总公司办公管理制度

总公司办公管理制度一、总则1.目的本办公管理制度旨在规范总公司办公秩序，提高工作效率，确保各项工作顺利开展，保障公司正常运营。2.适用范围本制度适用于总公司全体员工。二、办公时间与考勤1.办公时间总公司实行[具体工作时间]的办公制度，员工应严格遵守。如有特殊情况需要调整工作时间，需提前向部门负责人申请，并报行政部门备案。2.考勤管理员工应按时上下班，不得迟到、早退。考勤记录以打卡或签到方式为准。如因工作原因需要外出，应提前填写《外出申请表》，注明外出时间、地点、事由等信息，经部门负责人批准后交行政部门备案。迟到或早退[具体时长]以内的，每次扣减[X]元绩效工资；迟到或早退超过[具体时长]的，按旷工半天处理，扣减[X]元绩效工资及相应的当日工资。旷工半天的，扣减[X]元绩效工资及当日工资；旷工一天的，扣减[X]元绩效工资及两日工资，并给予警告处分；连续旷工超过[具体天数]或一年内累计旷工超过[具体天数]的，公司将予以辞退。三、办公环境与设施1.办公区域整洁员工应保持各自办公区域的整洁卫生，不得随意丢弃垃圾。定期对办公区域进行清扫和整理，确保办公环境舒适、有序。2.办公设施使用与维护员工应爱护办公设施，不得故意损坏。如发现设施损坏，应及时向行政部门报修。如需借用办公设施，应填写《借用申请表》，经部门负责人批准后到行政部门办理借用手续。借用后应按时归还，如有损坏或遗失，应照价赔偿。四、文件与档案管理1.文件收发总公司文件由行政部门统一收发、登记、编号、传阅和保管。外来文件由行政部门签收后，根据文件内容及时分送相关部门或领导阅办。各部门起草的文件，应经部门负责人审核后交行政部门编号、印发。2.文件传阅文件传阅应遵循"快速、高效、保密"的原则，确保文件及时传达到相关人员。传阅文件时，应在《文件传阅单》上签字，注明传阅时间，不得积压或丢失文件。3.文件归档各部门应在文件处理完毕后，及时将文件整理归档，交行政部门统一保管。归档文件应分类清晰、编号准确、装订整齐，便于查阅和管理。五、会议管理1.会议分类总公司会议分为总经理办公会、部门例会、专题会议等。总经理办公会由总经理主持，各部门负责人参加，主要讨论公司重大决策、重要工作安排等事项。部门例会由各部门负责人主持，部门全体员工参加，总结本部门工作进展，安排下一阶段工作任务。专题会议根据工作需要召开，针对特定问题进行讨论和决策。2.会议组织会议组织部门应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前通知相关人员。会议组织部门应做好会议准备工作，包括会议资料准备、会议场地布置等。会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不得随意走动、接听电话或做与会议无关的事情。3.会议记录与纪要会议应有专人负责记录，记录内容应准确、完整，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、决议事项等。会议结束后，会议组织部门应及时整理会议纪要，经会议主持人审核后印发给相关人员。会议纪要应明确决议事项、责任部门和完成时间，确保会议决议得到有效落实。六、印章管理1.印章种类总公司印章包括公司公章、法人章、财务专用章、合同专用章等。2.印章使用原则严格按照规定的权限和程序使用印章，未经批准不得擅自使用。印章使用应进行登记，注明使用时间、事由、批准人等信息。3.印章保管公司公章、法人章由行政部门指定专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管，合同专用章由法务部门指定专人保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得将印章随意交他人使用或带出公司。如因工作需要带出公司，需经公司领导批准，并办理借用手续。七、办公用品管理1.办公用品采购行政部门应定期统计办公用品库存情况，根据实际需求制定采购计划，经公司领导批准后进行采购。采购办公用品时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保办公用品的质量和供应。2.办公用品发放行政部门应建立办公用品发放台账，对办公用品的领取情况进行详细记录。员工如需领取办公用品，应填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人批准后到行政部门领取。办公用品应按需发放，不得浪费。对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，应严格控制领用数量，并进行登记管理。3.办公用品使用与节约员工应爱护办公用品，合理使用，不得随意丢弃或浪费。鼓励员工节约办公用品，如双面打印、复印，减少纸张浪费等。八、保密管理1.保密范围涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等均属于保密范围。公司商业秘密包括公司的经营战略、营销策略、产品研发、生产工艺、财务状况等信息。公司技术秘密包括公司的技术方案、技术诀窍、技术资料等信息。公司财务信息包括公司的财务报表、财务预算、成本核算等信息。公司客户信息包括客户的基本资料、交易记录、联系方式等信息。2.保密措施与员工签订保密协议，明确员工的保密义务和责任。对涉及保密信息的文件、资料、计算机存储设备等进行严格管理，设置访问权限，确保保密信息不被泄露。在对外交往中，应严格遵守保密规定，不得随意透露公司保密信息。如需提供相关信息，应经公司领导批准，并采取必要的保密措施。加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识，防止因员工疏忽或违规行为导致保密信息泄露。九、安全与卫生管理1.安全管理加强公司安全管理，确保员工人身安全和公司财产安全。定期组织安全检查，及时发现和消除安全隐患。对易燃、易爆、有毒等危险物品应进行严格管理，按照相关规定存放和使用。员工应遵守安全操作规程，不得违规操作电器设备、消防器材等。如发现安全事故隐患，应及时报告并采取措施进行处理。2.卫生管理保持公司办公区域的环境卫生，定期进行清扫和消毒。卫生间、茶水间等公共区域应保持清洁卫生，无异味。员工应养成良好的卫生习惯，不得在办公区域内吸烟、随地吐痰等。十、员工行为规范1.职业道德员工应遵守国家法律法规和公司各项规章制度，诚实守信，勤勉尽责。树立良好的职业道德风尚，不得从事有损公司利益的行为。2.工作态度员工应积极主动工作，勇于承担责任，不断提高工作效率和质量。对待工作应认真负责，严谨细致，不得敷衍了事。3.团队协作员工应树立团队意识，加强与同事之间的沟通与协作，共同完成工作任务。尊重他人意见和建议，不得相互推诿、扯皮。4.言行举止员工应注意言行举止文明礼貌，不得在办公区域内大声喧哗、争吵。着装应整洁得体，符合公司形象要求。十一、附则1