线上会议管理制度范文

线上会议管理制度范文第一章总则

为确保线上会议的高效、有序进行，提高会议质量，明确会议各方职责，制定本线上会议管理制度。本制度适用于公司所有线上会议的组织、召开及管理。

一、目的

1.规范线上会议的组织和召开流程，提高会议效率。

2.明确会议参与者的职责与权利，确保会议的权威性和严肃性。

3.加强会议纪要的跟踪落实，确保会议决策的执行。

二、适用范围

1.本制度适用于公司各级单位、部门及项目组召开的线上会议。

2.本制度所称线上会议，包括但不限于视频会议、电话会议、网络会议等形式。

三、会议类型

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度例会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时组织的会议。

四、会议组织者

1.定期会议的组织者为公司各级单位、部门及项目组负责人。

2.临时会议的组织者可根据实际情况指定。

五、会议参与者

1.会议参与者包括主持人、发言人和其他参会人员。

2.主持人负责主持会议，确保会议的顺利进行。

3.发言人负责汇报工作、发表意见或建议。

4.其他参会人员应积极参与会议讨论，并提出建设性意见。

六、会议纪律

1.会议参与者应按时参加，不得迟到、早退。

2.会议期间，参会人员应保持会场安静，关闭手机或调至静音状态。

3.会议内容涉及商业秘密的，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露。

七、本制度的解释权归公司董事会所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。如有违反本制度规定，将按照公司相关规定进行处理。

第二章会议流程

为确保线上会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的职责和要求，制定以下会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议组织者应根据工作需要，明确会议主题，并在会议通知中注明。

2.制定会议议程：会议组织者应提前制定会议议程，包括会议议题、预计时长、发言顺序等。

3.发送会议通知：会议组织者应在会议召开前至少1个工作日，向参会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、议程、参会人员等。

4.准备会议材料：会议组织者应提前准备好会议相关材料，并在会议召开前至少1个工作日发送给参会人员。

5.技术测试：会议组织者应提前进行线上会议系统的技术测试，确保会议当天设备正常、网络畅通。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，会议组织者应进行参会人员签到，确保参会人员按时参加。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，并对会议纪律提出要求。

3.会议议程执行：按照会议议程，依次进行议题讨论。

4.发言人发言：发言人针对议题进行汇报、发表意见或建议。

5.会议讨论：参会人员围绕议题展开讨论，提出建议和意见。

6.会议决策：根据讨论结果，会议主持人或指定人员对议题进行决策。

三、会议结束

1.会议总结：会议主持人对本次会议的讨论成果、决策等进行总结。

2.会议纪要：会议组织者指定专人负责记录会议纪要，并在会议结束后1个工作日内完成初稿。

3.会议纪要确认：会议纪要初稿完成后，应征求参会人员的意见，确保纪要内容准确无误。

4.发布会议纪要：会议纪要确认无误后，会议组织者应及时发布给参会人员。

四、会议延期或取消

1.如因特殊情况需延期或取消会议，会议组织者应提前通知参会人员。

2.会议延期或取消的通知应包括原因、延期后的时间或取消后的后续安排。

3.会议组织者应根据实际情况，重新安排会议议程和通知参会人员。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，加强对会议纪要的跟踪落实，提高工作效率，制定以下会议纪要跟踪落实措施：

一、会议纪要的制定与发布

1.会议纪要应详细记录会议主题、议程、参会人员、讨论内容、决策结果等信息。

2.会议纪要制定人应在会议结束后1个工作日内完成初稿，并提交给会议组织者审核。

3.会议组织者应在收到会议纪要初稿后1个工作日内完成审核，并提出修改意见。

4.会议纪要经确认无误后，由会议组织者发布给参会人员。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.会议纪要中明确的任务和决策，应明确责任人和完成时限。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，并按时完成。

3.会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行跟踪，了解进展情况，协调解决问题。

4.如会议纪要执行过程中出现重大问题，应及时向会议组织者汇报，并寻求解决方案。

三、会议纪要的反馈与评估

1.责任人在完成任务后，应将执行情况反馈给会议组织者。

2.会议组织者应对会议纪要的执行效果进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供借鉴。

3.对于未按期完成的任务，会议组织者应分析原因，督促责任人尽快完成，并视情况调整工作计划。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，以备查阅。

2.会议纪要的归档应确保信息安全，防止泄露公司内部信息。

3.会议组织者应定期对会议纪要归档情况进行检查，确保归档完整、准确。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用，维护良好的会议环境，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向行政部门或指定人员提交会议室申请。

2.申请内容包括会议主题、时间、参会人数、所需设备等。

3.行政部门或指定人员根据申请内容，合理安排会议室，并在会议前做好准备工作。

4.如遇会议室冲突，按照申请提交的先后顺序进行协调。

二、会议室使用

1.会议室内应保持整洁，不得随意摆放私人物品。

2.会议期间，参会人员应遵守会议室管理规定，保持安静，不得吸烟、乱扔垃圾。

3.会议室内设备使用完毕后，应关闭电源，确保设备处于安全状态。

4.如需在会议室内就餐，应提前向行政部门申请，并在餐后清理现场。

三、会议室设备管理

1.会议室内的设备应定期进行维护保养，确保设备正常运行。

2.使用会议室设备时，应遵循设备操作规程，不得擅自拆卸、更改设置。

3.如发现设备故障，应及时报告行政部门或指定人员，以便及时维修。

4.会议室内设备的使用，应由指定人员进行操作，非专业人员不得随意操作。

四、会议室安全与保密

1.会议室应定期进行安全检查，确保消防设施、电源线路等安全无隐患。

2.会议室内应加强保密意识，会议内容涉及商业秘密的，参会人员应严格遵守保密规定。

3.会议结束后，应确保携带个人物品离开，不得遗留含有敏感信息的文件或资料。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据公司实际情况制定，并在公司内部进行公示。

2.特殊情况下，行政部门可根据需要调整会议室开放时间，并提前通知相关人员。

遵循以上管理规定，共同维护良好的会议室环境，提高会议效率。如有违反规定的行为，将按照公司相关规定进行处理。

第五章附则

为确保本线上会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释