行车路线或挪作他用。如因特殊情况需要改变行程，应及时通知行政后勤部门。（二）车辆调度行政后勤部门负责企业车辆的统一调度管理，建立车辆调度台账，详细记录车辆的使用情况，包括出车时间、返回时间、行驶里程、用车部门、用车事由等信息。调度人员应根据车辆的使用需求和实际情况，合理安排车辆的调配，确保车辆使用效率最大化。在车辆调度过程中，应充分考虑车辆的保养周期、驾驶员的工作负荷等因素，避免车辆过度使用或驾驶员疲劳驾驶。如遇车辆使用高峰期，调度人员应及时与各部门沟通协调，根据工作的重要性和紧急程度进行合理安排。对于无法满足的用车需求，应向申请部门说明原因，并提供相应的解决方案。（三）车辆维护车辆的日常维护由驾驶员负责。驾驶员应每天对车辆进行检查，包括车辆外观、轮胎气压、机油液位、刹车系统、灯光等，确保车辆处于良好的运行状态。如发现车辆存在问题，应及时报告行政后勤部门安排维修。车辆应按照规定的保养周期进行定期保养。行政后勤部门应根据车辆的使用情况和厂家的保养建议，制定车辆保养计划，并通知驾驶员按时进行保养。保养内容包括更换机油、滤清器、空气滤清器、火花塞等易损件，以及对车辆的各项性能进行检测和调整。车辆维修应选择正规的维修厂家进行。驾驶员在发现车辆需要维修时，应填写《车辆维修申请表》，详细说明车辆故障情况，经行政后勤部门审核同意后，方可送修。维修过程中，驾驶员应监督维修厂家的维修工作，确保维修质量。维修完成后，应认真核对维修项目和费用清单，签字确认后报销。六、安全管理（一）防火安全企业办公区域内应配备足够数量的灭火器材，并定期进行检查和维护，确保灭火器材处于良好的使用状态。灭火器材的摆放位置应明显、易于取用，并设置明显的标识。严禁在办公区域内使用明火，如焚烧纸张、吸烟等。如需进行动火作业（如电气焊等），应提前向行政后勤部门申请，办理动火审批手续，并采取相应的防火措施，如配备灭火器材、安排专人监护等。定期组织员工进行防火安全培训，提高员工的防火意识和应急处置能力。培训内容包括火灾的预防、火灾报警方法、灭火器材的使用、火灾逃生技巧等。办公区域内的电气设备应符合安全标准，不得私拉乱接电线。下班后，员工应关闭所有电器设备的电源，避免因电气故障引发火灾。（二）防盗安全企业办公区域应安装必要的防盗设施，如门禁系统、监控摄像头等，确保办公区域的安全。门禁系统应设置合理的权限，限制无关人员进入办公区域。监控摄像头应覆盖主要通道、出入口及重要办公区域，确保监控无死角。员工应妥善保管个人财物及企业重要文件资料，不得随意放置在办公桌上。下班后，应将贵重物品锁入抽屉或保险柜内。如有重要文件资料需要保存，应按照规定进行分类归档，并妥善保管。加强对来访人员的管理。来访人员应在门卫处进行登记，说明来访事由、被访人等信息，并经被访人确认后方可进入办公区域。来访人员在办公区域内应遵守企业的相关规定，不得随意走动、窥探企业机密信息。定期对企业的防盗设施进行检查和维护，确保其正常运行。如发现防盗设施出现故障，应及时通知相关部门进行维修。（三）信息安全企业应加强信息安全管理，保护企业的商业秘密和员工的个人信息。员工应严格遵守企业的信息安全规定，不得随意泄露企业的机密信息。办公电脑应设置开机密码，并定期更换密码。员工不得在办公电脑上安装未经授权的软件，不得随意访问不安全的网站，避免电脑感染病毒或遭受黑客攻击。对于企业的重要数据，应定期进行备份，并采取安全的存储方式。数据备份应包括系统数据、业务数据等重要信息，备