江苏省城建档案管理制度

江苏省城建档案管理制度一、总则（一）目的为了加强江苏省城建档案的管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据国家有关法律法规，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于江苏省行政区域内城建档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则城建档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.维护历史真实原则城建档案应如实反映城市规划、建设、管理的历史过程和现状，保持其原始性和真实性。3.便于利用原则城建档案的管理应便于社会各方面对档案的利用，提高档案的社会效益和经济效益。二、管理体制与职责（一）管理体制江苏省建设行政主管部门负责全省城建档案管理工作的监督和指导。各市、县（市、区）建设行政主管部门负责本行政区域内城建档案管理工作的组织和实施。各级城建档案管理机构具体负责城建档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。（二）职责分工1.建设行政主管部门职责贯彻执行国家有关城建档案管理的法律法规和方针政策，制定本地区城建档案管理的规章制度。组织、指导和监督本地区城建档案的形成、收集、整理、归档等工作。负责本地区城建档案管理机构的业务指导和人员培训。对本地区城建档案管理工作进行监督检查，依法查处违法行为。2.城建档案管理机构职责负责接收、收集、整理、保管本地区范围内的城建档案，建立健全档案管理制度和检索体系。对接收的城建档案进行鉴定、统计和销毁。开发利用城建档案信息资源，为城市规划、建设、管理提供服务。负责本地区城建档案的信息化建设，推进档案管理的现代化。3.建设单位职责负责组织本单位建设项目档案的形成、收集、整理和归档工作，确保档案的完整、准确、系统。在工程竣工验收前，向当地城建档案管理机构报送一套符合规定的工程档案。对本单位建设项目档案的管理工作进行监督检查，及时整改存在的问题。4.施工单位职责负责施工过程中形成的各项技术资料的收集、整理和归档工作，确保资料真实、有效。按照建设单位和城建档案管理机构的要求，及时提供工程档案资料。配合建设单位做好工程档案的整理和移交工作。5.监理单位职责负责对施工单位工程档案资料的形成、整理和归档工作进行监督检查，确保档案资料符合要求。审核施工单位报送的工程档案资料，签署意见后报建设单位。协助建设单位做好工程档案的整理和移交工作。三、城建档案的形成与收集（一）形成范围1.各类城市建设工程档案工业、民用建筑工程档案，包括工程前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等。市政基础设施工程档案，如道路、桥梁、排水、供水、供电、供气、供热等工程档案。公用事业工程档案，如公共交通、环境卫生、园林绿化等工程档案。地下管线工程档案，包括各种地下管线的规划、设计、施工、竣工等文件。2.城市规划、建设、管理活动中形成的其他档案城市规划编制、审批文件及相关资料。城市建设项目的可行性研究报告、环境影响评价报告等前期文件。城市建设管理部门的行政文件、业务文件等。（二）收集要求1.建设单位应在工程建设过程中，按照档案管理的要求，及时收集、整理本单位形成的各类文件材料。2.施工单位、监理单位应在工程竣工后，将各自形成的工程档案资料整理齐全，移交建设单位。3.城市规划、建设、管理活动中形成的其他档案，由形成单位按照规定及时整理归档，并向城建档案管理机构移交。4.对具有永久保存价值的城建档案，形成单位应采取特殊保护措施，确保档案的安全。四、城建档案的整理与归档（一）整理原则城建档案的整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类城建档案按照工程建设项目、专业类别等进行分类。一般可分为工程前期文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等类别。2.组卷将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法进行组卷。卷内文件应排列有序，编号清晰。3.编目对卷内文件进行编号、编页、填写卷内目录、备考表等，编制案卷封面。（三）归档要求1.建设单位应在工程竣工验收后三个月内，向当地城建档案管理机构报送一套完整、准确、系统的工程档案。2.报送的工程档案应符合档案整理的要求，包括纸质档案和电子档案。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照规定的格式和存储介质进行移交。3.城建档案管理机构应对接收的档案进行认真审核，对不符合要求的档案，应退回建设单位重新整理。五、城建档案的保管（一）保管场所城建档案管理机构应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、柜、温湿度控制设备、消防设备、防虫防霉设备等，确保档案的安全保管。（二）保管期限城建档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。1.永久保存的档案凡是反映城市规划、建设、管理的重要历史事件、重大工程建设项目、标志性建筑等具有重要历史价值和现实意义的档案。涉及城市安全、环境保护、民生等方面的重要档案。2.长期保存的档案一般的城市建设工程档案，保存期限为50年。3.短期保存的档案保存期限较短的一般性文件材料，保存期限为20年。（三）保管措施1.建立健全档案管理制度，加强对档案保管工作的日常管理。2.定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量和质量。3.做好档案的安全防护工作，防止档案的损坏、丢失、泄密等事故发生。4.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，确保档案的完整性。六、城建档案的利用（一）利用范围城建档案的利用范围包括城市规划、建设、管理、科研、教学、社会公益等方面。（二）利用方式1.查阅利用者可到城建档案管理机构查阅纸质档案和电子档案。查阅时应填写查阅登记表，遵守档案查阅规定。2.借阅因特殊需要，利用者可办理借阅手续，借阅期限一般不超过15天。借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失。3.出具证明城建档案管理机构可根据利用者的需求，出具档案证明材料。证明材料应加盖档案管理机构印章。（三）利用服务1.建立健全档案利用服务制度，提高服务质量和效率。2.加强档案信息资源的开发利用，通过编制档案目录、专题汇编、数字化成果等方式，为利用者提供便捷的服务。3.开展档案咨询服务，解答利用者在查阅档案过程中遇到的问题。七、城建档案的信息化建设（一）建设目标逐步建立全省统一的城建档案信息化管理平台，实现城建档案的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理的现代化水平。（二）建设内容1.档案数字化对馆藏档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.信息化管理系统建设开发建设城建档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.信息安全保障建立健全信息安全保障体系，加强对档案信息化系统的安全防护，确保档案信息的安全。（三）实施步骤1.制定全省城建档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和实施步骤。2.按照规划要求，逐步推进档案数字化工作，建立电子档案数据库。3.开发建设信息化管理系统，实现与相关部门的信息共享和业务协同。4.加强信息安全管理，保障档案信息化系统的稳定运行。八、监督检查与法律责任（一）监督检查1.建设行政主管部门应定期对本地区城建档案管理工作进行监督检查，重点检查档案管理机构的工作情况、建设单位档案报送情况等。2.城建档案管理机构应加强对自身工作的监督检查，确保档案管理工作规范、有序。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令限期整改。（二）法律责任1.建设单位违反本制度规定，未按照要求报送工程档案的，由建设行政主管部门责令限期改正；逾期不改正的，处1万元以上5万元以下的罚款。2.施工单位、监理单位等有关单位违反本制度规定，未按照要求整理、移交工程档案的，由建设行政主管部门责令限期改正；逾期不改正的，处1万元以下的罚款。3.城建档案管理机构及其工作人员违反本制度规定，有下列行为之一的，由建设行政