弗迪尔财务制度系列 电算化管理办法

弗迪尔财务制度系列电算化管理办法一、总则1.目的本办法旨在规范公司电算化会计核算与财务管理工作，保证电算化系统的正常运行，提高会计工作效率和会计信息质量，根据国家相关法律法规及公司实际情况制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司各部门涉及电算化会计核算及财务管理的相关工作。3.电算化管理原则（1）合法性原则：电算化系统的建立、运行应符合国家有关法律法规和财务制度的要求。（2）安全性原则：确保电算化系统的安全可靠，防止数据丢失、泄露和非法篡改。（3）准确性原则：保证会计数据的录入、处理和输出准确无误，真实反映公司财务状况和经营成果。（4）规范性原则：电算化工作应遵循统一的操作规范和流程，保证会计信息的一致性和可比性。二、电算化系统的建设与维护1.电算化系统的选型与采购（1）根据公司业务需求和发展规划，由财务部门会同相关部门进行电算化系统的选型调研。（2）选型应综合考虑软件功能、性能、稳定性、安全性、售后服务等因素，选择符合公司实际情况和行业特点的电算化软件。（3）采购电算化系统应按照公司采购管理规定进行，签订详细的采购合同，明确双方权利义务。2.电算化系统的安装与调试（1）电算化系统由专业技术人员按照软件供应商提供的安装指南进行安装。（2）安装完成后，由财务部门会同软件供应商进行系统调试，确保系统各项功能正常运行。（3）系统调试过程中，应进行数据初始化工作，包括会计科目设置、部门档案设置、人员档案设置、初始余额录入等，确保初始数据准确无误。3.电算化系统的维护与升级（1）设立电算化系统维护岗位，负责系统的日常维护工作，包括系统故障排除、数据备份与恢复、系统参数设置等。（2）定期对电算化系统进行检查和维护，及时清理系统垃圾文件，优化系统性能，确保系统运行速度和稳定性。（3）根据公司业务发展和软件供应商提供的升级信息，及时对电算化系统进行升级，以保证系统功能的完整性和先进性。（4）在系统升级前，应进行充分的测试和备份，制定详细的升级方案，确保升级过程顺利进行，不影响公司正常财务工作。三、电算化岗位设置与职责分工1.电算化主管（1）负责电算化系统的整体规划、管理和协调工作。（2）制定电算化系统的管理制度和操作规程，并监督执行。（3）组织电算化系统的选型、采购、安装、调试和验收工作。（4）协调解决电算化系统运行过程中出现的重大问题，对系统的安全性、稳定性和准确性负责。2.系统管理员（1）负责电算化系统的日常管理和维护工作，包括系统安装、配置、故障排除等。（2）设置和管理电算化系统的用户权限，确保系统安全运行。（3）定期对电算化系统进行数据备份，并妥善保管备份数据。（4）协助电算化主管进行系统升级和优化工作。3.会计操作员（1）按照会计制度和电算化操作规程，负责会计凭证的录入、审核、记账等工作。（2）及时处理日常财务业务，保证会计数据的准确性和及时性。（3）定期对自己操作的会计数据进行核对和备份，发现问题及时向系统管理员报告。4.审核记账员（1）对会计操作员录入的会计凭证进行审核，检查凭证的合法性、准确性和完整性。（2）对审核无误的凭证进行记账处理，确保会计数据的规范和准确。（3）定期对已记账凭证进行复查，发现问题及时与会计操作员沟通并进行调整。5.电算审查员（1）负责监督电算化系统的运行，审查电算化系统各项操作是否符合规定。（2）检查会计数据的真实性、合法性和完整性，防止利用电算化系统进行舞弊行为。（3）定期对电算化系统的内部控制制度进行检查和评价，提出改进建议。四、电算化操作规范1.操作流程（1）会计操作员根据审核后的原始凭证，按照会计制度和电算化软件的要求录入记账凭证。（2）录入完成后，会计操作员自行检查凭证的准确性，无误后提交审核记账员进行审核。（3）审核记账员对提交的凭证进行审核，审核通过后进行记账处理。（4）期末，会计操作员进行结账操作，生成各类会计报表。2.操作要求（1）操作人员应严格按照规定的操作权限和操作流程进行操作，不得越权操作。（2）录入记账凭证时，应确保凭证内容真实、准确、完整，摘要清晰明了，会计科目使用正确。（3）审核记账员在审核凭证时，应认真细致，对发现的问题及时通知会计操作员进行修改。（4）操作过程中，如遇系统故障或异常情况，应立即停止操作，并及时向系统管理员报告。3.数据备份（1）系统管理员应定期对电算化系统的数据进行备份，备份频率至少每周一次。（2）备份数据应存储在安全可靠的介质上，如磁带、光盘、移动硬盘等，并异地存放。（3）每次备份完成后，应在备份介质上注明备份日期、备份内容等信息。（4）在进行系统升级、数据恢复等操作前，应先进行数据备份，以防止数据丢失。五、电算化数据安全管理1.安全制度（1）建立健全电算化数据安全管理制度，明确数据安全管理责任。（2）制定数据安全防范措施，包括防火墙设置、入侵检测、病毒防护等，防止外部非法入侵和病毒感染。（3）对电算化系统的网络环境进行定期检查和维护，确保网络安全畅通。2.用户权限管理（1）根据电算化岗位设置和职责分工，合理设置用户权限，确保不同用户只能访问和操作其权限范围内的数据和功能。（2）用户权限应定期进行检查和调整，防止权限滥用。（3）严禁未经授权的人员使用电算化系统，操作人员离职或岗位变动时，应及时调整其用户权限。3.数据保密（1）对电算化系统中的各类数据严格保密，未经批准不得擅自泄露给无关人员。（2）操作人员应妥善保管自己的用户名和密码，不得随意透露给他人。（3）在数据传输和存储过程中，应采取加密措施，确保数据的安全性。六、电算化档案管理1.档案范围电算化档案包括存储在计算机硬盘、软盘、光盘等介质上的会计数据和打印输出的各种会计凭证、账簿、报表等纸质资料。2.档案保管（1）电算化档案应指定专人负责保管，保管人员应具备一定的计算机知识和档案管理知识。（2）对电算化档案应建立专门的档案库，存放备份数据和纸质档案，并保持档案库的清洁、干燥、通风良好。（3）电算化档案应按照类别、时间顺序进行分类存放，便于查找和使用。3.档案借阅（1）因工作需要借阅电算化档案时，应填写借阅申请表，经电算化主管批准后方可借阅。（2）借阅人员应按照规定的时间归还档案，不得擅自转借他人或带出公司。（3）借阅过程中，应保证档案的完整性和安全性，不得对档案进行涂改、损坏等操作。4.档案销毁（1）电算化档案的保管期限应按照国家有关规定执行，保管期满需要销毁时，应编制档案销毁清册。（2）档案销毁清册应经电算化主管和公司领导批准后，由专人负责销毁。（3）销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案数据无法恢复。七、电算化培训与考核1.培训计划（1）根据公司电算化工作的需要，制定电算化培训计划，定期组织相关人员参加培训。（2）培训内容包括电算化系统的操作技能、财务软件的应用、数据安全管理等方面。（3）培训方式可以采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。2.培训实施（1）培训应按照培训计划有序进行，确保培训质量和效果。（2）培训过程中，应注重实践操作，让学员通过实际操作加深对电算化系统的理解和掌握。（3）培训结束后，应对学员进行考核，考核合格后方可上岗操作。3.考核评价（1）建立电算化培训考核评价机制，对学员的学习成绩和实际操作能力进行综合评价。（2）考核评价结果应作为员工晋升、奖励、调薪等的重要依据。（3）对在电算化培训中表