2025企业员工人事档案保管的合同范本

2025企业员工人事档案保管的合同范本甲方（员工）：乙方（企业）：鉴于甲方为乙方的在职员工，乙方负责管理甲方的人事档案，为明确双方的权利与义务，依据《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，并结合实际情况，甲乙双方经友好协商，达成如下协议：第一条合同的目的和依据本合同旨在规范乙方对甲方人事档案的保管工作，确保档案的真实、完整和安全。本合同的签订依据包括但不限于以下文件：《中华人民共和国劳动合同法》；《中华人民共和国档案法》；《企业事业单位档案管理规范》（GB/T17608-1999）；其他相关法律法规及乙方内部规章制度。第二条合同的有效期限本合同自签订之日起生效，至甲方与乙方的劳动关系终止或双方协商一致解除之日止。合同期限为年，具体起止日期为年月日至年月日。第三条双方的权利与义务甲方的权利与义务信息的真实性：甲方应确保其提供的个人资料（包括但不限于学历证明、工作经历、培训记录等）真实、准确和完整。如因甲方提供虚假或不完整的信息导致档案内容错误，乙方不承担任何责任。及时更新：甲方在个人情况发生变化时（如联系方式变更、家庭成员信息变动等），应及时通知乙方，并配合乙方完成档案的更新工作。配合义务：甲方应积极配合乙方的档案管理工作，包括提供必要的文件资料以及协助乙方进行档案的核查和整理。乙方的权利与义务档案管理：乙方负责甲方人事档案的收集、整理、归档及保管工作，并确保档案的安全性和完整性。乙方应当按照国家相关规定建立完善的档案管理制度。信息保密：乙方对甲方的人事档案负有保密义务，未经甲方书面同意，不得向第三方泄露甲方的个人隐私信息或档案内容，法律法规另有规定除外。档案使用：在甲方与乙方劳动关系存续期间，乙方有权根据需要使用甲方的档案信息，包括但不限于招聘、培训、绩效考核等用途。第四条档案管理的具体内容与要求档案收集：乙方应按照国家相关规定和乙方内部制度的要求，及时收集甲方的相关人事资料，并进行分类整理。档案归档：乙方应当在收到甲方的各类人事资料后，及时完成归档工作，并做好登记记录。归档范围包括但不限于：甲方的证件明文件（如证件、护照等）；甲方的学历证明文件（如毕业证、学位证等）；甲方的工作经历证明；甲方与乙方签订的劳动合同及相关补充协议；甲方的培训记录和考核结果；其他与甲方工作相关的文件资料。档案保管：乙方应当为甲方提供安全、可靠的档案保管环境，防止档案损坏或遗失。如因乙方管理不善导致档案损毁或丢失，乙方应承担相应的法律责任。电子档案管理：若乙方采用电子化方式管理人事档案，应当采取必要的技术措施确保电子档案的安全性，并定期备份以防止数据丢失。第五条档案的使用与查询内部使用：在甲方与乙方劳动关系存续期间，乙方因工作需要可以查阅、复制甲方的人事档案。查阅或复制档案应当履行相关审批程序，并做好记录。外部提供：未经甲方书面同意，乙方不得将甲方的档案信息提供给第三方。如因法律要求或其他正当理由确需提供的，乙方应当提前通知甲方并征得其书面同意。员工查询：在符合法律法规的前提下，甲方有权了解其人事档案的保管情况，并可以提出合理的查阅请求。乙方应在收到甲方查询申请后个工作日内予以回复。第六条合同的费用与支付方式管理费：乙方为甲方提供人事档案保管服务的，双方约定每年收取档案管理费人民币元（大写：）。该费用应当由甲方在每年的月日前支付至乙方指定账户。其他费用：如因甲方要求办理档案转递、复印或其他特殊服务产生额外费用的，由甲方承担。第七条双方的权利与义务员工权利：有权了解本人人事档案的管理情况；有权要求乙方依法保护其个人隐私和档案信息安全；有权拒绝提供虚假或不完整的信息。企业义务：为甲方提供符合标准的人事档案保管服务；确保档案管理工作的规范性和保密性；及时处理甲方关于档案管理的合理请求。第八条违约责任甲方违约责任：若甲方未按本合同约定履行义务，如提供虚假信息、拒绝配合档案更新等，乙方有权要求甲方改正或采取其他补救措施。情节严重的，乙方有权解除本合同，并追究甲方的相应法律责任。乙方违约责任：若乙方因管理不善导致甲方档案损坏或遗失，或者未经甲方同意泄露甲方隐私信息，乙方应当承担相应的赔偿责任。第九条争议解决如双方在履行本合同过程中发生争议，应通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向有管辖权的人民法院提起诉讼。第十条其他条款合同变更：本合同的任何修改或补充均需经双方协商一致，并以书面形式确认后方可生效。不可抗力：因不可抗力导致本合同无法履行的，双方应及时协商解决。通知方式：本合同项下所有通知、文件应当采用书面形式，并通过邮件、传真或亲自送达的方式发送至对方指定地址。任何一方变更地址的，应当提前日以书面形式通知另一方。第十一章签署甲方（签字）：日期：年月日乙方（盖章