企业办公室管理制度

企业办公室管理制度一、总则（一）目的为加强企业办公室管理，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于企业办公室全体工作人员及在办公室开展工作的相关人员。（三）基本原则1.规范原则：各项工作流程和行为准则严格按照规定执行，确保工作的标准化和规范化。2.高效原则：优化工作流程，减少不必要的环节，提高工作效率，及时、准确地完成各项任务。3.协作原则：强调团队合作，各岗位之间密切配合，形成工作合力，共同推进办公室整体工作。4.服务原则：树立服务意识，为企业内部各部门及员工提供优质、高效的服务，保障企业运营的顺畅。二、组织架构与职责（一）办公室组织架构办公室设主任一名，副主任若干名，下设行政、文秘、后勤等岗位。（二）职责分工1.办公室主任职责全面负责办公室的管理工作，制定办公室工作计划并组织实施。协调办公室与其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利衔接。负责办公室人员的工作安排、绩效考核及培训发展。审核重要文件、报告等，对办公室工作中的重大事项进行决策。代表办公室与外部相关单位进行沟通协调。2.办公室副主任职责协助主任开展工作，负责分管领域的具体工作落实。组织相关工作会议，做好会议记录和纪要整理。对办公室各项工作进行监督检查，及时发现问题并提出改进建议。参与重要文件、报告的起草和审核工作。完成主任交办的其他临时性任务。3.行政岗位职责负责企业行政事务管理，包括办公用品采购、固定资产管理、办公区域环境维护等。制定并执行行政相关管理制度和流程，确保行政工作的规范化。安排企业车辆调度与使用，保障公务出行需求。负责企业证照办理、年检等相关工作。协助组织企业各类活动，做好活动场地布置、物资准备等工作。4.文秘岗位职责负责企业公文的起草、审核、印发、归档等工作，确保公文流转的准确性和及时性。做好企业文件资料的整理、分类、保管工作，建立健全文件档案管理制度。接听、转接企业电话，做好电话记录，及时传达重要信息。安排企业领导的日程安排，提醒重要会议和活动。参与企业重要会议的筹备工作，负责会议资料准备、会议记录等。5.后勤岗位职责负责企业办公区域的日常保洁工作，保持环境整洁卫生。做好企业食堂的管理工作，保障员工用餐质量和食品安全。负责企业水电、空调等设施设备的日常维护和报修工作，确保设施设备正常运行。管理企业宿舍，做好宿舍分配、入住登记及日常巡查等工作。协助做好企业安全保卫工作，加强对办公区域的巡查，确保企业安全。三、工作流程与规范（一）公文处理1.收文办公室专人负责签收外来公文，检查公文的完整性和时效性。对收文进行登记，记录公文的来源、文号、标题、日期等信息。根据公文内容和性质，及时呈送办公室主任或相关领导批阅。领导批阅后，按照批示意见进行传阅、办理或存档。2.发文由相关部门或人员起草公文，经部门负责人审核后交文秘岗位。文秘岗位对公文进行格式审核、内容校对，确保公文质量。将审核无误的公文呈办公室主任签发。文秘岗位负责公文的编号、印发，并将公文发送至相关部门或人员。对已发出的公文进行登记，留存发文底稿和相关资料。3.公文归档定期对办理完毕的公文进行整理，按照档案管理要求进行分类归档。建立公文电子档案，便于查询和利用。严格遵守公文保管期限规定，确保公文档案的安全和完整。（二）会议管理1.会议筹备根据会议主题和要求，确定会议时间、地点、参会人员等信息。文秘岗位负责起草会议通知，提前发送给参会人员。准备会议所需的资料、文件、文具等物品，布置会议场地。2.会议组织提前到达会议场地，检查会议准备情况，确保会议顺利进行。安排专人负责会议签到，统计参会人员情况。做好会议记录，详细记录会议内容、讨论要点、决议事项等。3.会议纪要会议结束后，及时整理会议纪要，经办公室主任审核后发送给参会人员和相关部门。跟踪会议决议事项的执行情况，及时反馈给相关领导。4.会议档案管理将会议通知、会议记录、会议纪要等资料进行整理归档，保存会议相关资料。（三）办公用品管理1.需求申报各部门根据工作需要，定期提交办公用品需求计划，注明所需物品名称、规格、数量等信息。2.采购审批行政岗位对各部门的需求计划进行汇总审核，根据库存情况制定采购计划。采购计划经办公室主任审批后实施采购。3.采购执行行政岗位按照采购计划选择合格的供应商进行采购，确保办公用品的质量和价格合理。对采购的办公用品进行验收，核对物品的规格、数量、质量等，确保与采购合同一致。4.发放领用建立办公用品领用台账，记录领用部门、人员、物品名称、数量、领用日期等信息。各部门人员凭审批后的领用申请到行政岗位领取办公用品，行政人员做好发放登记。5.库存管理定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。根据库存情况及时调整采购计划，避免积压或缺货。（四）车辆管理1.车辆调度行政岗位负责企业车辆的日常调度，根据公务出行需求合理安排车辆使用。各部门如需使用车辆，提前填写用车申请单，注明用车时间、地点、事由等信息，经部门负责人审批后交行政岗位。行政岗位根据用车申请单和车辆状况进行车辆调度安排，并及时通知驾驶员。2.驾驶员管理驾驶员必须遵守交通法规，严格按照操作规程安全驾驶车辆。定期对车辆进行维护保养，确保车辆性能良好，及时处理车辆故障和安全隐患。做好车辆清洁卫生工作，保持车内整洁。驾驶员应严格执行用车登记制度，如实记录出车时间、地点、里程、油耗等信息。3.车辆费用管理严格控制车辆费用支出，车辆维修、保养、加油等费用需经行政岗位审核，办公室主任审批后报销。定期对车辆费用进行统计分析，合理控制车辆运行成本。（五）档案管理1.档案分类企业档案分为行政档案、人事档案、财务档案、业务档案等类别。行政档案包括公文、会议记录、工作计划、总结报告等；人事档案包括员工入职、离职、考核、培训等资料；财务档案包括会计凭证、账簿、报表等；业务档案根据不同业务类型进行分类。2.档案收集各部门负责本部门档案资料的收集、整理，定期移交办公室档案管理岗位。档案管理岗位对接收的档案资料进行审核、登记，确保档案的完整性和准确性。3.档案整理按照档案分类标准对档案资料进行整理，编制档案目录，便于查询和检索。对档案资料进行装订、编号、编目等工作，确保档案的规范性。4.档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施。严格遵守档案保管期限规定，对到期档案进行鉴定和销毁。做好档案库房的安全管理工作，防止档案资料丢失、损坏或泄露。5.档案查阅因工作需要查阅档案的人员，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后交档案管理岗位。档案管理岗位根据审批意见提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅档案时，查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。四、日常办公规范（一）考勤制度1.员工应严格遵守企业规定的工作时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.如需请假，应提前按照规定的请假流程办理请假手续，经批准后方可休假。3.办公室负责对员工考勤情况进行记录和统计，每月公布考勤结果。（二）办公秩序1.保持办公区域环境整洁，不得随意丢弃垃圾，办公用品摆放整齐。2.爱护办公设施设备，不得随意损坏，如有损坏应及时报告并照价赔偿。3.工作时间内不得在办公区域大声喧哗、嬉戏打闹，保持安静的工作氛围。4.严格遵守保密制度，不得泄露企业机密信息。（三）电脑及网络使用1.员工应正确使用电脑及网络设备，不得利用办公电脑从事与工作无关的活动。2.定期对电脑进行杀毒、维护，确保系统安全稳定运行。3.妥善保管个人账号和密码，不得随意转借他人使用。4.遵守网络安全规定，不得在网络上发布不良信息或进行非法活动。五、安全与卫生管理（一）安全管理1.加强办公室安全保卫工作，制定安全管理制度和应急预案。2.安装必要的安全防范设备，如监控摄像头、门禁系统等。3.定期对办公区域进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。4.加强对员工的安全教育，提高员工的安全意识和自我防范能力。（二）卫生管理1.建立办公区域卫生管理制度，明确各区域的卫生责任人。2.定期对办公区域进行清洁消毒，保持环境整洁卫生。3.加强对公共区域卫生的管理，如会议室、卫生间等，确保无异味、无杂物。4.鼓励员工保持个人办公区域的整洁，共同维护良好的办公环境。六、监督与考核（一）监督机制1.办公室定期对各项管理制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.设立意见箱和投诉电话，接受员工和其他部门对办公室工作的监督和投诉。3.对监督检查中发现的违规行为，按照相关规定进行处理。（二）考核办法1.制定办公室人员绩效考核办法，从工作