合格供方考察评价管理办法

合格供方考察评价管理办法一、目的为加强对合格供方的管理，确保所采购的物资、服务符合质量、成本、交付等要求，特制定本办法，规范合格供方的考察、评价及选择过程，建立合格供方名录，促进供应商与公司的长期稳定合作，共同发展。二、适用范围本办法适用于公司所有采购项目的供方考察评价管理，包括但不限于原材料、零部件、设备、外包服务等的供应商。三、职责分工采购部门1.负责组织供方的考察评价工作，制定考察计划，收集供方相关资料，安排考察人员，撰写考察报告。2.负责与供方沟通洽谈合作事宜，签订采购合同或协议，并跟踪合同执行情况。3.定期对合格供方进行绩效评估，提出供方改进建议和淘汰意见。质量部门1.参与供方的考察评价工作，对供方的质量管理体系、产品质量控制能力等进行评估。2.协助采购部门对供方提供的样品进行检验和测试，出具质量检验报告。3.在采购物资到货时，负责按规定进行进货检验，对不合格品的处理情况进行跟踪。技术部门1.根据采购项目的技术要求，对供方的技术能力、生产工艺、设备状况等进行考察评价。2.参与对供方提供的技术文件、图纸等资料的审核，确保其符合公司技术要求。3.为采购部门和质量部门提供技术支持，协助解决技术方面的问题。财务部门1.参与对供方的财务状况进行考察评价，评估供方的资金实力、财务稳定性等。2.负责对采购成本进行核算和分析，为采购决策提供财务数据支持。其他相关部门根据需要参与供方考察评价工作，提供相关专业意见和建议。四、考察评价内容基本情况1.企业概况：包括企业名称、地址、成立时间、经营范围、注册资本等。2.组织架构：了解企业的管理层次、部门设置及职责分工。3.人员状况：员工总数、专业技术人员数量及占比、人员学历结构等。质量管理体系1.是否通过质量管理体系认证（如ISO9001等），认证范围是否覆盖所供产品或服务。2.质量管理制度是否健全，包括质量计划、质量控制、质量检验、质量改进等方面的制度。3.质量管理人员配备情况及职责履行情况。生产能力1.生产设备状况：设备的先进性、数量、性能、维护保养情况等。2.生产工艺水平：是否具备先进合理的生产工艺，能否保证产品质量稳定。3.生产规模：年生产能力、月生产能力等，是否能满足公司的采购需求。4.生产计划执行能力：能否按时完成订单生产任务，交付及时率情况。技术能力1.研发投入情况：研发费用占比、研发人员数量等。2.技术团队实力：是否拥有专业的技术研发人员，技术创新能力如何。3.产品技术参数：所供产品或服务的技术指标是否符合公司要求，能否满足公司未来发展的技术需求。4.技术文件管理：技术文件的完整性、准确性、规范性，是否能有效指导生产和质量控制。财务状况1.资产负债情况：资产总额、负债总额、资产负债率等，评估其财务风险。2.盈利能力：近年度营业收入、净利润、毛利率等指标，了解其盈利水平。3.资金流动性：现金流量状况，是否有足够的资金维持正常生产经营。服务能力1.售前服务：是否能及时响应公司的咨询，提供详细准确的产品或服务信息。2.售中服务：订单处理流程是否顺畅，能否按时安排生产、发货，提供物流跟踪信息等。3.售后服务：售后服务团队的组建情况，响应时间，对客户投诉的处理能力，产品维修、更换、保养等服务的质量和效率。信誉与业绩1.商业信誉：在市场上的口碑，是否有不良记录，如拖欠货款、产品质量纠纷等。2.过往业绩：与同行业或类似企业的合作经验，供应产品或服务的质量、价格、交付等方面的表现，客户评价情况。五、考察评价流程建立供方信息库1.采购部门通过多种渠道收集潜在供方信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供方信息库。2.信息库内容包括供方名称、地址、联系方式、经营范围、产品或服务简介等基本信息。筛选供方1.根据采购项目的需求和特点，从供方信息库中筛选出初步符合要求的潜在供方。2.筛选标准可包括产品或服务的质量、价格、交付期、技术能力、信誉等方面的基本条件。制定考察计划1.对于筛选出的潜在供方，采购部门制定考察计划，明确考察目的、考察内容、考察时间、考察人员等。2.考察计划应提前通知潜在供方，要求其准备好相关资料，如营业执照、资质证书、产品样本、业绩证明等。实地考察1.考察人员按照考察计划对潜在供方进行实地考察，通过查阅资料、现场观察、与供方人员交流等方式获取第一手信息。2.考察内容应涵盖本办法第四条规定的各个方面，确保全面了解供方的实际情况。3.考察人员应认真填写考察记录，详细记录考察过程中发现的问题和情况。综合评价1.考察结束后，采购部门组织相关部门人员（包括质量、技术、财务等）对考察情况进行综合评价。2.评价方式可采用打分制，根据各项考察内容的重要程度设定不同的权重，计算出每个潜在供方的综合得分。3.同时，结合考察人员的现场汇报和意见，对潜在供方进行定性评价，如优势、不足、发展潜力等。确定合格供方1.根据综合评价结果，采购部门提出合格供方建议名单，报公司领导审批。2.经公司领导批准后，确定合格供方名录，并在公司内部进行公布。签订合作协议1.对于确定的合格供方，采购部门应与其签订采购合同或合作协议，明确双方的权利和义务，包括产品或服务的规格、价格、交付期、质量标准、售后服务等条款。2.合作协议应符合法律法规要求，确保双方的合法权益得到保障。六、合格供方名录管理名录更新1.采购部门定期对合格供方进行复审，根据供方的绩效表现、市场变化等情况，决定是否继续保留在合格供方名录中。2.对于绩效评估不合格、出现重大质量问题、信誉受损等情况的供方，应及时从合格供方名录中剔除。3.同时，根据公司业务发展需要，适时补充新的合格供方，保持名录的动态更新。信息维护1.采购部门负责合格供方名录的信息维护工作，及时更新供方的基本信息、联系方式、经营范围等内容。2.确保名录中的信息准确、完整，以便于公司各部门与合格供方进行沟通和业务往来。七、合格供方绩效评估评估周期1.对合格供方的绩效评估每[X]月/季度/半年/年进行一次，具体评估周期根据采购项目的特点和重要性确定。评估指标1.质量指标：如产品合格率、退货率、质量投诉次数等。2.交付指标：交付及时率、订单完成率等。3.价格指标：采购价格的合理性、价格波动情况等。4.服务指标：售前、售中、售后服务的满意度等。5.其他指标：如环保指标、社会责任履行情况等（根据具体采购项目要求设定）。评估方法1.数据统计分析：采购部门收集供方在评估周期内的相关数据，如质量检验报告、送货记录、客户反馈等，进行统计分析。2.问卷调查：向公司内部使用部门或客户发放问卷，了解对供方产品或服务的满意度评价。3.现场审核：必要时，组织相关人员对供方进行现场审核，检查其实际运营情况。评估结果应用1.根据绩效评估结果，对合格供方进行分类管理。对于绩效优秀的供方，给予优先合作机会、增加采购量、价格优惠等奖励措施。2.对于绩效较差的供方，采购部门应与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍未达到要求，可采取减少采购量、暂停合作、直至从合格供方名录中剔除等措施。八、附