赠品管理制度

赠品管理制度一、总则（一）目的为了规范公司赠品的管理，确保赠品的合理使用，有效控制成本，提高营销效果，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及赠品的采购、存储、发放、使用及核销等环节。（三）管理原则1.合规性原则：赠品的管理应符合国家法律法规及公司相关规定。2.成本效益原则：在保证营销效果的前提下，合理控制赠品成本。3.精准性原则：赠品的选择和发放应精准匹配目标客户群体和营销活动需求。4.可追溯性原则：对赠品的整个生命周期进行详细记录，确保可追溯。二、职责分工（一）营销部门1.根据营销活动策划，提出赠品需求计划，明确赠品的种类、数量、规格、发放对象及时间要求等。2.负责与供应商沟通赠品的定制、采购事宜，确保赠品按时、按质、按量供应。3.组织实施赠品的发放工作，监督发放过程，确保赠品准确无误地发放到目标客户手中。4.收集客户对赠品的反馈信息，评估赠品的营销效果。（二）采购部门1.根据营销部门提供的赠品需求计划，选择合格的供应商进行采购。2.负责与供应商签订采购合同，明确采购价格、交货期、质量标准等条款。3.跟进赠品的采购进度，确保按时到货。4.参与对采购赠品的验收工作。（三）仓库管理部门1.负责赠品的入库验收、存储保管和出库发放工作。2.建立赠品库存台账，定期盘点，确保账实相符。3.按照规定的存储条件保管赠品，防止赠品损坏、变质或丢失。（四）财务部门1.审核赠品采购预算，控制赠品成本。2.负责对赠品采购、发放等环节的费用进行核算和账务处理。3.定期对赠品的成本效益进行分析和评估。（五）审计部门1.对赠品管理的内部控制制度进行审计监督，检查制度的执行情况。2.对赠品采购、发放等重大事项进行专项审计，防范风险。三、赠品采购管理（一）采购计划制定1.营销部门应在营销活动策划阶段，结合活动目标、目标客户群体特点等因素，制定详细的赠品需求计划。需求计划应包括赠品名称、规格、数量、预计发放时间等信息。2.赠品需求计划应提交给采购部门、财务部门等相关部门进行审核。采购部门重点审核赠品的可采购性、成本合理性；财务部门审核赠品采购预算是否在可控范围内。3.根据审核意见，营销部门对赠品需求计划进行调整和完善，最终确定正式的采购计划。（二）供应商选择1.采购部门根据赠品采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等方面。3.采购部门组织相关人员对供应商提供的样品进行评估，评估内容包括外观、质量、功能、价格等。选择样品质量合格、价格合理、信誉良好的供应商作为合作对象。4.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、产品质量情况、价格水平等，以便对供应商进行动态管理。（三）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确以下主要条款：赠品的名称、规格、数量、价格、交货期等。质量标准及验收方式。付款方式及结算周期。双方的权利和义务。违约责任及争议解决方式。2.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给营销部门、仓库管理部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好相应的准备工作。（四）采购进度跟踪1.采购部门应建立赠品采购进度跟踪机制，定期与供应商沟通，了解采购进度情况。2.对于采购过程中出现的问题，如供应商延迟交货、产品质量问题等，采购部门应及时与供应商协商解决，并向相关部门通报进展情况。3.如因特殊原因需要变更采购合同条款，采购部门应按照合同变更程序，与供应商协商一致后签订补充协议，并及时通知相关部门。（五）验收与入库1.赠品到货后，仓库管理部门应按照采购合同中的质量标准进行验收。验收内容包括赠品的数量、规格、外观、质量等。2.对于验收合格的赠品，仓库管理部门应办理入库手续，填写入库单，注明赠品名称、规格、数量、供应商等信息，并将赠品存放到指定的仓库区域。3.对于验收不合格的赠品，仓库管理部门应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货等。四、赠品存储管理（一）存储条件1.根据赠品的特性，确定合适的存储条件，如温度、湿度、通风要求等。2.仓库应配备相应的存储设备和设施，如货架、货柜、温湿度控制设备等，以满足赠品的存储需求。（二）库存管理1.仓库管理部门应建立赠品库存台账，详细记录赠品的入库时间、入库数量、出库时间、出库数量、库存余额等信息。2.定期对赠品进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为月度、季度或年度盘点。3.如发现库存差异，仓库管理部门应及时查明原因，并编制库存差异报告，报相关部门处理。（三）库存安全1.加强仓库的安全管理，设置必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设施。2.制定仓库安全管理制度，明确仓库管理人员的安全职责，规范仓库操作流程，防止安全事故的发生。3.对仓库管理人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处理能力。五、赠品发放管理（一）发放流程1.营销部门根据营销活动方案，确定赠品的发放对象、发放数量及发放时间等信息，并将相关信息传递给仓库管理部门。2.仓库管理部门根据营销部门提供的信息，准备好相应的赠品，并填写出库单。3.营销部门组织人员按照规定的发放方式和流程，将赠品发放给目标客户。发放过程中应做好记录，包括客户姓名、联系方式、赠品名称、数量等信息。4.发放结束后，营销部门应及时将发放记录反馈给仓库管理部门，仓库管理部门据此更新库存台账。（二）发放方式1.现场发放：在营销活动现场，由营销人员直接将赠品发放给客户。适用于规模较小、客户较为集中的营销活动。2.邮寄发放：对于无法现场发放的客户，可通过邮寄的方式将赠品送达。营销部门应确保客户地址准确无误，并选择可靠的快递公司进行邮寄。3.线上发放：利用公司官方网站、社交媒体平台等线上渠道，通过抽奖、兑换等方式向客户发放赠品。线上发放应设置明确的规则和流程，并确保系统的稳定性和安全性。（三）发放监督1.营销部门应加强对赠品发放过程的监督，确保发放工作按照规定的流程和要求进行。2.设立监督岗位或安排专人对发放现场进行巡查，防止出现错发、漏发、冒领等情况。3.对于客户反馈的赠品发放问题，营销部门应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给客户。六、赠品核销管理（一）核销流程1.营销部门在赠品发放结束后，应及时整理发放记录，填写赠品核销申请表，注明活动名称、赠品名称、发放数量、发放对象等信息，并提交给财务部门。2.财务部门根据营销部门提供的核销申请表，与库存台账、采购合同等进行核对，确认赠品的发放情况和成本支出。3.财务部门审核通过后，办理赠品核销手续，将赠品成本计入相关营销活动费用，并对赠品的收支情况进行账务处理。（二）核销凭证1.赠品核销时，应提供以下相关凭证：营销活动方案及审批文件。赠品采购合同及发票。赠品发放记录，包括出库单、发放清单、客户签收单等。赠品核销申请表。2.财务部门应妥善保管赠品核销凭证，以备审计等部门检查。（三）核销监督1.审计部门定期对赠品核销情况进行审计监督，检查核销流程是否规范、凭证是否齐全、账务处理是否正确等。2.如发现核销过程中存在问题，审计部门应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。七、赠品成本控制与效益评估（一）成本控制1.财务部门应建立赠品成本预算管理制度，对赠品采购、存储、发放等环节的成本进行预算控制。2.在赠品采购过程中，采购部门应通过与供应商谈判、招标等方式，争取最优惠的采购价格，降低采购成本。3.仓库管理部门应合理安排赠品存储，减少库存积压和损耗，降低存储成本。4.营销部门在制定赠品需求计划时，应充分考虑成本因素，避免不必要的赠品投入。（二）效益评估1.营销部门应定期对赠品的营销效果进行评估，评估指标可包括销售额、销售量、客户满意度、品牌知名度等。2.通过对比营销活动前后的相关数据，分析赠品对营销效果的影响，总结经验教训。3.根据效益评估结果，对赠品管理制度进行调整和完善，优化赠品选择和发放策略，提高赠品的投