刻章公司公章刻制管理制度-承接-登记-制作-检验-保管-领取

刻章公司公章刻制管理制度-承接-登记-制作-检验-保管-领取一、总则1.目的为加强公章刻制管理，规范公章刻制流程，确保公章刻制工作合法、合规、安全、高效进行，维护公司正常经营秩序，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于本刻章公司内部公章刻制的承接、登记、制作、检验、保管及领取等相关环节的管理。二、承接1.客户受理设立专门的业务受理窗口，由具备专业知识和良好沟通能力的工作人员负责接待客户。工作人员应热情、礼貌地询问客户刻章需求，包括公章类型（如企业公章、财务专用章、法人章等）、用途、数量等详细信息，并认真填写《公章刻制业务受理登记表》。对于客户提交的刻章申请材料，工作人员应仔细核对其完整性和真实性。申请材料一般包括营业执照副本原件及复印件、法定代表人身份证明原件及复印件、经办人身份证明原件及复印件等（具体要求根据当地公安机关规定执行）。如发现材料不齐全或不符合要求，应一次性告知客户需补充或更正的内容。2.合同签订经审核客户申请材料无误后，与客户签订《公章刻制合同》。合同应明确双方的权利和义务，包括刻章的规格、材质、价格、交付时间、质量标准、售后服务等条款。合同内容应符合法律法规要求，确保双方权益得到有效保障。在签订合同前，向客户详细说明合同条款，特别是关于质量标准和违约责任的内容，确保客户理解并同意相关条款。合同签订后，双方应各执一份留存备查。三、登记1.信息录入承接业务后，负责登记的工作人员应立即将客户及刻章业务的相关信息准确录入公司的公章刻制管理系统。录入信息包括客户名称、联系人、联系电话、刻章类型、数量、申请日期、合同编号等。确保录入信息的完整性和准确性，以便后续各环节能够及时、准确地获取相关信息，进行有效的跟踪和管理。2.档案建立根据录入的信息，为每个刻章业务建立独立的档案。档案内容包括客户提交的申请材料复印件、《公章刻制合同》、《公章刻制业务受理登记表》以及在刻制过程中产生的其他相关文件和记录。档案应按照业务发生时间顺序进行编号和整理，确保档案资料的系统性和可查性。同时，建立电子档案备份，方便快速检索和查阅。四、制作1.工艺安排根据客户要求和合同约定，安排经验丰富、技术熟练的刻章师傅进行公章制作。刻章师傅应具备相应的资质证书和技能水平，熟悉各种公章的刻制工艺和标准。在制作前，刻章师傅应仔细研究客户提供的公章样式和规格要求，结合公司的工艺标准和质量控制要求，制定详细的制作工艺方案。工艺方案应包括刻制工具的选择、刻制步骤、质量检验要点等内容，确保公章制作过程的规范性和准确性。2.制作过程控制刻章师傅在制作过程中应严格按照工艺方案进行操作，确保公章的图案、文字清晰、规范，线条流畅，深度和力度符合要求。制作过程中应做好记录，包括开始时间、结束时间、使用的工具和材料等信息，以便追溯和质量控制。对于重要或复杂的公章制作，实行双人复核制度。即由另一位经验丰富的刻章师傅对已完成部分进行复核，检查是否存在质量问题或不符合工艺要求的地方。如发现问题，应及时整改，确保公章制作质量达到高标准。3.安全管理加强制作场所的安全管理，确保制作过程中的设备、工具和材料安全。制作场所应配备必要的消防器材和安全防护设施，防止发生火灾、盗窃等安全事故。对刻章工具和材料进行严格管理，建立领用、使用和归还登记制度。刻章师傅领用工具和材料时，应填写领用登记表，注明名称、规格、数量等信息；使用完毕后，应及时归还并进行核对，确保工具和材料的安全和完整。五、检验1.首件检验公章制作完成后，首先进行首件检验。由质量检验人员按照质量标准和工艺要求，对首枚公章进行全面细致的检验。检验内容包括公章的尺寸、图案、文字、线条、材质等方面，确保各项指标符合客户要求和相关标准。首件检验合格后，方可进行批量制作。如首件检验不合格，应及时分析原因，采取纠正措施，重新制作直至检验合格为止。2.过程检验在公章批量制作过程中，质量检验人员应进行不定期的抽检。抽检比例根据实际情况确定，但不得低于规定的最低比例。抽检内容与首件检验相同，主要检查公章的质量稳定性和一致性。如发现抽检的公章存在质量问题，应立即停止制作，对已制作完成的公章进行逐枚检验，确保不合格产品不流入下一环节。同时，对产生质量问题的原因进行深入分析，采取有效的纠正措施，防止类似问题再次发生。3.成品检验公章制作完成后，必须进行成品检验。由质量检验人员对每枚公章进行最终检验，确保公章质量完全符合客户要求和相关标准。检验合格的公章应加盖质量合格章，并填写《公章成品检验报告》。成品检验报告应包括公章的基本信息（如客户名称、公章类型、规格、数量等）、检验项目、检验结果、检验人员签名等内容。检验报告应存档保存，作为公章质量追溯和查询的重要依据。六、保管1.保管场所设立专门的公章保管库，保管库应具备良好的安全防护设施，如防盗门窗、监控设备、报警装置等，确保公章存放安全。保管库应保持干燥、通风，温度和湿度适宜，防止公章因环境因素受损。保管库应划分不同的区域，分别存放不同类型和状态的公章，如已制作完成待领取的公章、作废公章、备用公章等。每个区域应设置明显的标识，便于管理和查找。2.保管人员职责配备专职的公章保管人员，保管人员应具备高度的责任心和安全意识，熟悉公章保管的相关规定和流程。保管人员负责公章的日常保管、出入库登记、定期盘点等工作。保管人员应严格遵守公章保管制度，不得擅自将公章转借、挪用或带出保管库。如因工作需要必须使用公章，应按照规定的审批程序进行申请和登记。定期对保管库进行巡查，检查公章存放情况、安全防护设施运行情况等，发现问题及时报告并处理。同时，做好保管库的清洁卫生工作，保持环境整洁。3.安全管理制度建立健全公章保管安全管理制度，明确保管人员的安全责任和操作规程。加强对保管人员的安全教育和培训，提高其安全意识和应急处理能力。制定公章保管应急预案，如遇火灾、盗窃、自然灾害等突发事件，应能够迅速采取有效的应急措施，保护公章安全。同时，及时向上级主管部门报告事件情况，并配合相关部门进行调查和处理。七、领取1.领取申请客户领取公章时，应提前向公司提交《公章领取申请表》。申请表应注明客户名称、公章类型、数量、领取人姓名、身份证号码、联系电话等信息，并加盖客户单位公章或法定代表人签字。领取人应携带本人有效身份证件原件，以便核对身份信息。如领取人不是法定代表人或经办人，还应提供法定代表人授权委托书。2.审批流程公司业务部门收到客户的《公章领取申请表》后，对申请信息进行审核。审核内容包括客户身份信息、申请公章的类型和数量与合同约定是否一致、是否已完成全部费用结算等。审核通过后，将申请表提交给公司负责人进行审批。公司负责人根据业务情况和相关规定，对领取申请进行审批。审批通过后，在申请表上签署同意领取意见，并注明领取时间。3.领取登记与交付公章保管人员根据审批通过的《公章领取申请表》，办理公章领取登记手续。登记内容包括领取日期、领取人姓名、身份证号码、联系电话、公章类型、数量、客户名称等信息。同时，要求领取人在《公章领取登记表》上签字确认。公章保管人员按照登记信息，准确无误地将公章交付给领取人。交付时，双方应进行当面清点和核对，确保公章数量、类型与申请一致，公章外观无损坏等问题。领取人确认无误后，在《公章交付清单》上签字签收。八、监督与检查1.内部监督公司设立专门的监督管理部门，定期对公章刻制管理的各个环节进行内部监督检查。监督检查内容包括承接业务的合规性、登记信息的准确性、制作工艺的规范性、检验标准的执行情况、保管制度的落实情况以及领取流程的完整性等方面。对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。同时，对违反公章刻制管理制度的行为，按照公司相关规定进行严肃处理。2.外部监督积极配合当地公安机关等相关部门的监督检查工作，如实提供公章刻制管理的相关资料和信息。对于公安机关等部门提出的整改意见和要求，认真落实，及时整改到位。关注行业动态和法律法规变化，不断完善公章刻制管理制度，确保公司的公章刻制管理工作符合国家法律法规和行业规范要求，维护公司的良好形象和市