某公司办公室管理制度汇编

某公司办公室管理制度汇编一、总则（一）目的为加强公司办公室管理，确保公司各项工作高效、有序地进行，营造良好的办公环境，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.遵守国家法律法规及公司各项规章制度。2.以服务员工、保障公司正常运营为宗旨。3.倡导高效、协作、创新的工作作风。二、办公环境管理（一）办公区域布局1.根据公司业务需求，合理划分各部门办公区域，明确标识。2.办公区域应保持整洁、明亮、通风良好，配备必要的办公设备和设施。（二）环境卫生1.每位员工负责保持自己办公区域的整洁，每日下班前清理桌面文件、垃圾等。2.公司定期组织全体大扫除，对公共区域进行全面清洁。3.禁止在办公区域内随地吐痰、乱扔垃圾，禁止吸烟（如有专门吸烟区除外）。（三）物品摆放1.办公桌上的办公用品应摆放整齐，文件、资料等应分类存放，并标识清晰。2.个人私人物品应放置在指定的抽屉或柜子内，不得随意堆放影响办公环境。（四）噪音控制1.员工在办公时应尽量减少不必要的噪音，避免大声喧哗、播放高分贝音乐等。2.如因工作需要使用可能产生较大噪音的设备，应采取相应的降噪措施或选择合适的时间使用。三、办公用品管理（一）采购1.各部门根据实际工作需要，每月[X]日前提交办公用品采购申请单，经部门负责人审核后报办公室。2.办公室汇总各部门申请，结合库存情况，制定办公用品采购计划，报公司领导审批后进行采购。3.优先选择性价比高、质量可靠的办公用品供应商，并与之签订采购合同。（二）发放1.办公用品采购入库后，办公室负责登记造册，并按照各部门申请单进行发放。2.员工领取办公用品时，需在发放登记表上签字确认。（三）使用与保管1.员工应爱护办公用品，合理使用，杜绝浪费。2.对于耐用办公用品，如电脑、打印机等，员工应妥善保管，如有损坏及时报修。3.离职员工需将所领用的办公用品交回办公室，如有丢失或损坏需照价赔偿。四、文件与档案管理（一）文件管理1.文件分类公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件等类别，各类文件再根据内容进一步细分。行政文件包括公司制度、通知、报告等；业务文件涉及项目方案、合同等；财务文件如财务报表、预算等。2.文件起草与审核各部门负责本部门相关文件的起草工作，确保文件内容准确、清晰、规范。文件起草完成后，需经部门负责人审核，重要文件还需报公司领导审批。3.文件编号与印发办公室对审核通过的文件进行编号登记，按照规定格式排版印发。文件印发后，办公室负责将文件分发至相关部门，并做好分发记录。4.文件传阅与处理收到文件的部门或个人应及时进行传阅，并根据文件要求进行处理。传阅文件时，应在文件传阅单上签字注明传阅时间，确保文件传递的及时性和准确性。5.文件归档文件处理完毕后，相关部门应将文件原件及处理结果及时交办公室归档保存。办公室按照文件类别和时间顺序进行整理归档，建立电子和纸质档案，便于查询和利用。（二）档案管理1.档案分类公司档案分为人事档案、财务档案、业务档案等。人事档案包括员工入职、离职、培训、考核等资料；财务档案涵盖会计凭证、报表、审计报告等；业务档案有项目文档、客户资料等。2.档案收集各部门负责定期收集本部门产生的档案资料，并移交办公室。档案资料应齐全、完整、真实，不得遗漏或伪造。3.档案整理与保管办公室对收集的档案进行分类整理，编制档案目录，确保档案有序存放。档案应妥善保管在专门的档案柜中，注意防潮、防火、防虫、防盗等。电子档案应进行备份存储，防止数据丢失。4.档案查阅与借阅因工作需要查阅档案的，需填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到办公室查阅。如需借阅档案，借阅人应填写档案借阅登记表，注明借阅期限、归还时间等，经档案管理部门负责人审批后方可借阅。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、复印或泄露档案内容，按时归还档案。五、会议管理（一）会议分类1.公司例会：每周[X]举行，由公司领导主持，各部门负责人参加，总结上周工作，安排本周工作任务。2.部门会议：由各部门自行组织，定期召开，传达公司会议精神，安排本部门工作。3.专项会议：根据工作需要，针对特定事项召开的会议，如项目研讨会、业务协调会等。（二）会议组织1.会议组织部门应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等，并提前[X]天通知相关人员。2.会议组织部门负责准备会议资料，如会议议程、汇报材料等，并确保资料准确、完整。3.如需使用会议室，应提前向办公室申请，办公室根据情况进行安排。（三）会议纪律1.参会人员应提前[X]分钟到达会议地点，不得迟到、早退。2.会议期间，应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。3.参会人员应认真听取会议内容，积极发言，做好会议记录。（四）会议纪要1.重要会议需形成会议纪要，由会议组织部门指定专人负责记录。2.会议纪要应准确记录会议主要内容、决议事项、责任部门及完成时间等。3.会议纪要经会议主持人审核后，印发给参会人员及相关部门，并督促责任部门按时落实会议决议。六、考勤管理（一）工作时间公司实行[具体工作时间]工作制，员工应严格遵守工作时间，不得迟到、早退。（二）考勤方式1.公司采用[考勤方式，如打卡机、指纹识别、人脸识别等]进行考勤。2.员工应在规定的考勤时间内打卡，不得代打卡或委托他人打卡。（三）请假制度1.员工请假应提前填写请假申请表，按照审批权限报相关领导审批。请假[X]天以内（含[X]天），由部门负责人审批。请假[X]天以上至[X]天，由部门负责人审核后报分管领导审批。请假[X]天以上，由部门负责人、分管领导审核后报公司总经理审批。2.请假获批后，员工应将请假申请表交办公室备案。3.如遇紧急情况无法提前请假，应在请假当天上班后[X]小时内电话向部门负责人请假，并在上班后第一个工作日内补办请假手续。（四）迟到、早退与旷工处理1.迟到或早退[X]分钟以内的，每次扣罚[X]元；迟到或早退[X]分钟以上至[X]小时以内的，每次扣罚[X]元；迟到或早退[X]小时以上的，按旷工半天处理。2.旷工半天的，扣罚当日工资的[X]倍；旷工一天的，扣罚当日工资的[X]倍，并给予警告处分；连续旷工超过[X]天或一年内累计旷工超过[X]天的，公司将予以辞退。七、印章管理（一）印章种类公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。（二）印章保管1.公章由办公室专人保管，合同专用章由法务部门专人保管，财务专用章和法人章由财务部门专人保管。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意存放或转借他人。如因特殊情况需要委托他人使用印章，需经印章使用部门负责人和保管人员共同批准，并做好登记记录。（三）印章使用1.使用印章应填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用人等信息，按照审批权限报相关领导审批。使用公章、合同专用章，涉及重要事项的，需经公司总经理审批；一般性事项由分管领导审批。使用财务专用章、法人章，由财务负责人审批。2.印章保管人员应严格按照审批后的申请表使用印章，在盖章前应仔细核对申请表内容与盖章文件是否一致。3.印章使用后，保管人员应及时在印章使用登记表上登记盖章时间、文件名称、盖章份数等信息。八、车辆管理（一）车辆配备公司根据工作需要配备一定数量的公务车辆，用于公司业务活动。（二）车辆调度1.办公室负责公司车辆的统一调度管理，根据各部门用车申请，合理安排车辆使用。2.各部门如需用车，应提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由等信息，经部门负责人审核后报办公室。3.办公室根据车辆使用情况和申请先后顺序进行派车，并及时通知用车部门和驾驶员。（三）车辆使用1.驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，确保车辆行驶安全。2.驾驶员应按照派车单指定的时间、地点接送乘客，不得擅自改变行车路线或延长用车时间。3.乘车人员应爱护车内设施，保持车内整洁，不得在车内吸烟、乱扔垃圾等。（四）车辆维护与保养1.办公室负责制定车辆维护保养计划，定期安排车辆进行保养和维修。2.驾驶员应做好车辆日常检查工作，发现问题及时报告办公室，并配合维修人员进行维修。3.车辆维修费用应按照公司相关规定进行审批和报销。九、安全与保密管理（一）安全管理1.公司员工应增强安全意识，遵守安全规定，确保办公区域的人员和财产安全。2.办公室定期组织安全检查，对发现的安全隐患及时通知相关部门进行整改。3.如发生安全事故，应立即采取应急措施，并及时报告公司领导和相关部门。（二）保密管理1.公司员工应严格遵守