礼品管理办法

礼品管理办法一、总则（一）目的为规范公司礼品管理，加强对礼品的采购、发放、使用等环节的控制，确保礼品使用的合理性、合规性和有效性，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构在业务往来、商务活动、员工福利等方面涉及的礼品管理。（三）基本原则1.合规性原则：礼品管理应符合国家法律法规及公司相关规定。2.必要性原则：礼品的采购和使用应基于业务需要、商务往来或员工激励等合理目的。3.适度性原则：礼品价值应与业务活动、员工贡献等相匹配，避免过度或不合理的礼品支出。4.公开透明原则：礼品管理过程应保持公开、公正、透明，接受监督。二、礼品的分类及标准（一）礼品分类1.商务礼品：用于公司与客户、合作伙伴等商务交往的礼品，如纪念品、办公用品、特色产品等。2.员工福利礼品：为员工提供的福利性质的礼品，如节日礼品、生日礼品、入职周年礼品等。3.活动奖品：在公司组织的各类竞赛、活动中颁发给获胜者或参与者的奖品。（二）礼品标准1.商务礼品单次赠送价值一般不超过[X]元，特殊情况下经[具体审批流程及权限人]批准后可适当提高，但最高不超过[X]元。礼品应体现公司品牌形象和文化特色，具有一定的纪念意义或实用性。2.员工福利礼品节日礼品：人均价值不超过[X]元，应根据不同节日特点选择合适的礼品。生日礼品：价值不超过[X]元，可选择具有个性化或温馨特色的礼品。入职周年礼品：根据员工入职年限确定礼品价值，如入职13年的礼品价值不超过[X]元，35年的不超过[X]元等，礼品应体现对员工长期服务的认可。3.活动奖品根据活动性质和规模确定奖品价值和档次，一般一等奖价值不超过[X]元，二等奖不超过[X]元，三等奖不超过[X]元等。奖品应与活动主题相关，具有吸引力和实用性。三、礼品的采购管理（一）采购流程1.需求部门提出礼品采购申请，填写《礼品采购申请表》，详细说明采购礼品的名称、数量、用途、预算等信息，并经部门负责人签字确认。2.申请表提交至行政部门，行政部门对需求进行审核，核实礼品用途的合理性、预算的准确性等，审核通过后报分管领导审批。3.分管领导审批同意后，行政部门负责组织采购。采购人员应通过询价、比价、招标等方式选择合适的供应商，确保采购礼品的质量和性价比。4.采购合同签订后，行政部门负责跟进礼品的到货情况，确保礼品按时、按质、按量交付。到货后，采购人员应及时办理验收手续，填写《礼品验收单》，与供应商提供的送货清单核对礼品的名称、规格、数量等信息，验收合格后方可入库。（二）供应商管理1.建立合格供应商名录，定期对供应商进行评估和更新。评估内容包括供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。2.优先选择与公司有长期合作关系、信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括礼品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（三）采购预算管理1.公司应根据年度业务计划和礼品使用需求，编制礼品采购预算。预算应详细列出各类礼品的采购金额、用途、时间安排等信息。2.礼品采购预算纳入公司年度预算管理体系，严格控制预算执行情况。如遇特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整流程进行审批。3.行政部门应定期对礼品采购预算执行情况进行统计和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。四、礼品的发放管理（一）商务礼品发放1.商务礼品发放应根据业务往来情况和客户、合作伙伴的重要程度进行安排。2.由相关业务部门提出礼品发放申请，填写《商务礼品发放申请表》，注明发放对象、礼品名称、数量、发放时间等信息，并经部门负责人和分管领导审批。3.审批通过后，行政部门负责按照申请表的要求发放礼品，并做好发放记录，包括发放时间、发放对象、礼品名称、数量等信息。发放记录应妥善保存，以备查询。4.在发放商务礼品时，应向受礼方说明礼品的来源和用途，避免引起误解。同时，要注意礼品的包装和标识，确保礼品符合公司品牌形象。（二）员工福利礼品发放1.员工福利礼品由行政部门根据公司制定的福利计划统一组织发放。2.行政部门应提前确定员工福利礼品的种类、数量、发放时间等信息，并通过公司内部公告、邮件等方式通知员工。3.员工应在规定时间内领取福利礼品，如有特殊情况无法亲自领取，可委托他人代领，但需提供委托人的授权委托书和有效身份证件。4.行政部门应做好员工福利礼品的发放记录，记录内容包括员工姓名、部门、礼品名称、数量、领取时间等信息。发放记录应作为员工福利管理的重要档案保存。（三）活动奖品发放1.活动奖品由活动组织部门负责发放。在活动结束后，活动组织部门应及时统计获奖人员名单，并填写《活动奖品发放申请表》，注明获奖人员姓名、部门、奖品名称、数量等信息，经部门负责人和分管领导审批。2.审批通过后，活动组织部门按照申请表的要求发放奖品，并做好发放记录，记录内容包括获奖人员姓名、部门、奖品名称、数量、发放时间等信息。发放记录应与活动相关资料一并保存。3.在发放活动奖品时，应组织简单的颁奖仪式，对获奖人员表示祝贺和鼓励，增强员工的参与感和荣誉感。五、礼品的使用管理（一）礼品使用审批1.任何部门或个人使用礼品，均需填写《礼品使用申请表》，详细说明礼品使用的原因、用途、使用对象等信息，并经部门负责人和分管领导审批。2.礼品使用申请应严格按照规定的审批流程进行，未经审批不得擅自使用礼品。（二）礼品使用记录1.礼品使用部门或个人应建立礼品使用记录台账，详细记录礼品的使用情况，包括使用时间、使用对象、礼品名称、数量等信息。2.礼品使用记录台账应定期与行政部门的礼品发放记录进行核对，确保记录的准确性和完整性。（三）礼品使用监督1.行政部门负责对礼品的使用情况进行监督检查，定期或不定期对礼品使用记录台账进行抽查，核实礼品的使用是否符合规定的用途和审批要求。2.如发现礼品使用过程中存在违规行为，行政部门应及时责令纠正，并按照公司相关规定进行处理。六、礼品的库存管理（一）库存盘点1.行政部门应定期对礼品库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[具体时间间隔，如每月、每季度等]。2.盘点时，应编制《礼品库存盘点表》，详细记录礼品的名称、规格、数量、存放地点等信息。盘点结束后，将盘点表与库存台账进行核对，如发现账实不符，应及时查明原因并进行调整。（二）库存保管1.礼品应存放在专门的仓库或保管区域，确保存放环境安全、整洁、通风良好，防止礼品损坏、变质或丢失。2.对贵重礼品或有特殊保管要求的礼品，应采取相应的保管措施，如专柜存放、专人保管等。3.定期对礼品库存进行检查，查看礼品的外观、质量等是否有异常情况，如发现问题应及时处理。（三）库存处置1.对于积压、过期、损坏等无法正常使用的礼品，行政部门应填写《礼品库存处置申请表》，详细说明处置原因、处置方式、处置数量等信息，并经部门负责人和分管领导审批。2.审批通过后，行政部门按照批准的处置方式进行处理。处置方式包括报废、捐赠、变卖等。对于报废的礼品，应做好报废记录；对于捐赠或变卖的礼品，应按照相关规定办理手续，并及时入账。七、礼品管理的监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对礼品管理情况进行审计，审查礼品采购、发放、使用、库存等环节的合规性、合理性和有效性。2.审计人员应查阅相关文件、记录、合同等资料，实地检查礼品库存情况，与相关人员进行访谈，核实礼品管理的实际情况。3.内部审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况。（二）纪检监察监督1.公司纪检监察部门负责对礼品管理过程中的廉洁自律情况进行监督检查，防止出现违规违纪行为。2.纪检监察部门应重点关注礼品采购过程中的供应商选择、采购价格、采购审批等环节，以及礼品发放和使用过程中的公正性、合规性等问题。3.对于发现的违规违纪行为，纪检监察部门应按照公司相关规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。（三）其他监督1.公司员工有权对礼品管理过程中的违规行为进行举报，公司应设立举报渠道，对举报内容进行及时调查处理。2.接受外部监督，如政府监管部门、行业协会等的检查和指导，不断完善礼品管理工作。八、礼品管理的责任追究（一）违规责任界定1.在礼品管理过程中，如出现以下违规行为，将追究相关部门和人员的责任：未经审批擅自采购、发放、使用礼品的；礼品采购过程中存在收受回扣、谋取私利等违规行为的；礼品发放和使用不符合规定用途和审批要求的；礼品库存管理不善，导致礼品丢失、损坏、变质等情况的；其他违反礼品管理规定的行为。2.责任认定应根据违规行为的事实、性质、情节以及造成的后果等因素进行综合判断。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的部门和人员，给予批评教育、责令整改等处理措施。2.对于违规行为较为严重的部门和人员，给予警告、罚款、降职、撤职等处分；情节严重