项目部工程资料文件归档管理办法

项目部工程资料文件归档管理办法一、总则1.目的为加强项目部工程资料文件的规范化管理，确保工程资料的完整性、准确性和系统性，为工程建设、竣工验收及后期维护提供可靠依据，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于项目部负责的所有工程项目资料文件的归档管理工作，包括但不限于工程前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等。3.管理原则遵循真实性、完整性、准确性、系统性、及时性的原则，确保工程资料能够如实反映工程建设全过程，便于查阅和利用。二、职责分工1.项目经理全面负责项目部工程资料文件归档管理工作的领导和协调。确保归档管理工作所需的资源配置，包括人员、设备、资金等。对工程资料文件归档管理工作的整体情况进行监督和检查。2.项目技术负责人负责制定工程资料文件归档管理的技术标准和规范。指导和审核工程资料文件的编制、整理和归档工作，确保资料的准确性和完整性。参与重要工程资料文件的审核和把关。3.资料员具体负责工程资料文件的收集、整理、分类、编号、装订、保管和归档工作。按照规定的格式和要求，对工程资料进行规范化处理，建立资料台账。定期对工程资料进行清查和核对，确保资料的安全和完整。协助相关部门和人员查阅和利用工程资料。4.各部门及岗位人员负责本部门及岗位工作中产生的工程资料文件的及时收集、整理，并移交资料员。对所提供资料的真实性、准确性和完整性负责。三、工程资料文件分类及内容1.工程前期文件项目立项文件：包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等。规划设计文件：建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、设计图纸（初步设计、施工图设计等）、设计变更文件等。招投标文件：招标文件、投标文件、中标通知书等。合同文件：工程承包合同、监理合同、材料设备采购合同等。其他前期文件：环境影响评价报告、安全评价报告、地质勘察报告等。2.施工过程文件施工管理文件施工组织设计、施工方案、技术交底记录等。工程开工报告、工程复工报告、工程暂停令等。施工日志、工程大事记等。质量控制文件原材料、构配件、设备质量证明文件及检验检测报告，如钢材、水泥、砂石、构配件的质量证明文件、复试报告，设备的质量合格证书、检验报告等。分项、分部、单位工程质量检验评定记录，隐蔽工程验收记录，检验批验收记录等。工程质量问题处理记录，质量事故报告及处理方案等。安全管理文件安全生产许可证、安全生产责任制、安全管理制度等。安全检查记录、安全教育培训记录、安全事故报告及处理记录等。安全防护设施验收记录、临时用电验收记录等。进度管理文件工程总进度计划、月进度计划、周进度计划等。进度计划执行情况检查记录、进度调整记录等。造价管理文件工程预算书、工程结算书、工程变更费用报审表等。工程款支付申请、支付证书等。其他施工过程文件：施工照片、影像资料、会议纪要、来往函件等。3.竣工验收文件工程竣工验收报告：包括工程概况、施工情况、验收意见等。单位工程竣工验收记录：各单位工程的质量验收情况汇总。工程质量保修书：明确工程质量保修范围、期限和责任等。竣工图：包括建筑、结构、电气、给排水等各专业竣工图，应与工程实际相符。其他竣工验收文件：如消防验收意见书、环保验收报告、规划验收合格证等。四、工程资料文件编制要求1.资料内容要求工程资料应如实反映工程建设的实际情况，数据准确、字迹清晰、签字盖章齐全。资料内容应完整，涵盖工程建设全过程的各个环节，不得遗漏重要信息。资料中的各项记录应具有可追溯性，能够清晰反映事件的发生时间、地点、参与人员、过程及结果等。2.资料格式要求工程资料应采用统一规定的格式，如表格、文本等，确保整齐规范。资料纸张应符合档案保存要求，一般采用A4幅面，图纸应折叠成A4幅面并加盖竣工图章。资料文字应使用规范的汉字，数字应采用阿拉伯数字，计量单位应符合国家规定。3.签字盖章要求工程资料中的各类签字应真实有效，签字人应具备相应的资格和权限。涉及工程质量验收、技术核定、工程变更等重要文件，必须加盖单位公章、项目章及相关人员的签字章。竣工图应加盖竣工图章，竣工图章应使用不易褪色的印泥，盖在图标栏上方空白处。五、工程资料文件收集与整理1.收集要求各部门及岗位人员应按照职责分工，及时收集本部门及岗位工作中产生的工程资料文件，并在规定时间内移交资料员。资料收集应确保全面、完整，不得遗漏重要资料。对于外来文件，如设计变更通知、监理指令等，应及时签收并登记。资料员应定期对各部门移交的资料进行检查，对不符合要求的资料及时退回相关部门进行补充或修正。2.整理要求资料员收到工程资料文件后，应按照分类标准进行整理。首先对资料进行分类，然后按照时间顺序或工程进度进行排序。对每份资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号规则应明确、简单，易于识别和记忆。对资料进行装订，装订应牢固、整齐，不得有散页、掉页现象。装订顺序应符合资料的逻辑关系，一般按照封面、目录、正文、附件等顺序进行装订。建立工程资料台账，详细记录资料的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，以便于查询和统计。六、工程资料文件归档1.归档时间工程前期文件应在项目前期工作完成后及时归档。施工过程文件应随工程进度同步归档，每月底前完成当月资料的归档工作。竣工验收文件应在工程竣工验收合格后一个月内完成归档。2.归档范围按照本办法规定的工程资料文件分类及内容，将整理好的工程资料全部归档。归档资料应包括纸质文件和电子文件，电子文件应与纸质文件内容一致，并按照规定的格式和命名规则进行存储。3.归档流程资料员将整理好的工程资料进行核对，确保资料齐全、准确、完整。填写工程资料归档清单，详细列出归档资料的名称、编号、份数等信息。将归档资料装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上标明工程名称、资料类别、归档日期等信息。将档案盒或档案袋存放在专门的档案柜中，并按照档案管理要求进行排列和编号。同时，将电子文件存储在指定的存储设备中，并建立相应的电子档案目录，以便于检索和利用。七、工程资料文件保管与借阅1.保管要求设立专门的档案库房，确保档案库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案应分类存放，按照工程资料文件的类别、年度、项目等进行排列，便于查找和管理。定期对档案进行清查和盘点，检查档案的完整性和保管状况，发现问题及时处理。对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。2.借阅要求因工作需要借阅工程资料文件的，应填写借阅申请表，注明借阅资料的名称、编号、借阅原因、借阅期限等信息。借阅申请表经项目经理或项目技术负责人批准后，方可到资料员处办理借阅手续。资料员应对借阅情况进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。借阅人应妥善保管借阅的资料文件，不得擅自涂改、损坏、转借他人。如需复印，应经项目经理或项目技术负责人批准，并在资料员处登记备案。借阅期限届满，借阅人应及时归还资料文件。如因特殊原因需要延期借阅的，应重新办理借阅手续。八、工程资料文件保密管理1.保密制度建立工程资料文件保密制度，明确保密责任和保密措施。对涉及工程机密、商业秘密、技术秘密等重要资料文件，应严格保密，防止泄露。2.保密措施档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。对保密资料文件应进行加密存储，电子文件应设置访问密码。借阅保密资料文件时，应严格履行审批手续，借阅人应对保密资料文件的保密安全负责。在对外提供工程资料文件时，应进行保密审查，确保不泄露敏感信息。九、监督与考核1.监督检查项目经理应定期对工程资料文件归档管理工作进行监督检查，及时发现问题并督促整改。项目技术负责人应不定期对工程资料文件的编制、整理质量进行检查，确保资料符合要求。公司相关部门应定期对项目部工程资料文件归档管理工作进行抽查，对存在的问题提出整改意见。2.考核办法建立工程资料文件归档管理工作考核机制，将考核结果与个人绩效挂钩。考核内容包括资料的完整性、准确性、及时性、