某某公司内审会议管理制度

某某公司内审会议管理制度一、总则1.目的为了加强公司内部审计工作的规范化管理，确保内部审计工作的有效开展，及时发现公司经营管理中的问题和风险，促进公司完善内部控制，提高运营效率和经济效益，特制定本内审会议管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内部审计部门组织召开的各类内审会议，包括审计项目启动会、审计过程沟通会、审计汇报会、审计整改跟踪会等。3.职责分工内部审计部门负责内审会议的组织、筹备和记录工作。制定会议议程，明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员等。整理会议资料，包括审计报告、相关数据、文件等，并提前发送给参会人员。跟踪会议决议的执行情况，及时反馈相关信息。参会人员审计项目负责人：负责介绍审计项目的进展情况、发现的问题及初步结论等。被审计部门负责人：参加相关会议，对审计发现的问题进行解释、说明，并提出整改措施和计划。公司管理层：根据会议需要参加相关会议，对审计工作进行指导，对重大问题做出决策。其他相关人员：根据会议主题和要求，参与相关讨论和决策。二、会议类型及管理1.审计项目启动会召开时间：在审计项目正式实施前召开。参会人员：内部审计部门负责人、审计项目负责人、被审计部门负责人及相关人员。会议内容内部审计部门负责人介绍审计项目的背景、目的、范围和时间安排。审计项目负责人讲解审计程序和方法，明确审计工作要求。被审计部门负责人介绍本部门的基本情况、业务流程和内部控制制度。双方就审计工作中可能涉及的问题进行沟通和协调，确定审计工作的配合方式。会议记录要求：记录会议的基本信息、参会人员发言要点、沟通协调的结果等。2.审计过程沟通会召开时间：根据审计项目进展情况适时召开，一般在发现重大问题或需要与被审计部门进一步沟通时召开。参会人员：审计项目负责人、被审计部门负责人及相关人员。会议内容审计项目负责人通报审计过程中发现的问题，包括问题的表现形式、影响范围等。被审计部门负责人对审计发现的问题进行解释和说明，提供相关资料和证据。双方就问题的性质、原因进行分析和讨论，共同探讨解决方案。确定后续审计工作的重点和方向，以及需要被审计部门配合的事项。会议记录要求：详细记录审计发现的问题、双方讨论的过程和结果、确定的解决方案及后续工作安排等。3.审计汇报会召开时间：审计项目结束后召开。参会人员：公司管理层、内部审计部门负责人、审计项目负责人、被审计部门负责人及相关人员。会议内容审计项目负责人汇报审计项目的总体情况，包括审计目标的完成情况、审计范围、审计方法、审计发现的主要问题及整改建议等。展示审计证据和相关数据，对重要问题进行详细说明。被审计部门负责人对审计报告提出意见和建议，就审计发现的问题进行表态。公司管理层对审计工作进行评价，对审计发现的问题做出决策，提出整改要求和期限。会议记录要求：记录会议的全部内容，包括审计汇报的详细情况、参会人员的发言要点、管理层的决策意见等。会后形成会议纪要，经公司管理层审核后发送给相关部门。4.审计整改跟踪会召开时间：在审计报告发出后的规定时间内召开，一般根据整改期限的节点安排会议，对被审计部门的整改情况进行跟踪检查。参会人员：内部审计部门负责人、审计项目负责人、被审计部门负责人及相关人员。会议内容被审计部门负责人汇报整改工作的进展情况，包括已采取的整改措施、整改完成情况、尚未完成的原因及预计完成时间等。审计项目负责人对整改情况进行核实，检查整改措施的有效性和整改结果的真实性。双方就整改过程中存在的问题进行沟通和协调，共同推动整改工作的顺利进行。确定下一步整改跟踪的时间节点和重点，对整改工作进行持续监督。会议记录要求：记录整改工作的进展情况、存在的问题、沟通协调的结果以及下一步跟踪安排等。三、会议组织与筹备1.会议通知内部审计部门应提前[X]个工作日将会议通知发送给参会人员，通知内容包括会议主题、时间、地点、议程、需准备的资料等。对于重要会议，应通过正式文件或电子邮件的方式发送通知，并要求参会人员回复确认是否参加。2.会议资料准备根据会议主题和议程，内部审计部门准备相关会议资料，如审计报告初稿、审计工作底稿、相关数据统计报表、法律法规文件等。资料应确保内容准确、完整，逻辑清晰，能够支持会议讨论的需要。提前将资料发送给参会人员，以便其提前了解会议内容，做好准备。3.会议场地安排根据参会人数和会议类型，选择合适的会议场地。会议场地应具备良好的环境条件，如通风、采光、温度适宜等，确保会议的顺利进行。提前检查会议场地的设施设备，如音响设备、投影仪、麦克风、桌椅等，保证其正常运行。如有需要，安排技术人员在会议现场提供技术支持。4.会议记录人员安排每次内审会议应指定专人负责会议记录，记录人员应熟悉审计业务和会议流程，具备良好的文字记录能力。记录人员应提前到达会议现场，准备好记录工具，如笔记本、录音设备等。记录过程中要保持专注，准确记录会议内容，包括参会人员的发言、讨论的要点、形成的决议等。四、会议流程与规范1.会议签到参会人员应提前到达会议现场，在会议签到表上签到。签到表应记录参会人员的姓名、部门、职务等信息。会议开始前，内部审计部门负责人应检查参会人员的签到情况，确保应到人员全部到会。对于未按时到会的人员，应及时联系并了解原因。2.会议开场会议主持人一般由内部审计部门负责人担任，如遇特殊情况可由公司管理层指定其他人员担任。主持人介绍会议的主题、目的、议程安排以及参会人员，宣布会议开始。3.会议发言按照会议议程安排，依次进行发言。审计项目负责人、被审计部门负责人等相关人员应围绕会议主题，清晰、准确地阐述观点，提供相关证据和资料支持。发言过程中应注意语言表达规范，逻辑严谨，避免冗长和无关的表述。如有不同意见，应在适当的时候提出，进行充分的讨论和交流。4.会议讨论针对审计发现的问题、整改措施等内容进行讨论。参会人员应积极参与讨论，发表自己的看法和建议，从不同角度分析问题，寻求最佳解决方案。讨论过程中应尊重他人意见，避免出现争吵和冲突。主持人应引导讨论方向，确保讨论围绕主题有序进行，避免偏离主题或陷入无关的细节讨论。5.会议决议在充分讨论的基础上，对会议涉及的重要事项形成决议。决议应明确、具体，具有可操作性，包括问题的整改责任部门、整改措施、整改期限、预期目标等。会议决议应经参会人员充分讨论后达成共识，并记录在会议纪要中。对于存在争议的问题，应记录各方观点和理由，提交公司管理层进一步决策。6.会议结束主持人对会议进行总结，强调会议的重点内容和决议事项，再次明确各方的责任和工作要求。宣布会议结束。参会人员有序离开会议现场。五、会议纪要与跟踪1.会议纪要撰写会议结束后，记录人员应及时整理会议记录，撰写会议纪要。会议纪要应客观、准确地反映会议内容，包括会议基本信息、参会人员、会议议程、发言要点、讨论结果、会议决议等。会议纪要应语言简洁明了，重点突出，避免冗长和复杂的表述。对于重要的观点和决议，应尽量引用参会人员的原话，确保记录的准确性。会议纪要初稿应在会议结束后的[X]个工作日内完成，并提交给内部审计部门负责人审核。2.会议纪要审核与发布内部审计部门负责人对会议纪要进行审核，重点审核内容的准确性、完整性、逻辑性以及决议事项的明确性。如发现问题，应及时与记录人员沟通，进行修改和完善。审核通过后的会议纪要经公司管理层审批后，发送给参会人员及相关部门。会议纪要应作为公司内部审计工作的重要文件存档，以备查阅。3.会议决议跟踪内部审计部门负责对会议决议的执行情况进行跟踪检查。按照会议决议确定的整改期限和要求，定期与被审计部门沟通，了解整改工作的进展情况。被审计部门应按照会议决议的要求，按时完成整改工作，并将整改情况及时反馈给内部审计部门。内部审计部门对整改结果进行核实，如发现整改不到位或未按时完成整改的情况，应及时督促被审计部门进行整改，并向公司管理层汇报。对于涉及多个部门的整改事项，内部审计部门应协调各部门之间的工作，共同推动整改工作的顺利进行。在整改跟踪过程中，如发现新的问题或情况，应及时组织相关部门进行沟通和协调，研究解决方案。六、会议纪律与保密要求1.会议纪律参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假，并安排合适的人员代替参加。会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，不得随意接听电话或离开会场，以免影响会议秩序。参会人员应认真倾听他人发言，尊重他人意见，不得在会议期间交头接耳、大声喧哗或进行与会议无关的活动。对于会议讨论的内容和涉及的商业机密、敏感信息等，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。2.保密要求内审会议涉及的审计资料、数据、问题及整改情况等均属于公司机密信息，参会人员应严格遵守公司的保密制度，妥善保管相关资料，不得私自复制、传播或泄露给外部人员。在会议讨论过程中，如涉及机密信息，应注意控制讨论范围，避免无关人员接触到相关信息。对于需要保密的文件和资料，应在会议结束后及时收回或妥善保管。内部审计部门应加强对会议资料的管理，对涉及机密信息的电子文件和纸质文件进行加密存储，并设置访问权限，防止信息泄露。七、附