2025企业采购合同管理规范

2025企业采购合同管理规范第一章总则第一条为规范企业采购合同的管理工作，保障企业合法权益，降低经营风险，提升采购效率和质量，根据相关法律法规及企业管理规定，制定本规范。第二条本规范适用于企业所有采购活动中的合同订立、履行、变更、终止以及档案管理等事项。任何涉及采购合同的行为均应遵守本规范的相关规定。第三条企业采购合同管理应当遵循合法性、合规性、公平性、透明性的原则，确保合同内容真实、完整、有效，并符合企业经营目标和战略发展需求。第二章职责分工第四条企业的采购部门负责采购合同的具体管理工作，包括但不限于供应商的选择、合同的洽谈与订立、合同履行的监督以及相关问题的处理。第五条财务部负责对采购合同中涉及的财务条款进行审核，确保资金支付符合企业内部管理规定和财务纪律。第六条使用部门（需求部门）负责提供采购需求，并参与合同履行过程中的验收工作，确保采购物资或服务的质量符合企业要求。第七条法务部负责对采购合同的内容进行法律审查，确保合同的合法性和合规性，并协助处理合同履行过程中可能出现的法律纠纷。第八条企业管理部负责监督和检查采购合同管理工作，定期对合同管理情况进行评估，并提出改进建议。第三章合同订立第九条企业采购合同的订立应当遵循以下程序：需求确认：使用部门根据实际需求提交采购申请，并明确采购物资或服务的具体要求，包括数量、质量、技术标准等。供应商选择：采购部门应当建立供应商库，对供应商进行资质审查和评估，确保其具备履约能力。供应商的选择应当遵循公开、公平、公正的原则。合同谈判：采购部门与供应商就合同内容进行充分协商，明确双方的权利和义务，并形成书面谈判记录。合同审核：合同文本应当提交法务部进行法律审查，并由财务部对涉及金额、付款方式等条款进行审核。审核意见应当及时反馈给采购部门。合同签订：经审核通过的合同，由企业法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订前，合同应当加盖双方公章，并签署日期。第十条合同内容应当包括但不限于以下条款：采购标的物的名称、规格、型号、数量、质量要求等；价格及付款方式；交货时间、地点及运输方式；双方的权利和义务；履约期限和条件；违约责任及争议解决方式；其他双方认为需要约定的事项。第四章合同履行与变更第十一条采购部门应当建立合同履行跟踪机制，定期检查合同履行情况，并及时向使用部门反馈相关信息。如发现供应商未按合同约定履行义务，应当立即采取措施，督促其改正。第十二条在合同履行过程中，如需对合同内容进行变更，应当由双方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议应当经过法务部和财务部的审核，并报企业管理部备案。第十三条企业应当按照合同约定的时间、方式支付款项，不得无故拖延或拒付。如有特殊情况需要延迟付款，应当与供应商协商一致，并报企业管理部审批。第五章合同权利义务的终止第十四条合同履行完毕后，采购部门应当及时组织验收，并办理结算手续。验收结果应当由双方签字确认，并作为合同履行完成的证明。第十五条如因不可抗力或其他法定原因导致合同无法履行，双方应当协商解除合同或变更合同内容。解除合同的，应当签订书面协议，并报企业管理部备案。第六章合同档案管理第十六条企业应当建立完善的采购合同档案管理制度，对每份合同进行分类、编号和存档。合同档案应当包括合同文本、谈判记录、补充协议、验收单据等相关资料。第十七条合同档案的保存期限不得少于法律法规规定的最低保存年限，并应当确保档案的安全性和完整性。如有需要查阅或调用合同档案，应当履行审批程序。第七章责任追究第十八条任何因违反本规范导致企业遭受经济损失或法律纠纷的行为，将依法追究相关责任人的责任。第十九条对于在合同管理过程中玩忽职守、徇私舞弊的人员，企业将依法依规给予纪律处分；情节严重的，移交司法机关处理。第八章附则第二十条本规