某公司办公设备及低值易耗品管理制度

某公司办公设备及低值易耗品管理制度一、总则1.目的为加强公司办公设备及低值易耗品的管理，规范采购、使用、维护、报废等流程，提高资产使用效率，降低公司运营成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构办公设备（如电脑、打印机、复印机、传真机等）及低值易耗品（如办公用品、办公家具、耗材等）的管理。3.职责分工行政部门负责办公设备及低值易耗品的归口管理，制定并完善相关管理制度。组织办公设备及低值易耗品的采购、验收、入库、发放、调配、维修、报废等工作。定期对办公设备及低值易耗品进行清查盘点，确保账实相符。使用部门负责本部门办公设备及低值易耗品的需求申报、领用、使用、保管等工作。协助行政部门做好办公设备的维修、保养及报废等工作。财务部门负责办公设备及低值易耗品采购资金的审核与支付。对办公设备及低值易耗品进行账务处理，定期与行政部门核对账目。二、办公设备管理1.采购管理需求申报各部门根据工作需要，填写《办公设备需求申请表》，详细注明设备名称、规格型号、数量、用途等信息，并提交部门负责人审批。部门负责人审核后，报行政部门汇总。行政部门根据公司实际情况，进行综合平衡，制定年度办公设备采购计划。采购流程行政部门根据年度采购计划，选择合格的供应商进行询价、比价、议价，确定最终供应商。签订采购合同，明确设备规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款。采购合同经公司领导审批后，由行政部门负责组织实施采购。采购审批办公设备采购金额在[X]元以下的，由行政部门负责人审批；采购金额在[X]元以上的，需报公司主管领导审批。2.验收管理办公设备到货后，行政部门应及时组织使用部门、采购人员等进行验收。验收内容包括设备的规格型号、数量、外观、配置、性能等是否与采购合同一致，以及设备的随机资料是否齐全。验收合格后，填写《办公设备验收单》，验收人员签字确认。如发现设备存在质量问题或与合同不符，应及时与供应商联系，要求更换或退货。3.入库管理验收合格的办公设备，由行政部门办理入库手续，填写《办公设备入库登记表》，详细记录设备名称、规格型号、数量、入库日期、存放地点等信息。办公设备应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。4.发放管理各部门根据工作需要，填写《办公设备领用申请表》，经部门负责人审批后，到行政部门领取办公设备。行政部门根据审批后的申请表，发放办公设备，并在《办公设备领用登记表》上记录领用部门、设备名称、规格型号、数量、领用日期等信息。领用人员在领取办公设备时，应进行现场检查，确保设备完好无损。如有问题，应及时向行政部门反映。5.使用与维护管理使用培训行政部门负责组织对新购置的办公设备进行使用培训，确保使用人员熟悉设备的操作方法和注意事项。使用人员应严格按照操作规程使用办公设备，不得擅自更改设备设置或拆卸零部件。日常维护使用部门负责办公设备的日常维护和保养，定期对设备进行清洁、检查、润滑等工作，确保设备正常运行。如发现设备出现故障，使用人员应及时填写《办公设备维修申请表》，报行政部门安排维修。维修管理行政部门接到维修申请后，应及时联系专业维修人员进行维修。对于简单故障，维修人员应在[X]个工作日内修复；对于复杂故障，应在[X]个工作日内给出维修方案，并尽快完成维修。维修完成后，维修人员应填写《办公设备维修记录单》，记录维修情况、维修费用等信息。行政部门对维修费用进行审核后，报财务部门报销。6.调配管理因工作需要，行政部门可以对办公设备进行调配。调配时，使用部门应填写《办公设备调配申请表》，经调出部门和调入部门负责人签字确认后，报行政部门审批。行政部门根据审批意见，组织设备调配，并在《办公设备调配登记表》上记录调配情况。7.报废管理办公设备符合下列条件之一的，可以申请报废：已超过规定使用年限，且无法正常使用的；因技术进步等原因，已被淘汰的；因自然灾害、意外事故等原因，造成设备严重损坏，无法修复的；其他原因需要报废的。报废申请使用部门填写《办公设备报废申请表》，详细说明设备报废原因、购置时间、使用情况等，并提交部门负责人审核。部门负责人审核后，报行政部门。行政部门组织相关人员进行鉴定，确认是否符合报废条件。报废审批办公设备报废金额在[X]元以下的，由行政部门负责人审批；报废金额在[X]元以上的，需报公司主管领导审批。报废处理经批准报废的办公设备，由行政部门负责组织处理。可以采用变卖、捐赠、报废回收等方式进行处理。变卖报废设备的收入应及时上缴公司财务部门，不得擅自截留或挪用。行政部门应在《办公设备报废登记表》上记录报废设备的处理情况。三、低值易耗品管理1.采购管理需求申报各部门根据工作需要，填写《低值易耗品需求申请表》，详细注明物品名称、规格型号、数量、用途等信息，并提交部门负责人审批。部门负责人审核后，报行政部门汇总。行政部门根据公司实际情况，制定年度低值易耗品采购计划。采购流程行政部门根据年度采购计划，选择合格的供应商进行询价、比价、议价，确定最终供应商。签订采购合同，明确物品规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款。采购合同经公司领导审批后，由行政部门负责组织实施采购。采购审批低值易耗品采购金额在[X]元以下的，由行政部门负责人审批；采购金额在[X]元以上的，需报公司主管领导审批。2.验收管理低值易耗品到货后，行政部门应及时组织使用部门、采购人员等进行验收。验收内容包括物品的规格型号、数量、外观、质量等是否与采购合同一致。验收合格后，填写《低值易耗品验收单》，验收人员签字确认。如发现物品存在质量问题或与合同不符，应及时与供应商联系，要求更换或退货。3.入库管理验收合格的低值易耗品，由行政部门办理入库手续，填写《低值易耗品入库登记表》，详细记录物品名称、规格型号、数量、入库日期、存放地点等信息。低值易耗品应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。4.发放管理各部门根据工作需要，填写《低值易耗品领用申请表》，经部门负责人审批后，到行政部门领取低值易耗品。行政部门根据审批后的申请表，发放低值易耗品，并在《低值易耗品领用登记表》上记录领用部门、物品名称、规格型号、数量、领用日期等信息。领用人员在领取低值易耗品时，应进行现场检查，确保物品完好无损。如有问题，应及时向行政部门反映。5.使用与管理各部门应加强对低值易耗品的使用管理，建立领用台账，定期盘点，确保账实相符。对于消耗性低值易耗品，如办公用品、耗材等，应根据实际使用情况，合理控制领用数量，避免浪费。对于耐用性低值易耗品，如办公家具等，应妥善保管，定期维护，延长使用寿命。6.报废管理低值易耗品符合下列条件之一的，可以申请报废：已超过规定使用年限，且无法正常使用的；因损坏严重，无法修复的；其他原因需要报废的。报废申请使用部门填写《低值易耗品报废申请表》，详细说明物品报废原因、购置时间、使用情况等，并提交部门负责人审核。部门负责人审核后，报行政部门。行政部门组织相关人员进行鉴定，确认是否符合报废条件。报废审批低值易耗品报废金额在[X]元以下的，由行政部门负责人审批；报废金额在[X]元以上的，需报公司主管领导审批。报废处理经批准报废的低值易耗品，由行政部门负责组织处理。可以采用变卖、捐赠、报废回收等方式进行处理。变卖报废物品的收入应及时上缴公司财务部门，不得擅自截留或挪用。行政部门应在《低值易耗品报废登记表》上记录报废物品的处理情况。四、清查盘点1.行政部门应定期对办公设备及低值易耗品进行清查盘点，确保账实相符。清查盘点每年至少进行一次。2.清查盘点前，行政部门应制定详细的清查盘点计划，明确清查盘点的范围、时间、人员、方法等。3.清查盘点过程中，应认真核对设备及物品的名称、规格型号、数量、存放地点等信息，如实记录清查盘点结果。4.清查盘点结束后，行政部门应编制《办公设备及低值易耗品清查盘点报告》，对清查盘点中发现的问题进行分析，并提出处理意见。5.对于盘盈、盘亏的办公设备及低值易耗品，应查明原因，按照规定的审批程序进行处理。盘盈的资产应及时入账，盘亏的资产应查明责任，进行相应的账务处理。五、监督与考核1.公司建立办公设备及低值易耗品管理监督机制，行政部门定期对各部门的管理情况进行检查和评估，发现问题及时督促整改。2.财务部门定期对办公设备及低值易耗品的采购、使用