海信采购管理制度

海信采购管理制度一、总则1.目的为了规范海信集团（以下简称"集团"）采购行为，加强采购管理，确保采购工作高效、有序进行，保障集团生产经营活动的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于集团总部及各子公司的采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低化，提高采购效益。公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购决策公正合理。诚实守信原则：与供应商建立良好的合作关系，诚实守信，履行合同约定。二、采购组织与职责1.采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：审议采购战略、政策和制度。审批重大采购项目的采购计划、预算和采购方案。监督采购工作的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购执行部门集团采购部为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：制定和执行采购计划，根据各部门需求编制采购预算。组织供应商开发、评估和选择，建立供应商档案。负责采购合同的签订、执行和管理，跟踪采购进度和交付情况。协调处理采购过程中的各类问题，与供应商进行沟通和协商。分析采购数据，进行采购成本控制和绩效评估。3.需求部门各需求部门负责提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、供应商选择等工作，并配合采购部完成采购验收等工作。其主要职责包括：根据生产经营需要，准确、及时地提出采购申请。提供采购项目的技术要求、质量标准等详细信息。参与供应商的技术交流和考察，协助采购部进行供应商评估。负责采购物资的验收工作，对验收结果负责。三、采购流程1.采购申请需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、需求时间、技术要求、预算金额等信息。《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部。2.采购计划编制采购部收到《采购申请表》后，进行汇总分析，结合库存情况、市场供应状况等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式、预算金额等内容，并报采购决策委员会审批。3.供应商选择与管理供应商开发采购部根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其基本信息、资质证明、业绩情况等资料。采购部组织相关人员对符合基本条件的供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制、管理水平、售后服务等方面的情况。供应商评估采购部会同需求部门、质量部门等相关人员，依据供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，对供应商进行综合评估。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对于不合格供应商，采购部应及时将其从供应商名单中剔除。供应商选择根据评估结果，采购部选择合适的供应商进行采购谈判。对于重大采购项目，采购部应组织招标或竞争性谈判等采购活动，按照相关规定确定中标供应商或成交供应商。采购部与选定的供应商签订《采购合同》，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。4.采购合同执行采购部负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付物资或服务。供应商交付物资或服务时，采购部应组织需求部门、质量部门等相关人员进行验收。验收合格后，采购部办理入库手续；验收不合格的，采购部应及时与供应商协商处理，要求其采取补货、换货、退货等措施。5.付款管理采购部根据采购合同约定，在物资或服务验收合格后，及时办理付款申请手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经采购部负责人审核、财务部门审核、分管领导审批后，按照集团财务管理制度进行付款。四、采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规和集团相关规定进行，包括公开招标和邀请招标两种形式。公开招标：采购部通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的程序和标准确定中标供应商。邀请招标：采购部向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标，按照规定的程序和标准确定中标供应商。2.竞争性谈判采购对于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的采购项目，或者招标后没有供应商投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。采购部与不少于三家的供应商进行谈判，按照谈判文件规定的程序和评定成交的标准确定成交供应商。3.询价采购对于规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购方式。采购部向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购部根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购部应与供应商进行协商，按照集团相关规定确定成交供应商，并报采购决策委员会批准。五、采购预算管理1.预算编制采购部会同各需求部门，根据集团年度经营计划和业务发展需要，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并细化到具体的采购明细项目。采购预算编制应遵循"零基预算"原则，充分考虑市场价格波动、业务需求变化等因素，确保预算的科学性和合理性。2.预算执行与控制采购部应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。采购部定期对采购预算执行情况进行分析和监控，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的有效执行。3.预算调整在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：国家政策法规发生重大变化，导致采购项目的成本、价格等发生重大变动的。市场价格波动较大，超出预算范围的。因不可抗力因素，如自然灾害、战争等，导致采购项目无法按原计划执行的。其他不可预见的原因，导致采购预算需要调整的。采购预算调整申请应经需求部门、采购部、财务部门等相关部门审核，报采购决策委员会批准后执行。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括但不限于供应商风险、质量风险、价格风险、合同风险、付款风险等。供应商风险：如供应商破产、倒闭、违约、产品质量问题等。质量风险：采购物资或服务不符合质量标准，影响生产经营活动。价格风险：市场价格波动导致采购成本增加。合同风险：合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等。付款风险：供应商未按时交货或提供发票，导致付款延误或出现财务风险。2.风险应对措施针对识别出的采购风险，采购部应制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。供应商风险管理加强供应商评估和选择，建立长期稳定的供应商合作关系。定期对供应商进行跟踪和评估，及时发现和解决供应商存在的问题。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任。质量风险管理严格把控采购物资的质量标准，要求供应商提供质量合格证明文件。加强采购过程中的质量检验和验收工作，确保采购物资符合质量要求。对于质量不合格的采购物资，及时与供应商协商处理，要求其采取补货、换货、退货等措施。价格风险管理关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时掌握价格变化情况。与供应商协商签订价格调整条款，约定价格调整的条件和方式。通过招标、竞争性谈判等采购方式，引入竞争机制，降低采购价格。合同风险管理加强采购合同的审核和管理，确保合同条款合法、合规、完善。严格按照合同约定执行采购活动，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时解决。建立合同纠纷处理机制，妥善处理合同纠纷，维护集团合法权益。付款风险管理严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款，确保付款及时、准确。加强与供应商的沟通协调，及时了解供应商的交货和发票开具情况，避免因付款延误产生纠纷。定期对付款情况进行审计和监督，防范付款风险。七、采购绩效评估1.评估指标采购绩效评估指标应包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商管理等方面，具体如下：采购成本：包括采购价格、采购费用、运输成本等，评估采购成本是否控制在预算范围内，是否实现了采购成本的降低。采购质量：评估采购物资或服务是否符合质量标准，是否满足生产经营活动的需要。采购效率：包括采购周期、交货及时性等，评估采购活动是否按时完成，是否满足需求部门的时间要求。供应商管理：包括供应商评估、供应商满意度、供应商合作稳定性等，评估供应商管理工作的成效。2.评估方法采购绩效评估采用定量与定性相结合的方法，具体如下：定量评估：通过对采购成本、采购质量、采购效率等指标进行数据统计和分析，计算各项指标的得分，得出定量评估结果。定性评估：通过对供应商管理、采购过程中的沟通协调、问题解决能力等方面进行主观评价，得出定性评估结果。3.评估周期采购绩效评估周期为每季度一次，采购部应在每季度结束后15个工作日内完成本季度的采购绩效评估报告，并提交至采购决策委员会和相关部门。4.评估结果应用采购绩效评估结果作为采购部和采购人员绩效考核、奖惩的重要依据，同时也为采购决策、采购流程优化、供应商管理等提供参考依据。对于采购绩效优秀的部门和个人，给