发票管理制度

发票管理制度一、总则1.目的为了加强公司发票管理，规范发票开具、取得、使用、保管等行为，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门在生产经营活动中涉及发票的各项事宜。3.职责分工财务部负责公司发票管理工作的指导、监督和检查。负责发票的领购、开具、保管、缴销等具体工作。负责审核各类发票的真实性、合法性、有效性，对不符合规定的发票有权拒收。定期对公司发票使用情况进行统计、分析，并向公司管理层报告。各业务部门负责本部门业务活动中发票的申请、取得、传递等工作。按照发票管理规定，如实提供发票开具所需的信息，并对所提供信息的真实性、准确性负责。妥善保管取得的发票，及时传递给财务部进行账务处理。二、发票的领购1.领购原则根据公司实际经营需要，合理确定发票领购数量和种类，避免发票积压或短缺。领购发票时，应确保领购手续齐全，符合税务机关的要求。2.领购流程申请：财务部根据公司业务需求，填写《发票领购申请表》，详细注明所需发票的种类、数量等信息，报部门负责人审核。审核：部门负责人对《发票领购申请表》进行审核，确认无误后签字批准。领购：财务部发票管理人员持经批准的《发票领购申请表》、税务登记证副本、经办人身份证明等相关资料，到主管税务机关办理发票领购手续。验旧购新：领购发票前，应先将已使用的发票存根联交税务机关验旧，经税务机关审核无误后，方可领购新发票。三、发票的开具1.开具范围公司销售商品、提供劳务以及从事其他经营活动对外收取款项时，应向付款方开具发票。特殊情况下，由付款方向收款方开具发票，如收购单位和扣缴义务人支付个人款项时。2.开具要求真实准确：按照实际经营业务情况如实开具发票，不得虚开发票。开具的发票应内容完整、字迹清楚，不得压线、错格。项目齐全：发票的基本内容包括发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位（个人）名称（章）等。应确保发票上的各项信息与实际交易相符。发票联次使用规范：发票应按规定的联次一次性开具，各联次内容和金额应一致。发票联应加盖发票专用章，不得加盖其他印章。开具时间：应在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未发生经营业务一律不准开具发票。3.开具流程开票申请：业务部门在销售商品或提供劳务后，应及时填写《开票申请表》，注明客户名称、开票内容、金额、付款方式等信息，提交给财务部。审核：财务部对《开票申请表》进行审核，重点审核开票信息的真实性、准确性以及是否符合公司相关规定。审核无误后，在申请表上签字确认。开具发票：财务部发票管理人员根据审核后的《开票申请表》，按照发票开具要求，通过开票系统开具发票。发票开具后，应在发票登记簿上进行登记，注明发票号码、开具日期、客户名称、金额等信息。发票交付：财务部将开具好的发票及时交付给业务部门，由业务部门负责传递给客户。如客户要求邮寄发票，应按照公司规定的邮寄流程办理。四、发票的取得1.取得原则公司在购买商品、接受劳务以及从事其他经营活动支付款项时，应向收款方取得发票。取得的发票应符合国家法律法规和税务机关的规定。不得取得不符合规定的发票，如发票内容虚假、发票联次不全、未加盖发票专用章等。2.取得要求真实性：取得的发票应是收款方在经营活动中开具的真实有效的凭证，能够证明经济业务的实际发生。合法性：发票的来源应合法，开具发票的单位和个人应具备合法的经营资格。完整性：发票的各项内容应填写完整，包括发票的基本信息、开票日期、购买方信息、销售方信息、商品或劳务名称、数量、单价、金额、税率、税额等，不得遗漏或涂改。时效性：应在规定的时间内取得发票，如在购买商品或接受劳务后及时向收款方索取发票。3.取得流程业务经办：各业务部门在发生经济业务时，应按照合同约定及时向收款方索取发票。业务经办人员在取得发票后，应仔细核对发票的各项内容，确保发票符合要求。发票审核：业务经办人员将取得的发票提交给部门负责人进行初步审核，审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性等。审核无误后，在发票背面签字确认。传递给财务部：经部门负责人审核后的发票，由业务经办人员及时传递给财务部。财务部发票管理人员对发票进行再次审核，审核通过后办理入账手续。五、发票的使用1.使用范围公司取得的发票仅用于公司内部的财务核算、税务申报以及与经营活动相关的证明等用途，不得转借、转让、代开发票，不得虚开、虚抵发票。2.使用登记财务部应建立发票使用登记簿，对发票的领购、开具、取得、作废等情况进行详细登记。登记内容包括发票号码、开具日期、客户名称、金额、用途、经办人等信息。3.发票作废开具发票后，如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票的，应按照国家税务总局的规定开具红字发票。对于当月开具的发票，发现有误的，可直接在开票系统中作废发票，并在纸质发票上注明"作废"字样，全联次留存。作废发票时，应确保所有联次齐全，不得丢失。对于跨月开具的发票，不得直接作废，应按照开具红字发票的规定进行处理。六、发票的保管1.保管责任公司财务部负责发票的保管工作，应指定专人负责发票的存放和管理，确保发票的安全。2.保管要求存放安全：发票应存放在安全、干燥、通风的地方，防止发票受潮、霉变、丢失、被盗等情况发生。专柜存放：应设置专门的发票存放专柜，将发票分类存放，并按照发票号码顺序排列，便于查找和管理。定期盘点：财务部应定期对发票进行盘点，核对发票的实际数量与登记簿上的记录是否一致。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。3.保管期限已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。七、发票的缴销1.缴销情形公司因经营业务变化、税务登记变更、注销等原因，需要缴销发票的，应按照税务机关的要求办理缴销手续。发票使用完毕后，应及时缴销未使用的空白发票。2.缴销流程申请：财务部填写《发票缴销申请表》，注明缴销发票的种类、数量、号码等信息，报部门负责人审核。审核：部门负责人对《发票缴销申请表》进行审核，确认无误后签字批准。缴销：财务部发票管理人员持经批准的《发票缴销申请表》、税务登记证副本、经办人身份证明、需缴销的发票等相关资料，到主管税务机关办理发票缴销手续。税务机关审核：税务机关对缴销的发票进行审核，如审核通过，在《发票缴销申请表》上签字盖章，并办理相关缴销手续。八、发票的检查与监督1.内部检查财务部应定期对公司发票管理情况进行内部检查，检查内容包括发票的领购、开具、取得、使用、保管等环节是否符合规定。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。2.税务机关检查公司应积极配合税务机关对发票的检查工作，如实提供发票相关资料，不得拒绝、隐瞒。对于税务机关检查中发现的问题，应按照税务机关的要求及时进行整改，并接受相应的处罚。3.责任追究对违反发票管理规定的部门和个人，公司将视