学校档案管理制度

学校档案管理制度一、总则1.目的为加强学校档案工作，全面、系统、规范地管理学校各类档案，提高档案利用效率，为学校的发展提供有力的支持和保障，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各班级以及全体教职工和学生。3.档案定义学校档案是指学校在教育教学、行政管理、后勤服务等各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理机构及职责1.档案管理领导小组成立以校长为组长，各分管副校长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹规划学校档案工作，制定档案工作发展规划和年度计划，研究解决档案工作中的重大问题。2.档案室学校设立档案室，配备专职档案管理人员，负责学校档案的集中统一管理。其主要职责包括：贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全学校档案管理制度，并组织实施。负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管学校各类档案，确保档案的完整、安全。开发档案信息资源，编制各类档案检索工具和参考资料，积极为学校各项工作提供档案利用服务。定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。负责对学校各部门档案工作进行业务指导、监督和检查，组织开展档案业务培训和宣传工作。3.各部门档案工作兼职人员各部门确定一名兼职档案人员，负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，并接受学校档案室的业务指导和监督。三、档案的分类与编号1.档案分类学校档案分为党群工作类、行政管理类、教育教学类、学生管理类、教师业务类、后勤管理类、声像档案类、实物档案类等八大类。党群工作类：主要包括学校党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。行政管理类：涵盖学校行政事务管理、发展规划、规章制度、会议记录、人事管理、财务管理、安全保卫等文件材料。教育教学类：包含学校教学计划、课程标准、教学大纲、教材教案、教学研究、教学评估、考试考核等文件材料。学生管理类：涉及学生招生、学籍管理、奖惩管理、品德教育、社会实践、心理健康等文件材料。教师业务类：有教师教学业务档案、科研成果、培训进修、师德师风等文件材料。后勤管理类：包括校园建设、资产管理、后勤服务、物资采购、节能减排等文件材料。声像档案类：记录学校重要活动、会议、教学实践、校园风貌等的照片、录音、录像等声像资料。实物档案类：学校获得的荣誉奖牌、证书、奖杯，重要领导及嘉宾的题词、字画等实物。2.档案编号档案编号采用"年度类别保管期限顺序号"的结构。例如：2023JYJX长期001，表示2023年教育教学类长期保管的第1份档案。四、档案的收集与整理1.收集范围各部门应按照学校档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。具体收集范围如下：党群工作类：党组织的会议记录、工作计划、总结、党员名册、入党申请书、转正材料等。行政管理类：学校的行政文件、会议纪要、工作计划、总结、规章制度、人事任免文件、工资报表、财务凭证、审计报告、安全检查记录等。教育教学类：教学计划、课程标准、教案、教学课件、教学论文、教学成果奖申报材料、学生成绩单、试卷分析等。学生管理类：学生入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩记录、综合素质评价材料、毕业生登记表等。教师业务类：教师个人教学工作计划、总结、教案、教学反思、听课记录、教学成果、科研项目申报书及结题报告、发表的论文、参加培训的证书等。后勤管理类：校园建设规划图纸、工程合同、竣工验收报告、资产登记台账、物资采购合同、维修记录等。声像档案类：学校组织的重大活动、会议、教学实践、校园风貌等的照片、录音、录像资料，以及相关的文字说明。实物档案类：学校获得的荣誉奖牌、证书、奖杯，重要领导及嘉宾的题词、字画等实物及其相关说明材料。2.收集要求各部门应明确兼职档案人员，负责本部门档案的收集工作，并建立档案收集台账，记录档案的收集时间、内容、数量等信息。兼职档案人员应定期对本部门的文件材料进行收集整理，确保无遗漏。对于重要文件材料，应及时收集归档，不得积压。各部门之间应加强沟通协作，避免文件材料的重复收集或遗漏。对于涉及多个部门的文件材料，由主办部门负责收集整理后，移交档案室统一保管。3.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体整理要求如下：分类科学：按照档案分类方案，将收集到的文件材料进行分类，确保分类准确、合理。排列有序：在每一类档案中，按照文件材料的时间顺序、重要程度等进行排列，使档案排列有序，便于查找。编号规范：对每一份档案进行编号，编号应清晰、准确、唯一，便于识别和管理。编目详细：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数等信息，以便快速检索档案。装订整齐：对纸质档案进行装订，装订应牢固、整齐，无掉页、缺页现象。对于破损或褪色的文件材料，应进行修复或复制后再装订。五、档案的保管1.保管场所学校档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件的专用库房，并配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.保管要求档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的完整、安全。如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取措施进行修复或复制。按照档案保管期限，对档案进行分类存放。永久保管的档案应单独存放，定期进行清查核对；定期保管的档案应按照到期时间顺序排列，便于到期鉴定销毁。建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅时间。借阅档案时，借阅人应填写借阅登记表，注明借阅时间、借阅内容、归还时间等信息。档案管理人员应及时催还借阅的档案，确保档案按时归还。做好档案库房的温湿度管理工作，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。如温湿度不符合要求，应及时采取措施进行调节。对电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，如光盘、硬盘等，以防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和可用性。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，根据档案的保存价值和现实利用需求，确定档案的保管期限。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校档案管理领导小组组长担任组长，档案室负责人、各部门档案工作兼职人员等为成员。负责对学校档案进行定期鉴定。3.鉴定方法档案鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、来源、形式等因素，对档案进行全面审查，分析档案的保存价值。对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值。对于仍有价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应予以销毁。在鉴定过程中，应充分听取各部门的意见和建议，确保鉴定结果的准确性和公正性。4.销毁程序经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，由档案管理人员填写档案销毁清册，详细注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。档案销毁清册经档案管理领导小组组长审核批准后，方可进行销毁。档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应指定专人负责监督，并在档案销毁清册上签字确认。档案销毁后，档案管理人员应将档案销毁清册永久保存，作为档案销毁的凭证。七、档案的利用1.利用原则档案利用应遵循保密、高效、规范的原则，在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为学校各项工作提供优质的服务。2.利用范围学校档案的利用范围主要包括：学校内部各部门开展工作、教学研究、学生管理、教师评职晋级、查阅历史资料等；校外单位因工作需要查阅学校档案，须经学校档案管理领导小组批准，并按照规定办理查阅手续。3.利用方式查阅：利用者可直接到档案室查阅档案。查阅时，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案，并做好查阅登记工作。利用者不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定收取复印费用。借阅：对于因工作需要较长时间使用档案的利用者，可办理档案借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。出具证明：根据利用者的需求，档案室可出具档案证明。档案证明应客观、准确地反映档案的内容，并加盖学校档案室印章。4.利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。利用登记册应妥善保管，以备查阅。八、档案管理人员职责1.档案管理人员应具备的条件热爱档案工作，具有较强的责任心和敬业精神。熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能。具备一定的计算机操作能力，能够熟练使用档案管理软件。保守档案机密，不得泄露档案内容。2.档案管理人员的岗位职责认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，严格遵守学校档案管理制度。负责学校档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、鉴定、销毁等工作，确保档案工作的规范化、标准化。积极开发档案信息资源，编制各类档案检索工具和参考资料，为学校各项工作提供优质的档案利用服务。定期对档案进行清查核对，确保档案的完整、安全。如发现档案有问题，应及时采取措施进行处理，并向