黑河学院档案管理规章制度汇编

黑河学院档案管理规章制度汇编一、总则1.目的为加强学校档案管理，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合学校实际情况，制定本规章制度。2.适用范围本规章制度适用于黑河学院各部门、各单位及全体教职员工和学生形成的各类档案的管理。3.档案定义本规章制度所称档案，是指学校在教学、科研、管理、服务等各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理体制与职责1.管理体制学校档案工作实行集中统一管理原则，由学校办公室负责统筹协调，档案馆具体承担档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。各部门、各单位设兼职档案员，负责本部门、本单位档案的收集、整理和移交工作。2.档案馆职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。负责接收、征集、整理、保管全校各类档案，确保档案的完整与安全。开展档案的鉴定、统计、编研等工作，开发档案信息资源，为学校各项工作提供服务。指导和监督各部门、各单位的档案工作，组织档案业务培训和交流活动。负责学校档案信息化建设，推进档案管理现代化。3.兼职档案员职责负责本部门、本单位各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保归档文件材料的齐全、完整、准确。按照学校档案管理规章制度的要求，定期将整理好的档案移交学校档案馆。协助学校档案馆开展档案的利用、统计等工作，及时反馈本部门、本单位档案管理工作中的情况和问题。三、档案的收集与归档1.收集范围学校各部门、各单位应按照档案收集范围的规定，及时收集本部门、本单位在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像文件等。具体收集范围参照《黑河学院档案分类大纲》执行。2.归档要求归档的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。电子文件应采用通用格式进行存储，并确保其可读性和完整性。声像文件应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行分类整理。归档文件材料应按照规定的分类方法和编号规则进行整理，编制归档目录。3.归档时间文书档案应在次年上半年归档完毕。教学档案、科研档案、学生档案等应在项目结束或学生毕业当年归档完毕。基建档案、设备档案等应在项目竣工验收后三个月内归档完毕。四、档案的整理1.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类方法学校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。年度：按照文件形成的年度进行分类。机构（问题）：按照学校内部机构或问题进行分类。保管期限：根据文件的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种保管期限。3.编号规则档案编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。具体编号规则如下：全宗号：学校档案全宗号为"12345"。年度号：采用公元纪年，如"20XX"。机构（问题）代码：按照学校内部机构代码或问题代码进行编制。保管期限代码：永久为"Y"，长期为"C"，短期为"D"。案卷顺序号：按照案卷排列顺序编制。五、档案的保管1.库房建设学校应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案装具档案装具应符合国家标准，采用密集架、档案柜等形式，便于档案的存放和管理。3.库房管理档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定应根据国家有关规定和学校实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，准确判定档案的保存价值。2.鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由分管档案工作的校领导任组长，档案馆、各部门、各单位负责人为成员。鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。3.鉴定方法档案鉴定工作应采用直接鉴定法，逐件逐页地对档案进行审查，提出鉴定意见。4.销毁程序经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案部门编制销毁清册，报学校档案鉴定工作领导小组审批。经批准销毁的档案，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底进行。销毁清册应永久保存。七、档案的统计1.统计内容档案统计应包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等方面的情况。2.统计方法档案统计工作应定期进行，采用手工统计和计算机统计相结合的方法，确保统计数据的准确、及时。3.统计报表档案部门应按照规定向上级主管部门和学校报送档案统计报表，同时做好统计资料的分析和总结工作。八、档案的利用1.利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全的前提下，为学校各项工作和社会利用提供服务。2.利用方式查阅：利用者可到学校档案馆查阅档案原件或复印件。借阅：因工作需要，利用者可办理借阅手续，将档案借出档案馆使用，但应按时归还。出具证明：档案馆可根据利用者的需求，为其出具档案证明。3.利用手续校内人员利用档案，应填写《档案利用登记表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆办理利用手续。校外单位或个人利用档案，应持单位介绍信或个人有效证件，填写《档案利用登记表》，经学校档案馆负责人批准后，方可办理利用手续。借阅档案应严格遵守借阅期限，按时归还。如需续借，应办理续借手续。九、档案的保密1.保密制度学校应建立健全档案保密制度，加强对档案工作人员的保密教育，明确保密责任，确保档案信息的安全。2.保密措施档案库房应设置必要的保密设施，如防盗门、防盗窗、保险柜等。对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。档案工作人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。十、档案信息化建设1.建设目标学校应加强档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.数字化工作按照国家有关标准和规范，对学校各类档案进行数字化处理，确保数字化档案的质量。建立数字化档案数据库，实现档案信息的集中存储和共享。3.系统应用推广使用档案管理信息系统，提高档案管理工作的自动化程