金晖煤焦化工公司档案管理制度

金晖煤焦化工公司档案管理制度一、总则1.目的为加强金晖煤焦化工公司（以下简称"公司"）档案管理工作，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平和工作效率，根据国家有关档案管理的法律法规及公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各项目组及全体员工在工作中形成的各种门类和载体的档案管理。3.档案定义本制度所称档案是指公司在各项生产、经营、管理等活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门职责公司设立综合档案室，负责集中统一管理公司档案。制定和完善档案管理制度，指导、监督和检查各部门的档案工作。负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用公司各类档案。定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整与安全。积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和服务水平。组织档案业务培训，提高档案管理人员及公司员工的档案意识和业务能力。2.各部门职责各部门应明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。按照档案管理制度的要求，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料进行分类整理，定期移交公司综合档案室。协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，确保档案的有效利用。3.档案管理人员职责认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司档案管理制度，热爱档案事业，忠于职守，保守档案机密。负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、统计等，保证档案的完整与安全。熟悉档案内容，积极主动地为公司各项工作提供档案信息服务，及时、准确地查找和提供所需档案。参与档案的鉴定、销毁工作，对已到保管期限的档案提出鉴定意见，并按照规定程序进行销毁。负责档案信息化系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息，确保档案信息的准确性和完整性。三、档案的收集与整理1.收集范围公司在生产、经营、管理等活动中形成的各类文件材料，包括但不限于以下方面：行政管理类：公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、信访材料等。生产技术类：工艺文件、操作规程、技术标准、设备档案、科研项目档案等。经营管理类：市场调研报告、合同协议、财务报表、审计报告、营销档案等。基本建设类：工程项目规划、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。党群工作类：党组织文件、宣传教育材料、工会工作文件、共青团工作文件等。声像档案：照片、录音带、录像带、光盘等记录公司重要活动、工程建设、产品研发等方面的资料。实物档案：公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、印章等实物。2.收集要求各部门应按照档案收集范围，及时将本部门工作中形成的文件材料进行收集、整理，确保文件材料的齐全、完整。文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，采用耐久性强的书写材料和载体。对电子文件，应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。3.整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照年度机构（问题）保管期限的分类方法进行整理。先将文件按年度分开，再在每个年度内按机构（问题）进行分类，最后根据保管期限将各类文件分为永久、长期、短期三种。对纸质文件进行编号、编目、装订，编制档案目录。对电子文件进行分类存储，建立电子文件索引和数据库，确保电子文件的有效管理和利用。四、档案的保管1.保管场所公司综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。2.档案装具根据档案的类别和数量，选用合适的档案装具，如档案柜、档案架、光盘柜等。档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。对不同载体的档案应分类存放，纸质档案应按照档案编号顺序排列上架，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并做好备份。3.档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公司具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案保管期限为16年至50年；短期保管的档案保管期限为15年以下。各部门应根据档案的实际情况，按照档案保管期限表确定档案的保管期限，并在档案整理过程中明确标注。4.档案保管要求档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。严格执行档案借阅制度，对借出的档案要及时催还，确保档案按时归还。对归还的档案要认真检查，如有损坏或丢失，应追究借阅人的责任。做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁、通风良好。定期对档案装具进行除尘、消毒等维护工作。对电子档案要做好数据备份工作，备份数据应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。定期对电子档案进行检测和维护，确保电子档案的安全和可用。五、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案工作兼职人员及相关业务人员组成。负责对到期档案进行鉴定工作。2.鉴定原则与方法按照国家有关档案鉴定的规定和公司档案保管期限表，对到期档案进行全面鉴定。鉴定工作应从档案的内容、价值、保管期限等方面进行综合考量。采用直接鉴定法，逐件审查档案，剔除无保存价值的档案。对仍有保存价值但保管期限已满的档案，经鉴定工作小组研究决定后，可以延长保管期限。3.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。档案销毁清册经公司分管领导审批后，方可进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册永久保存。六、档案的利用1.利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为公司各项工作提供优质的档案信息服务。2.利用方式查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等内容，经所在部门负责人、综合档案室负责人及公司分管领导签字批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、传播档案内容，按时归还档案。出具证明：公司外部单位或个人因工作需要要求公司出具档案证明的，应提供有效证明材料，并填写档案证明申请表，经公司分管领导签字同意后，由综合档案室根据档案内容出具证明。档案证明应加盖公司档案专用章。3.利用登记综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，记录查阅、借阅档案的人员姓名、部门、时间、内容、期限等信息。档案利用登记册应永久保存。七、档案信息化管理1.信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，建立完善的档案信息管理系统，提高档案管理的效率和服务水平，实现档案信息资源的共享和有效利用。2.电子档案管理加强电子文件的收集、整理和归档工作，确保电子文件的真实、完整、可用。电子文件应按照公司档案分类方案进行分类存储，建立电子文件索引和数据库。对电子档案进行备份管理，备份数据应采用多种存储介质，异地存放。定期对电子档案进行检测和维护，确保电子档案的安全和可用。严格电子档案的访问权限管理，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的访问级别，防止电子档案信息泄露。3.档案信息系统建设与维护建立档案信息管理系统，实现档案的在线收集、整理、编目、存储、检索、利用等功能。档案信息系统应具备数据安全防护、数据备份恢复、用户权限管理等功能。定期对档案信息系统进行维护和