公司合同管理流程

公司合同管理流程一、总则1.目的本流程旨在规范公司合同管理行为，加强合同风险防范，维护公司合法权益，提高合同管理效率和质量，确保公司各项业务活动的顺利开展。2.适用范围本流程适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等应符合国家法律法规及相关政策的规定。风险防控原则：强化合同风险识别、评估和应对措施，有效防范合同风险。职责明确原则：明确各部门在合同管理中的职责，确保合同管理工作有序进行。全程管控原则：对合同的全过程进行跟踪管理，确保合同履行到位。二、合同管理职责分工1.合同管理部门公司设立合同管理部门，负责统筹协调公司合同管理工作，制定和完善合同管理制度、流程，对合同签订、履行、变更、解除等环节进行监督和指导。负责审核合同文本，提出修改意见和风险防范建议，确保合同条款合法合规、公平合理、明确清晰。建立合同台账，对合同的签订、履行情况进行记录和统计分析，定期向上级领导汇报合同管理工作情况。参与重大合同的谈判、起草、签订等工作，协助处理合同纠纷和法律事务。2.业务部门业务部门是合同的承办部门，负责合同的前期调研、谈判、起草、履行等具体工作。对合同项目进行可行性研究和风险评估，提出合同签订的必要性和可行性意见。按照合同管理制度和流程，将合同文本及相关资料提交合同管理部门审核，并根据审核意见进行修改完善。负责合同的履行，及时处理合同履行过程中出现的问题，确保合同目标的实现。定期向合同管理部门汇报合同履行情况，配合合同管理部门做好合同纠纷的处理工作。3.财务部门负责审核合同中涉及的财务条款，包括付款方式、结算期限、费用标准等，确保合同财务条款合法合规、符合公司财务制度要求。根据合同约定和业务部门的付款申请，及时办理款项支付手续，并对合同执行情况进行财务监督。参与合同纠纷的处理，提供相关财务数据和资料，协助分析合同纠纷产生的财务原因。4.法务部门为合同管理提供法律支持和咨询服务，对合同文本进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规的规定。参与重大合同的谈判、起草等工作，从法律角度提出风险防范建议和应对措施。协助处理合同纠纷和法律事务，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序，维护公司合法权益。三、合同签订流程1.合同立项业务部门根据业务需求，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的名称、背景、内容、金额、履行期限等信息，并对项目的可行性进行分析和评估。《合同立项申请表》经部门负责人审核签字后，提交至合同管理部门。合同管理部门对合同立项申请进行审核，重点审查项目的必要性、可行性、合规性等，审核通过后报公司领导审批。2.合同起草业务部门根据合同立项申请和谈判结果，负责起草合同文本。合同文本应使用公司统一制定的合同模板，确保合同条款完整、准确、规范。合同文本应明确双方的权利和义务，包括合同标的、数量、质量、价格、履行期限、地点、方式、违约责任等条款，避免出现模糊不清、歧义或显失公平的内容。涉及技术、法律、财务等专业条款的合同，业务部门应会同相关部门进行起草，确保合同条款符合专业要求。3.合同审核业务部门将起草好的合同文本及相关资料提交至合同管理部门进行审核。合同管理部门收到合同文本后，应在规定时间内完成审核工作。合同管理部门审核人员按照合同管理制度和审核标准，对合同文本的合法性、合规性、完整性、准确性等进行全面审查，重点关注合同条款是否存在风险漏洞，是否符合公司利益和战略要求。审核人员对合同文本提出修改意见和风险防范建议，并反馈给业务部门。业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，再次提交合同管理部门审核。对于重大合同或涉及复杂法律、财务问题的合同，合同管理部门应组织相关部门进行会审，共同研究合同条款，提出审核意见。4.合同审批经合同管理部门审核通过的合同文本，按照公司内部审批流程提交审批。审批流程根据合同金额、重要性等因素确定，一般包括业务部门负责人、分管领导、财务部门负责人、法务部门负责人、公司总经理等审批环节。各级审批人员应认真审查合同文本，对合同的真实性、合法性、合理性、可行性等进行全面评估，签署审批意见。审批通过的合同，由公司总经理或其授权人签字盖章。5.合同签订合同经审批通过后，业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同时，应确保合同文本与审批通过的版本一致，双方当事人应在合同上签字盖章，加盖骑缝章。合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门、财务部门、法务部门等相关部门存档备案，确保各部门能够及时掌握合同履行情况。四、合同履行管理1.履行计划制定合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确合同履行的各个阶段、时间节点、责任人等内容，并将履行计划提交合同管理部门备案。履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定顺利履行。2.履行跟踪与监控业务部门负责合同的具体履行工作，按照履行计划及时组织实施，并定期向合同管理部门汇报合同履行情况。合同管理部门应建立合同履行跟踪台账，对合同履行情况进行实时监控，及时掌握合同履行进度、质量、付款等情况，发现问题及时督促业务部门采取措施解决。财务部门应按照合同约定和业务部门的付款申请，及时办理款项支付手续，并对合同执行情况进行财务监督，确保资金支付安全、合规。3.变更管理在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、时间、双方的权利和义务等条款，经合同管理部门审核、公司领导审批后生效。合同管理部门应及时对合同变更情况进行记录，并调整合同履行跟踪台账和相关档案资料。4.解除管理在合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与对方当事人协商解除合同，并签订书面解除协议。解除协议应明确解除的原因、时间、双方的权利和义务等条款，经合同管理部门审核、公司领导审批后生效。合同管理部门应及时对合同解除情况进行记录，并清理合同履行跟踪台账和相关档案资料。五、合同纠纷处理1.纠纷预警合同履行过程中，业务部门应密切关注合同履行情况，及时发现可能引发合同纠纷的风险因素，并向合同管理部门报告。合同管理部门应定期对合同履行情况进行分析评估，及时发现潜在的合同纠纷隐患，发出纠纷预警通知，提醒业务部门采取防范措施。2.纠纷处理当合同纠纷发生时，业务部门应及时收集相关证据资料，分析纠纷原因，制定纠纷处理方案，并提交合同管理部门审核。合同管理部门应会同法务部门等相关部门对纠纷处理方案进行研究论证，提出处理意见和建议。根据纠纷处理方案，业务部门负责与对方当事人进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。如协商不成，可根据合同约定或法律法规的规定，通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，合同管理部门应及时向公司领导汇报纠纷处理进展情况，配合法务部门做好相关法律事务工作。3.纠纷总结与改进合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时总结纠纷产生的原因、处理过程及结果，形成书面报告提交合同管理部门。合同管理部门应组织相关部门对合同纠纷案例进行分析研究，总结经验教训，提出改进措施和建议，完善合同管理制度和流程，避免类似纠纷再次发生。六、合同档案管理1.档案收集合同签订后，业务部门应在规定时间内将合同正本及相关附件、审批文件、履行记录等资料整理齐全，移交合同管理部门归档。合同管理部门对接收的合同档案进行审核，确保档案资料完整、准确、规范。2.档案整理与保管合同管理部门按照合同类别、签订时间等因素对合同档案进行分类整理，建立电子和纸质档案，确保档案便于查阅和管理。合同档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所，防止档案丢失、损坏或泄露。3.档案查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出或复印、拍照。因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人、合同管理部门负责人、公司领导批准后，办理借阅手续，并在规定时间内归还。借阅人应妥善保管借阅的合同档案，不得转借他人或用于其他非工作目的，确保档案安全。七、监督与考核1.监督检查合同管理部门定期对公司合同管理工作进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订流程的合规性、合同履行情况等。对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。2.考核评价建立合同管理考核评价机制，对各部门合同管理工作进行量