工程档案管理制度

工程档案管理制度一、总则1.目的为加强工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、维护、管理及竣工验收提供可靠依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目的档案管理工作，包括新建、改建、扩建等各类工程项目。3.档案定义本制度所指工程档案是工程项目从策划、立项、设计、施工、调试到竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善工程档案管理制度，并监督执行。对工程档案管理工作进行业务指导，组织档案管理培训。参与工程建设项目的重要会议，了解工程进展情况，提出档案管理工作要求。负责接收、整理、保管和统计工程档案，建立工程档案数据库，确保档案的安全和完整。按照规定向有关部门和单位提供工程档案查阅、借阅服务。2.项目建设单位职责负责本项目工程档案管理工作的组织和协调，明确项目档案管理人员及其职责。制定项目档案管理工作计划和措施，确保项目档案工作与工程建设同步进行。组织、监督项目各参建单位的工程文件收集、整理和归档工作，对归档文件的质量进行审核。及时向档案管理部门移交项目档案，办理交接手续。3.项目设计单位职责负责收集、整理项目设计阶段形成的各类文件，包括初步设计、施工图设计、设计变更等文件，并按要求归档。在设计过程中，对工程文件的形成、积累、整理和归档工作进行指导和监督。配合项目建设单位和档案管理部门做好工程档案的审核和整理工作。4.项目施工单位职责建立健全项目施工文件管理体系，配备专（兼）职档案管理人员，负责施工过程中文件的收集、整理和归档工作。按照国家和行业有关规定及合同要求，及时、准确、完整地收集、整理施工过程中形成的各种文件资料，包括施工组织设计、施工技术交底、工程变更通知、施工日志、原材料及构配件质量证明文件、检验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等，并按档案管理要求进行分类、组卷、编目。对施工文件的真实性、完整性和准确性负责，接受项目建设单位和档案管理部门的监督检查。在工程竣工验收前，将整理好的施工档案移交项目建设单位审核。5.项目监理单位职责负责对项目施工过程中的文件资料形成、积累、整理和归档工作进行监督和检查。审核施工单位报送的工程文件，签署审核意见，并对审核结果负责。协助项目建设单位做好工程档案的预验收工作，参与工程竣工验收，对工程档案的完整性、准确性和系统性进行评价。三、工程文件的形成与积累1.文件形成要求工程文件应真实反映工程建设实际情况，内容完整、准确、清晰，签字盖章手续齐全。文件载体应符合耐久性要求，能够长期保存。纸质文件应采用A4幅面，字迹清晰，图样应清晰准确，图表应整洁美观。电子文件应采用通用格式，如PDF、DOC、XLS等，并确保文件的可读性和可编辑性。电子文件应与纸质文件内容一致，同时应存储在耐久性好的载体上，并进行备份。2.文件积累范围项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。设计文件：包括初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知单、技术核定单等。施工文件：包括施工组织设计、施工技术交底、工程变更通知、施工日志、原材料及构配件质量证明文件、检验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程暂停令、工程复工令、质量评估报告、监理工作总结等。设备文件：包括设备采购合同、设备安装说明书、设备调试记录、设备运行维护手册等。竣工验收文件：包括工程竣工验收报告、工程质量保修书、工程竣工决算报告、工程竣工图等。3.文件积累时间要求项目各参建单位应随工程进度及时收集、整理工程文件，确保文件的形成与工程建设同步。施工单位应在每月末将本月形成的工程文件整理成册，向项目监理单位报送。监理单位应在收到施工单位报送的文件后7个工作日内完成审核，并签署意见。项目竣工后，各参建单位应在3个月内完成工程文件的整理和归档工作，并向项目建设单位移交。四、工程档案的整理1.整理原则遵循工程文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。分类科学、组卷合理、编目规范，便于查找和统计。同一项目的档案应统一整理标准，确保档案的一致性和系统性。2.分类方法工程档案按照工程项目的阶段和专业进行分类，一般可分为工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等类别。每个类别下可根据文件的性质和内容进一步细分，如施工文件可分为建筑工程、安装工程、市政工程等专业类别。3.组卷要求组卷应按照工程文件的形成规律和内在联系进行，同一卷内的文件应具有密切的关联性。卷内文件应按照排列顺序依次编写页码，单面书写的文件应在右下角编写页码，双面书写的文件应在正面右下角和背面左下角编写页码。卷内文件应采用统一规格的纸张，小于A4幅面的文件应粘贴在A4纸上，大于A4幅面的文件应折叠成A4幅面。卷内文件应根据文件的厚度和数量进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。4.编目要求编制工程档案案卷目录，详细记录每个案卷的题名、卷号、编制单位、起止日期、保管期限等信息。编制工程档案文件目录，详细记录卷内每份文件的题名、文号、日期、页号等信息。对工程档案中的重要文件和图纸应编制索引，便于快速查找和利用。五、工程档案的归档1.归档范围项目各参建单位在工程建设过程中形成的具有保存价值的工程文件均应归档。归档文件应包括纸质文件、电子文件及相应的声像资料等。2.归档时间项目竣工后，各参建单位应在规定时间内将整理好的工程档案向项目建设单位移交。项目建设单位应在收到各参建单位移交的工程档案后15个工作日内进行审核，审核合格后将档案移交档案管理部门。档案管理部门应在收到项目建设单位移交的工程档案后30个工作日内完成验收，并办理归档手续。3.归档手续项目各参建单位向项目建设单位移交工程档案时，应填写工程档案移交清单，双方签字确认。移交清单应一式两份，双方各执一份。项目建设单位向档案管理部门移交工程档案时，应填写工程档案归档清单，双方签字确认。归档清单应一式三份，档案管理部门、项目建设单位和移交单位各执一份。六、工程档案的保管1.保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.保管期限工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保存的档案包括工程项目的重要文件，如项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、工程竣工验收报告、工程质量保修书等。长期保存的档案包括工程项目的主要文件，如设计文件、施工文件、监理文件、设备文件等，保管期限一般为50年。短期保存的档案包括工程项目的一般性文件，如施工日志、工程变更通知、原材料及构配件质量证明文件等，保管期限一般为10年。3.档案保管要求档案应按照保管期限和分类顺序进行存放，便于查找和管理。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。对电子档案应定期进行备份，并存储在不同的载体上，确保电子档案的安全性和完整性。七、工程档案的利用1.利用原则工程档案的利用应遵循保密、安全、高效的原则，确保档案的正确使用和不被泄露。严格执行档案查阅、借阅制度，履行审批手续，确保档案的利用符合规定。2.查阅、借阅程序内部查阅工程档案，需填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。外部单位查阅工程档案，需持有单位介绍信，填写档案查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。借阅工程档案，需填写档案借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案，按时归还档案。3.利用记录档案管理部门应对工程档案的查阅、借阅情况进行记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、单位、查阅（借阅）内容、审批人等信息。查阅、借阅记录应保存完整，以便日后查询和统计。八、工程档案的鉴定与销毁1.鉴定原则定期对工程档案进行鉴定，确保档案的保存价值和保管期限合理。鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定组织成立工程档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目建设单位代表、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对工程档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。3.鉴定内容审查档案的完整性、准确性和系统性，检查档案是否齐全、完整，内容是否准确无误，分类是否合理，编目是否规范。评估档案的保存价值，根据档案的形成时间、内容重要程度、利用频率等因素，判断档案是否仍具有保存价值。核实档案的保管期限，检查档案的保管期限是否符合规定，是否需要调整。4.销毁程序经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，报档案管理部门负责人和公司主管领导批准后，方可销毁。档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并确保销毁过程的安全和彻底。销毁档案时，应进行登记，记录销毁档案的名称、数量、销毁日期等信息。档案销毁后，应将档案销毁申请表、销毁清单等相关资料整理归档，永久保存。九、监督与考核1.监督检查档案管理部门应定期对项目各参建单位的工程档案管理工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。项目建设单位应加强对项目各参建单位工程档案管理工作的日常监督，确保工程档案的形成、积累、整理和归档工作符合要求。公司内部审计部门应定期对工程档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况，发现违规行为及时进行处理。2.考核评价建立工程档案管理工作考核评价机制，对项目各参建单位的工程档案管理工作进行考核评价。考核评价内容包括档案管理制度的执行情况、档案的完整性和准确性、档案的整理