上海香溢酒业公司库存管理制度

上海香溢酒业公司库存管理制度一、总则1.目的为加强上海香溢酒业公司（以下简称"公司"）库存管理，确保库存物资的安全、完整，提高库存物资的使用效率，降低库存成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的所有库存物资管理，包括但不限于酒类产品、包装材料、办公用品、设备备件等。3.基本原则准确性原则：确保库存物资数量、质量和价值的准确记录与反映。安全性原则：保障库存物资不受损坏、丢失、变质等，确保存储环境安全。高效性原则：优化库存结构，提高库存周转率，减少资金占用。责任明确原则：明确各部门及人员在库存管理中的职责，做到责任到人。二、库存管理组织架构及职责1.仓储部门负责库存物资的收、发、存日常管理工作，包括物资的验收、入库、保管、盘点、出库等操作。制定库存物资存储规划，合理安排存储空间，确保物资存放有序、便于查找和管理。定期对库存物资进行检查，及时发现并报告物资的损坏、变质、过期等情况。配合财务部门进行库存物资的核算与对账工作。2.采购部门根据销售订单、生产计划等合理制定采购计划，确保库存物资的合理储备。负责与供应商沟通协调，确保采购物资的质量、交货期等符合公司要求。对采购物资的价格进行监控与分析，争取有利的采购成本。参与库存盘点工作，协助查找盘盈盘亏原因。3.销售部门及时向仓储部门提供销售订单信息，以便安排发货。跟踪销售订单的执行情况，协调处理库存与销售之间的矛盾。协助仓储部门进行库存积压物资的处理。4.财务部门负责库存物资的账务核算，准确记录库存物资的增减变动及结存情况。定期与仓储部门进行库存对账，确保账实相符。对库存物资的成本进行核算与分析，提供相关财务数据支持决策。参与库存盘点工作，对盘盈盘亏情况进行财务处理。5.质量管理部门负责对入库的库存物资进行质量检验，确保物资符合质量标准。对库存物资的质量状况进行定期检查和抽检，防止不合格物资流入市场或用于生产。协助处理库存物资的质量问题，提出处理建议。三、库存物资分类与编码1.分类原则根据库存物资的性质、用途、功能等进行分类，便于管理和统计。大类划分应涵盖公司所有库存物资，小类划分应具有明确的区分度。2.分类方法酒类产品：按照品牌、品种、度数等进一步细分。包装材料：分为酒瓶、瓶盖、标签、包装盒等类别。办公用品：按文具、办公设备、耗材等分类。设备备件：根据设备所属系统和部件类型进行分类。3.编码规则采用数字编码方式，编码应具有唯一性。编码长度统一为[X]位，前[X]位表示物资大类，中间[X]位表示物资小类，后[X]位为顺序码。例如：酒类产品中茅台53度飞天茅台编码为0101001，其中01表示酒类产品，01表示白酒，001为该产品顺序码。四、库存物资采购管理1.采购计划制定销售部门应根据市场销售情况、客户订单预测等，每月末向采购部门提供次月销售计划。生产部门应根据生产计划安排，提前向采购部门提交所需物资的采购申请。采购部门结合库存状况、销售计划、生产需求等因素，综合考虑物资的安全库存、采购周期、批量等，制定月度采购计划。采购计划应经部门负责人审核后报公司领导审批。2.供应商选择与管理采购部门负责建立供应商评估与选择机制，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行综合评估。定期对供应商进行考核，根据考核结果调整供应商合作策略。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利与义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。3.采购执行与验收采购部门按照采购合同要求，及时跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。物资到货后，仓储部门应会同质量管理部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商处理，如退货、换货、补货等。五、库存物资入库管理1.入库流程物资到货前，仓储部门应根据采购订单或其他相关凭证，准备好相应的存储仓位。物资到货时，仓库管理人员应核对送货单与采购订单的一致性，包括物资名称、规格、数量、供应商等信息。会同质量管理部门对物资进行验收，验收合格后在送货单上签字确认，并填写入库单。入库单应详细记录物资的名称、规格、数量、入库日期、仓库、货位等信息。将物资按照预先规划的存储位置进行存放，并更新库存台账。2.入库注意事项严格按照验收标准进行验收，确保入库物资质量合格。对于贵重物资、易损物资等，应采取特殊的验收和保管措施。及时录入入库信息，保证库存数据的准确性和及时性。六、库存物资保管管理1.存储环境要求根据物资的特性，提供适宜的存储环境，如温度、湿度、通风等条件。酒类产品应存放在阴凉、干燥、通风的仓库，避免阳光直射和温度剧烈变化。包装材料应存放在干燥、清洁的仓库，防止受潮、变形。对有特殊存储要求的物资，应设置专门的存储区域，并采取相应的防护措施。2.物资摆放与标识按照库存物资分类与编码规则，对物资进行有序摆放，标识清晰。在物资存放位置悬挂标识牌，标明物资名称、规格、型号、批次、入库日期等信息。定期检查标识牌的完整性和准确性，如有损坏或缺失及时更换。3.库存盘点仓储部门应定期组织库存盘点，确保账实相符。盘点周期分为月度小盘点、季度大盘点。盘点前，制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等。盘点过程中，认真核对物资的实际数量与库存台账记录是否一致，同时检查物资的质量状况。对盘点结果进行记录，编制盘点报告，注明盘盈盘亏的物资名称、规格、数量及原因。财务部门根据盘点报告进行账实调整，对盘盈盘亏情况进行相应的账务处理。4.库存物资养护定期对库存物资进行检查和养护，及时发现并处理物资的损坏、变质、过期等问题。对易生锈、易腐蚀的物资，应采取防锈、防腐措施。对有保质期要求的物资，应建立保质期跟踪制度，临近保质期时及时提醒相关部门处理。七、库存物资出库管理1.出库流程销售部门根据销售订单开具发货通知单，通知仓储部门发货。仓储部门收到发货通知单后，核对订单信息与库存情况，确认有足够库存后，安排仓库管理人员进行备货。备货完成后，仓库管理人员填写出库单，注明物资名称、规格、数量、发货日期、客户名称等信息。会同相关人员对出库物资进行核对，核对无误后签字放行。物资发出后，更新库存台账。2.出库注意事项严格按照发货通知单的要求发货，确保物资的品种、数量、规格等准确无误。对于贵重物资、限量物资等，应履行特殊的审批手续。及时办理出库手续，保证库存数据的实时更新。八、库存成本核算与控制1.库存成本核算方法采用加权平均法对库存物资成本进行核算。计算公式为：加权平均单价=（期初库存金额+本期入库金额）÷（期初库存数量+本期入库数量）发出物资成本=发出物资数量×加权平均单价2.库存成本控制措施优化库存结构，合理确定安全库存和补货点，避免库存积压或缺货。加强采购成本控制，通过与供应商谈判、招标等方式降低采购价格。提高库存周转率，加快物资周转速度，减少资金占用成本。定期对库存成本进行分析，找出成本变动原因，采取针对性措施进行改进。九、库存盘点差异处理1.差异查找盘点结束后，如发现账实不符，仓储部门应组织相关人员对差异原因进行查找。查找范围包括入库记录、出库记录、库存保管情况、盘点过程等各个环节。2.差异处理对于盘盈情况，应查明原因，如属于入库时少记、计量误差等，经审批后调整库存账，并相应调整财务账目。对于盘亏情况，如属于保管不善、丢失、损坏等原因造成的，由责任部门或责任人承担损失，并进行相应的账务处理。如属于合理损耗等原因，经审批后计入当期损益。对盘盈盘亏处理结果进行记录并存档，作为今后改进库存管理的参考依据。十、库存物资报废与处置1.报废条件库存物资因损坏、变质、过期、淘汰等原因无法使用或继续存储的，可申请报废。因公司业务调整、产品停产等原因不再需要的库存物资，也可进行报废处置。2.报废申请与审批由使用部门或仓储部门填写库存物资报废申请表，详细说明报废物资的名称、规格、数量、报废原因等。申请表经部门负责人审核后，报财务部门、质量管理部门等相关部门会签，最后报公司领导审批。3.报废处置经批准报废的物资，仓储部门应及时组织清理，并根据物资的性质和价值，选择合适的处置方式，如出售给废品回收公司、捐赠等。处置过程中应做好记录，包括处置时间、处置方式、收入等信息。财务部门根据报废处置情况进行相应的账务处理。十一、库存管理监督与考核1.监督机制公司内部审计部门定期对库存管理情况进行审计监督，检查库存管理制度的执行情况、库存物资的收发存管理、库存成本核算等是否合规、准确。财务部门定期对库存账目进行核对与分析，发现问题及时督促相关部门整改。2.考核指标库存准确率：考核库存物资账实相符的程度。计算公式为：库存准确率=（账实相符物资数量÷库存物资总数量）×100%。目标值为不低于[X]%。库存周转率：反映库存物资周转速度。计算公式为：库存周转率=销售成本÷平均库存余额。目标值根据公司实际情况设定。库存成本控制率：考核库存成本的控制效果。计算公式为：库存成本控制率=（预算库存成本实际库存成本）÷预算库存成本×100%。目标值为不高于[X]%。3.考核与奖惩根据考核指标完成情况，对各相关部门及人员进行考核评价。