委托承办会议协议书

委托承办会议协议书甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方拟举办[会议名称]会议，现委托乙方承办该会议相关事宜，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[具体会议名称]2.会议时间：[开始日期][结束日期]3.会议地点：[详细地址]4.参会人数：预计[x]人二、服务内容及要求1.会议策划根据甲方需求，乙方负责制定详细的会议策划方案，包括会议议程安排、活动流程设计、主题设定等，确保会议内容丰富、形式多样，符合甲方预期目标。策划方案应提前[x]个工作日提交给甲方审核，甲方有权提出修改意见，乙方应根据甲方意见及时进行调整和完善。2.场地布置乙方负责根据会议主题和风格，对会议场地进行整体布置，包括舞台搭建、音响设备调试、灯光设计、桌椅摆放、横幅悬挂、资料展示等，营造出与会议氛围相契合的环境。场地布置应在会议开始前[x]小时完成，并确保布置效果符合行业标准和甲方要求，达到良好的视觉和使用体验。3.餐饮安排提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、茶歇等，餐饮标准应按照甲方确定的每人每餐[x]元执行。餐饮种类应丰富多样，注重营养搭配和口味选择，确保食品安全卫生，符合国家相关标准。在会议期间，乙方应根据实际参会人数及时调整餐饮数量，避免浪费。4.住宿安排协助甲方安排参会人员的住宿事宜，与周边酒店进行沟通协调，争取优惠价格，并根据参会人员的需求预订合适的房型。负责办理参会人员的入住、退房手续，确保住宿安排的便捷和高效。在会议前[x]天，向甲方提供详细的住宿人员名单及房间分配情况。5.会议资料准备根据会议内容和议程，制作并印刷会议资料，包括会议手册、议程表、嘉宾介绍、相关资料文件等，确保资料内容准确、清晰、完整。会议资料应在会议开始前[x]天交付给甲方审核，经甲方确认后进行批量印刷，并在会议签到时发放给参会人员。6.会议设备及技术支持提供会议所需的设备，如投影仪、麦克风、电脑、音响等，并确保设备性能良好，在会议期间正常运行。安排专业技术人员在会议现场提供技术支持，及时解决设备故障和技术问题，保障会议的顺利进行。7.会议服务人员配备配备足够数量的会议服务人员，包括会议主持人、礼仪人员、引导员、服务员等，服务人员应具备良好的形象、专业的服务态度和较强的沟通协调能力。服务人员应在会议前接受相关培训，熟悉会议流程和服务要求，为参会人员提供优质、周到的服务。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方承办会议的各项工作进行监督和检查，提出意见和建议。有权根据实际情况对会议内容、议程、场地布置等进行调整，但应提前通知乙方。有权审核乙方提交的各项策划方案、费用预算等文件，并要求乙方进行修改和完善。2.义务向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，包括会议主题、参会人员名单、会议议程要求等，确保提供的信息真实、准确、完整。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付承办费用。在会议举办过程中，积极配合乙方的工作，协调参会人员与乙方服务人员之间的关系，共同确保会议的顺利进行。（二）乙方权利与义务1.权利有权按照本协议约定获得承办费用。根据会议策划和实际执行情况，在符合甲方要求的前提下，自主安排各项服务工作的具体细节和方式。2.义务严格按照本协议约定的服务内容、要求和标准，认真履行承办职责，确保会议的顺利举办。未经甲方书面同意，不得将本协议项下的承办工作转包或分包给第三方。负责会议期间的安全保障工作，制定安全应急预案，采取必要的安全措施，确保参会人员的人身和财产安全。如因乙方原因导致会议期间发生安全事故，乙方应承担相应的法律责任。遵守国家法律法规和相关行业规范，尊重参会人员的风俗习惯和宗教信仰，提供文明、礼貌、专业的服务。在会议结束后，及时向甲方提交会议总结报告，包括会议效果评估、经验教训总结等内容，并根据甲方反馈意见进行改进和完善。四、费用及支付方式1.承办费用本次会议承办费用总计为人民币[x]元（大写：[大写金额]）。费用明细如下：会议策划费用：人民币[x]元场地布置费用：人民币[x]元餐饮费用：人民币[x]元住宿费用：人民币[x]元会议资料费用：人民币[x]元会议设备及技术支持费用：人民币[x]元会议服务人员费用：人民币[x]元其他费用（如有）：人民币[x]元2.支付方式甲方应在本协议签订后[x]个工作日内，向乙方支付承办费用的[x]%作为预付款，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。在会议结束后[x]个工作日内，甲方对会议承办情况进行验收，如验收合格，甲方应向乙方支付剩余承办费用，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。五、违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付承办费用，每逾期一天，应按照未支付金额的[x]%向乙方支付违约金。逾期超过[x]天的，乙方有权暂停会议承办工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金。2.若乙方未按照本协议约定的服务内容、要求和标准履行承办职责，导致会议无法正常举办或出现质量问题，乙方应承担违约责任，负责采取补救措施，并退还甲方已支付的承办费用，同时按照承办费用总额的[x]%向甲方支付违约金。如因乙方违约给甲方造成其他损失的，乙方还应承担相应的赔偿责任。3.任何一方违反本协议约定的保密义务，应向对方支付违约金人民币[x]元，并赔偿对方因此遭受的全部损失。4.如因不可抗力或政府行为等不可预见、不可避免的原因导致本协议无法履行或部分无法履行，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。双方应协商解决因不可抗力或政府行为等原因导致的问题，尽可能减少损失。六、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本次会议结束。2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。3.本协议未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。甲方（盖章）：______