企业技术档案管理、发放制度

企业技术档案管理、发放制度一、总则1.目的为加强企业技术档案的科学管理，确保技术档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥技术档案在企业生产、经营、科研、管理等各项活动中的作用，特制定本制度。同时，规范技术档案的发放流程，保证技术档案能够及时、准确地提供给需要的部门和人员，特制定本发放制度。2.适用范围本制度适用于企业内所有与技术档案管理和发放相关的部门、岗位及人员，包括但不限于研发部门、生产部门、质量控制部门、销售部门、售后服务部门等。本制度所指技术档案涵盖企业在产品研发、生产工艺、设备技术、质量标准、技术合同等方面形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。3.职责分工档案管理部门负责制定和完善技术档案管理、发放制度，并监督执行。集中统一管理企业技术档案，负责技术档案的收集、整理、分类、编号、装订、存储、保管等工作。建立技术档案检索系统，方便查询和利用技术档案。按照规定的发放流程，负责技术档案的发放工作，并做好发放记录。定期对技术档案进行清查、核对，确保技术档案的完整性和准确性。各部门负责本部门产生的技术文件、资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。按照工作需要，向档案管理部门提出技术档案查阅、借阅、复制申请，并负责使用期间技术档案的保管和归还。配合档案管理部门做好技术档案的管理工作，如提供档案信息、协助档案清查等。二、技术档案管理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门技术文件、资料的收集工作，确保文件资料的齐全、完整。收集范围包括但不限于以下内容：产品研发过程中形成的项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术方案、实验记录、测试报告、总结报告等。生产工艺文件，如工艺流程卡、操作规程、作业指导书、工艺变更记录等。设备技术资料，包括设备说明书、安装调试记录、维护保养手册、操作规程、设备档案卡片等。质量标准文件，如产品标准、检验规范、质量体系文件等。技术合同，包括与供应商签订的技术采购合同、与客户签订的技术服务合同、技术合作协议等。其他与技术相关的文件、资料，如技术交流材料、技术培训教材、技术革新成果等。2.各部门收集的技术文件、资料应定期移交档案管理部门，移交时需填写《技术档案移交清单》，详细注明文件资料的名称、数量、形成时间、移交部门等信息，并由双方签字确认。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的技术档案后，应按照档案整理的基本原则和方法进行分类、编号、装订等整理工作。2.分类原则按照技术档案的形成领域、内容性质、时间顺序等进行分类，确保分类科学合理，便于管理和查找。可分为产品研发档案、生产工艺档案、设备技术档案、质量标准档案、技术合同档案等一级类目，在一级类目下再根据具体内容设置二级类目、三级类目等。3.编号方法采用统一的编号规则，为每份技术档案赋予唯一的编号。编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可由档案类别代码、年份代码、顺序号等部分组成。例如："CYD2023001"，其中"CYD"表示产品研发档案类别代码，"2023"表示年份，"001"表示该类别下的顺序号。4.装订要求对纸张规格不一致、破损或散装的文件资料进行整理、修复和裱糊，使其整齐、牢固。采用线装或胶装等方式进行装订，确保装订牢固、整齐美观，便于查阅和保管。（三）档案存储1.档案管理部门应配备专门的档案库房，确保库房环境符合档案保管要求。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施。2.根据技术档案的类别、保管期限等进行分区存放，不同类别的档案应分开存放，并设置明显的标识牌。3.采用合适的存储设备，如档案柜、档案架、光盘存储库等，对技术档案进行存放。存储设备应排列整齐，便于查找和取用。4.建立电子档案存储系统，将重要的技术档案进行数字化存储。电子档案应进行备份，并定期进行数据维护，确保数据的安全性和完整性。（四）档案保管期限1.技术档案的保管期限根据其重要程度、利用价值等因素确定，分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对本企业和国家具有长远利用价值的技术档案，应永久保管。如企业的重大技术创新成果、核心技术资料、长期有效的技术标准等。长期保管：对企业在一定时期内具有重要查考利用价值的技术档案，保管期限为15年至50年。如一般的产品研发档案、重要的生产工艺文件、主要设备的技术档案等。短期保管：对企业在较短时间内具有查考利用价值的技术档案，保管期限为5年至15年。如一般性的技术文件、临时的技术方案等。2.档案管理部门应定期对技术档案的保管期限进行审查，根据实际情况及时调整保管期限。对于已到保管期限且无继续保存价值的技术档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。（五）档案清查1.档案管理部门应定期对技术档案进行清查，确保档案的数量、质量和存储状况符合要求。清查工作每年至少进行一次。2.清查内容包括档案的数量核对、完整性检查、存储环境检查、编号准确性检查等。对于清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如补充缺失的档案、修复损坏的档案、调整编号等。3.清查结束后，应编写《技术档案清查报告》，详细记录清查情况、发现的问题及处理结果，并上报企业主管领导。（六）档案鉴定与销毁1.对于已到保管期限或不再具有保存价值的技术档案，由档案管理部门组织相关部门和人员进行鉴定。鉴定工作应遵循全面审查、审慎判定的原则，确保鉴定结果准确可靠。2.鉴定小组应由档案管理部门、业务部门、技术专家等人员组成，对拟销毁的技术档案进行逐一审查，提出鉴定意见。对于涉及企业核心技术、商业秘密等重要信息的档案，应进行特殊处理，确保信息安全。3.经鉴定确需销毁的技术档案，应填写《技术档案销毁清单》，详细注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经企业主管领导批准。4.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等。销毁过程应进行现场监督，并由监销人员在《技术档案销毁清单》上签字确认。销毁清单应永久保存。三、技术档案发放（一）发放范围1.企业内部各部门因工作需要，可申请查阅、借阅、复制技术档案。查阅、借阅、复制的范围应严格按照工作需求进行限定，确保技术档案的安全和合理使用。2.外部单位因合作项目、技术交流、产品认证等原因，需查阅、借阅、复制企业技术档案的，应按照企业相关规定办理审批手续。（二）发放流程1.查阅申请各部门如需查阅技术档案，应填写《技术档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并由部门负责人签字审批。将申请表提交至档案管理部门，档案管理部门根据申请内容进行审核，审核通过后安排查阅。2.借阅申请如需借阅技术档案，借阅人应填写《技术档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等，并经部门负责人和档案管理部门负责人签字审批。对于涉及企业核心技术、商业秘密等重要档案的借阅，还需经企业主管领导批准。档案管理部门审核通过后，向借阅人发放《技术档案借阅证》，借阅人凭借阅证到档案库房办理借阅手续。3.复制申请因工作需要复制技术档案的，申请人应填写《技术档案复制申请表》，注明复制档案的名称、编号、复制内容、复制用途等信息，并经部门负责人签字审批。对于涉及企业核心技术、商业秘密等重要档案的复制，需经企业主管领导批准。档案管理部门审核通过后，按照申请人的要求进行复制，并在复制件上加盖"复制件"印章，注明复制日期、份数等信息。4.发放登记档案管理部门在进行技术档案查阅、借阅、复制发放时，应做好详细的发放记录。记录内容包括发放日期、档案名称、编号、发放对象、发放方式（查阅、借阅、复制）、归还日期等信息。发放记录应及时更新，并妥善保存，以便查询和追溯。（三）借阅归还1.借阅人应按照《技术档案借阅申请表》中批准的借阅期限及时归还技术档案。如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.借阅人归还技术档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案是否完好无损，有无缺页、涂改等情况。如发现问题，应及时与借阅人沟通，并做好记录。3.借阅人归还档案后，档案管理部门应在《技术档案借阅证》上注明归还日期，并注销借阅证。（四）使用管理1.查阅、借阅、复制的技术档案仅供申请部门或个人在规定的范围内使用，不得擅自转借、转让、泄露给其他单位或个人。2.使用过程中应妥善保管技术档案，不得在档案上涂改、标记、污损、折叠等。如需摘录、引用档案内容，应经档案管理部门同意，并注明出处。3.对于涉及企业核心技术、商业秘密等重要的技术档案，使用人员应严格遵守企业的保密规定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。四、监督与考核1.企业应建立技术档案管理、发放工作的监督检查机制，定期对档案管理部门和各部门的技术档案管理、发放工作进行检查，确保制度的有效执行。2.对于在技术档案管理、发放工作中表现突出的部