工程公司档案管理规定

工程公司档案管理规定一、总则1.目的为加强工程公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于工程公司总部及所属各项目部、分公司等部门的档案管理工作。3.档案定义本规定所称档案是指工程公司在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理机构与职责1.档案管理部门及人员设置公司设立综合档案室，配备专职档案管理人员，负责公司档案的集中统一管理。各项目部、分公司应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全公司档案管理制度。负责制定公司档案工作发展规划和年度工作计划，并组织实施。负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管和统计等工作。负责档案的查阅、借阅、利用服务工作，积极开发档案信息资源，为公司各项工作提供支持。指导、监督和检查各项目部、分公司的档案管理工作，组织档案业务培训和交流活动。负责公司档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对到期档案进行处置。负责公司档案信息化建设，运用现代信息技术手段，提高档案管理效率和服务水平。3.各部门兼职档案员职责负责本部门文件材料的收集、整理、分类工作，确保文件材料的齐全、完整。按照公司档案管理规定，定期将整理好的档案移交至综合档案室。协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用服务工作，及时提供所需档案资料。负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理1.收集范围工程前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目规划设计文件等。工程管理文件：工程招投标文件、合同协议、施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、工程质量检验评定资料、工程进度报表等。工程技术文件：施工图纸、竣工图、技术规范、技术标准、科研成果、专利技术等。工程物资文件：物资采购计划、物资采购合同、物资验收单、物资出入库凭证等。工程竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。其他文件：与工程相关的会议纪要、来往信函、请示报告、统计报表、财务凭证等。2.收集要求各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确、完整地收集齐全。对重要文件材料应进行备份，以防丢失或损坏。收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，符合档案整理要求。3.整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照工程建设程序和档案分类标准，对收集的文件材料进行分类整理。一般分为工程前期、工程管理、工程技术、工程物资、工程竣工验收等类别，每个类别再根据具体内容进行细分。对纸质文件材料进行编号、编目、装订，编制档案目录。对电子文件应进行分类存储，并建立相应的索引目录，确保电子文件与纸质文件的一致性和关联性。四、档案的分类与编号1.分类标准工程档案采用年度项目类别分类法。即按照档案形成的年度、工程项目名称和档案类别进行分类。类别划分如下：A类：工程前期文件B类：工程管理文件C类：工程技术文件D类：工程物资文件E类：工程竣工验收文件F类：其他文件2.编号方法档案编号由年度号、项目编号、类别号和顺序号组成。年度号：采用公元纪年，取四位数字，如"2023"表示2023年形成的档案。项目编号：按照公司统一的项目编号规则编制，如"XM202301"表示2023年的第1个工程项目。类别号：按照上述分类标准，分别用大写字母A、B、C、D、E、F表示各类档案。顺序号：采用流水号，从001开始依次编号，如"2023XM202301A001"表示2023年XM202301工程项目的工程前期文件中的第1份档案。五、档案的保管与存储1.保管要求综合档案室应具备完善的档案保管设施，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设备，确保档案的安全保管。档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.存储方式纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照档案编号顺序排列。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。对重要的声像档案，如照片、录像带等，应进行分类整理，标注相关信息，并妥善保管。六、档案的查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员只能在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案室。查阅档案应保持整洁，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性。2.借阅规定因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保证重点、便于利用的原则。根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学合理的鉴定。2.鉴定组织与程序成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组定期对档案进行鉴定，逐卷（件）审查档案的内容和保存价值，提出鉴定意见。对已到保管期限且确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，经公司主管领导批准后，进行销毁处理。3.销毁要求档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。档案销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案的保密与安全1.保密制度档案管理人员应严格遵守保密纪律，保守档案机密，不得泄露档案内容。对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要档案，应采取特殊的保密措施，限制查阅和借阅范围。档案管理人员不得在私人交往和通信中涉及档案机密，不得在公共场所谈论档案机密事项。凡因工作需要接触档案机密的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.安全措施加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。配备必要的消防器材和安全报警设备，定期进行检查和维护，确保其正常运行。做好档案数据的安全备份，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。对档案管理系统进行安全防护，设置用户权限，防止数据被非法篡改或泄露。九、档案管理的信息化建设1.建设目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。通过信息化手段，实现档案的在线查阅、借阅、检索、统计等功能，方便公司内部人员利用档案资源。加强档案信息的安全管理，确保档案数据的保密性、完整性和可用性。2.主要任务对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。扫描图像应清晰、完整，符合档案管理要求。将电子档案数据录入档案管理信息系统，建立索引目录，实现档案的信息化检索。完善档案管理信息系统功能，增加档案的在线查阅、借阅审批、统计分析等模块，提高系统