供应商管理制度

供应商管理制度一、总则1.目的本制度旨在建立一套科学、规范、有效的供应商管理体系，确保供应商的选择、评估、合作与管理等环节的标准化和规范化，保障公司物资供应的质量、及时性和稳定性，降低采购成本，提高公司整体运营效率和经济效益。2.适用范围本制度适用于公司所有与生产、经营相关物资及服务的供应商管理，包括原材料、零部件、设备、办公用品、外包服务等。3.职责分工采购部门负责供应商的开发、选择、引入、日常管理及评估工作。与供应商进行商务谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。收集、整理供应商信息，建立和维护供应商档案。质量部门参与供应商的评估和审核工作，负责对供应商提供物资的质量检验和监督。协助采购部门处理供应商质量问题，提出改进建议和措施。技术部门参与供应商的技术评估，提供技术支持和指导。对供应商提供的新产品或新技术进行验证和确认。财务部门负责审核采购合同中的付款条款，监督采购款项的支付。协助采购部门进行供应商成本分析和价格谈判。其他部门：根据需要配合采购部门开展供应商管理相关工作，提供需求信息和反馈意见。二、供应商开发与选择1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业展会、供应商推荐、客户推荐、行业协会等。收集的信息应包括供应商的基本情况（如公司名称、地址、联系方式、经营范围等）、生产能力、产品质量、价格水平、服务水平、信誉状况、行业口碑等。2.供应商筛选采购部门根据收集到的供应商信息，对潜在供应商进行初步筛选，确定符合基本要求的供应商名单。筛选标准可包括但不限于：供应商具有合法的经营资质和良好的信誉；具备满足公司需求的生产能力和质量保证能力；价格合理，具有成本优势；服务响应及时，具备良好的售后服务体系等。3.供应商调查与评估对于初步筛选合格的供应商，采购部门组织相关部门（如质量、技术、财务等）进行实地调查和评估。调查内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、生产设备与工艺、人员配置与素质、环保情况、财务状况等。评估方式可采用问卷调查、现场考察、样品检测、数据分析、与供应商沟通交流等多种形式。根据调查和评估结果，填写《供应商评估表》，对供应商进行综合评分。评分标准可根据不同物资或服务的重要性和公司需求设定，一般包括质量（40%）、价格（30%）、交货期（15%）、服务（15%）等方面。4.供应商选择采购部门根据供应商评估得分，按照得分高低进行排序，选择得分较高的供应商作为合作对象。在选择供应商时，应优先考虑质量可靠、价格合理、交货期准时、服务良好且具有长期合作潜力的供应商。对于重要物资或服务的供应商选择，应经公司管理层审批后确定。三、供应商准入1.准入申请拟合作的供应商应向采购部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明文件，如营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明材料等。《供应商准入申请表》应包括供应商基本信息、申请合作的物资或服务类别、产品规格与质量标准、价格条款、交货期要求、售后服务承诺等内容。2.准入审批采购部门收到供应商准入申请后，对申请材料进行初审，初审合格后提交质量、技术、财务等相关部门进行会审。各相关部门根据职责对申请供应商进行评估和审核，提出审核意见。质量部门重点审核供应商的质量保证能力和产品质量情况；技术部门审核供应商的技术水平和生产工艺是否满足要求；财务部门审核供应商的财务状况和价格合理性。采购部门根据各部门审核意见，综合考虑后确定是否批准供应商准入。对于批准准入的供应商，由采购部门发放《供应商准入通知书》，并与其签订《供应商合作协议》。3.供应商备案采购部门对批准准入的供应商进行备案，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、准入审批文件、合作协议、评估记录、供货记录、质量检验报告、付款记录等内容。定期更新供应商档案信息，确保档案内容的准确性和完整性。四、供应商日常管理1.沟通与协调采购部门与供应商保持定期的沟通与协调，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量情况、交货期执行情况等，协调解决合作过程中出现的问题。建立供应商沟通机制，可通过电话、邮件、会议、实地走访等方式与供应商进行沟通交流。对于重要问题或紧急事项，应及时与供应商进行面对面沟通，确保问题得到妥善解决。2.订单管理采购部门根据公司生产经营需求，向供应商下达采购订单。采购订单应明确物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准等内容。采购订单下达后，跟踪订单执行情况，及时与供应商确认订单接收情况、生产进度、发货情况等，确保订单按时、按质、按量交付。对于订单变更或取消，采购部门应及时与供应商沟通协调，办理相关手续，避免给双方造成不必要的损失。3.质量监控质量部门按照公司质量检验标准和相关规定，对供应商提供的物资进行检验和验收。检验方式可包括抽检、全检、驻厂检验等。对于检验不合格的物资，质量部门应及时通知采购部门，并与供应商协商处理。处理方式可包括退货、换货、补货、降价等，同时要求供应商分析原因，采取改进措施，防止问题再次发生。定期对供应商的质量状况进行统计分析，评估供应商的质量稳定性。对于质量问题频发的供应商，应采取警告、暂停供货、取消合作等措施。4.交货期管理采购部门负责监控供应商的交货期执行情况，确保物资按时交付。对于未按时交货的供应商，采购部门应及时与其沟通，了解原因，并要求供应商采取措施尽快交货。分析供应商交货期延误的原因，如因供应商自身原因导致交货期延误，应根据合同约定追究供应商的违约责任；如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致交货期延误，应与供应商协商解决方案，合理调整交货期。5.价格管理采购部门定期对市场价格进行调研和分析，掌握同类物资或服务的价格动态。与供应商进行价格谈判时，应充分考虑市场价格水平、成本变化、质量差异等因素，争取合理的采购价格。根据公司成本控制目标和市场价格波动情况，适时与供应商协商调整采购价格。对于价格上涨幅度较大或不合理的供应商，应通过谈判、招标、寻找替代供应商等方式降低采购成本。6.服务管理采购部门关注供应商的服务水平，包括售前咨询、售中支持、售后服务等方面。要求供应商提供及时、有效的技术支持和售后服务，解决公司在使用物资或服务过程中遇到的问题。定期收集公司内部各部门对供应商服务的反馈意见，对服务质量好的供应商给予表扬和奖励，对服务质量差的供应商提出改进要求或采取相应的处罚措施。五、供应商评估与考核1.定期评估采购部门每年组织一次对供应商的全面评估工作，评估周期为自然年度。评估内容包括供应商的质量、价格、交货期、服务、合作配合度等方面。评估方式采用定量与定性相结合的方法，通过收集供应商的相关数据和信息，结合公司内部各部门的反馈意见，填写《供应商年度评估表》，对供应商进行综合评分。根据评估得分，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。优秀供应商（得分≥90分）：在各方面表现出色，合作关系稳定且良好，可给予更多的合作机会和优惠政策；良好供应商（8089分）：基本满足公司要求，合作情况较好，可保持现有合作关系并适当关注其改进情况；合格供应商（6079分）：存在一定问题，需督促其改进，否则可能影响合作；不合格供应商（得分＜60分）：问题严重，应采取相应措施，如暂停供货、整改或取消合作等。2.动态评估在日常合作过程中，采购部门及相关部门对供应商的表现进行动态跟踪和评估。对于出现质量问题、交货期延误、服务不到位等情况的供应商，及时进行记录和分析，并根据问题严重程度采取相应的措施。如供应商在某一时间段内连续出现问题，或问题对公司生产经营造成较大影响，可随时启动临时评估程序，对供应商进行重点评估，并根据评估结果调整合作策略。3.考核指标与权重质量（40%）：主要考核供应商提供物资的合格率、退货率、质量事故发生率等指标。价格（30%）：考核采购价格的合理性、价格波动情况以及与市场价格的比较等。交货期（15%）：关注按时交货率、交货期延误次数等指标。服务（15%）：包括售前、售中、售后服务的响应速度、解决问题的能力、客户满意度等方面。4.评估结果应用对于评估结果为优秀的供应商，公司可给予一定的奖励，如增加采购份额、优先支付货款、授予荣誉称号等，以激励供应商继续保持良好的合作表现。对于评估结果为良好的供应商，采购部门与其沟通交流，肯定其优点，同时指出存在的问题和改进方向，鼓励其进一步提高。对于评估结果为合格的供应商，采购部门向其发出书面通知，要求其针对存在的问题制定详细的整改计划，并在规定时间内提交整改报告。采购部门跟踪整改情况，如整改效果不明显，可采取减少采购份额、提高预付款比例等措施。对于评估结果为不合格的供应商，采购部门立即暂停与其合作，并组织相关部门进行深入分析，查找问题根源。如供应商能够在规定时间内完成整改且达到公司要求，可考虑恢复合作；如整改后仍不符合要求，则取消其供应商资格，并将相关情况通报公司内部各部门，防止再次与其合作。六、供应商淘汰与退出1.淘汰情形供应商出现以下情形之一的，应予以淘汰：连续两次年度评估结果为不合格。提供的物资或服务质量严重不符合公司要求，且多次整改无效。交货期严重延误，给公司生产经营造成重大影响。价格虚高，经协商仍无法降低到合理水平。出现严重的商业欺诈行为或违反法律法规的情况。其他严重影响公司利益或合作关系的情形。2.退出程序采购部门根据淘汰情形，提出淘汰供应商的建议，经公司管理层审批后，向供应商发出《供应商淘汰通知》。与供应商进行沟通协商，明确淘汰原因和时间节点，要求供应商停止供货，并清理与公司的往来账目。采购部门组织相关部门对淘汰供应商的库存物资进行盘点和处理，确保公司利益不受损失。对淘汰供应商的相关信息进行存档备份，以便日后查询和参考。