某公司备用金管理制度

某公司备用金管理制度一、总则1.目的为加强公司备用金管理，提高资金使用效率，规范备用金的借支、使用及报销行为，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门因业务需要借支备用金的情况。3.定义备用金是指公司为满足各部门临时性、紧急性业务需求，预先拨付给相关部门或个人，用于特定业务范围内的资金。二、备用金的管理原则1.专款专用原则备用金必须按照规定的用途使用，不得挪作他用。2.限额管理原则根据各部门业务性质和实际需求，合理核定备用金限额，并严格控制备用金的借支额度。3.及时清理原则备用金借支后应及时使用和报销，不得长期挂账。对于不再使用备用金的部门或个人，应及时归还剩余备用金。4.责任追究原则对备用金使用过程中出现的违规行为，将追究相关责任人的责任。三、备用金的申请与审批1.申请流程各部门如需借支备用金，应由部门负责人填写《备用金借款申请表》，详细说明借款金额、用途、预计使用期限等信息。将申请表提交至财务部门审核。财务部门根据公司规定和部门业务情况，对借款申请进行审核，核实借款金额的合理性和用途的必要性。审核通过后，申请表依次报送至分管领导、总经理审批。分管领导负责对分管部门的备用金借款申请进行审批，总经理对公司所有备用金借款申请进行最终审批。2.审批权限备用金借款金额在[X]元以下的，由分管领导审批。备用金借款金额在[X]元以上（含[X]元）的，由总经理审批。四、备用金的借支1.借支额度根据各部门业务需求，核定不同部门的备用金限额。具体限额如下：[部门名称1]：[X]元[部门名称2]：[X]元......各部门应在备用金限额内借支，如需超过限额借支，应重新履行申请与审批手续。2.借支期限备用金借支期限原则上不超过[X]个月。如有特殊情况需要延长借支期限，借款人应提前向财务部门提出申请，经批准后方可延长。3.借支方式备用金借支通过银行转账方式支付至借款人个人银行账户，严禁现金借支。借款人应妥善保管借支资金，确保资金安全。五、备用金的使用1.使用范围备用金主要用于以下业务：差旅费：员工因公务出差所需的交通、住宿、餐饮等费用。零星采购：购买办公用品、耗材、小型设备等金额较小的物资采购。业务招待费：因业务需要发生的招待客户的费用。其他临时性、紧急性业务支出：如突发事件处理费用、会议费用等。2.使用要求备用金使用必须符合公司财务制度和相关法律法规的规定，取得合法有效的发票或收据。对于超过[X]元的支出，应通过银行转账方式支付，不得使用备用金现金支付。备用金使用过程中，应严格按照申请用途使用，不得擅自改变用途。如需变更用途，应重新履行申请与审批手续。六、备用金的报销1.报销流程借款人应在备用金使用完毕后[X]个工作日内，及时整理相关票据，填写《费用报销单》，并附上发票、收据等原始凭证。将《费用报销单》提交至部门负责人审核。部门负责人应核实费用支出的真实性、合理性和合规性，签字确认后报送至财务部门。财务部门对报销凭证进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、完整性，费用支出是否符合公司规定的报销标准等。审核无误后，在报销凭证上签字盖章。报销凭证依次报送至分管领导、总经理审批。审批通过后，财务部门办理报销手续，冲减备用金借款。2.报销标准差旅费报销标准按照公司《差旅费管理制度》执行。零星采购报销应提供正规发票，发票内容应与采购物品相符。业务招待费报销应符合公司《业务招待费管理制度》的规定，严格控制招待标准和范围。其他费用报销按照公司相关财务制度执行。七、备用金的清查与盘点1.定期清查财务部门应定期对备用金进行清查，每月末与各部门核对备用金余额，确保账实相符。清查内容包括备用金的借支、使用、报销情况以及余额是否正确等。2.不定期盘点公司将不定期对备用金进行盘点，检查备用金的使用和管理情况。盘点时，借款人应在场，如实提供备用金使用情况和相关票据。如发现账实不符或存在其他问题，应及时查明原因并进行处理。八、备用金的归还1.及时归还各部门或个人在完成备用金使用业务后，应及时清理备用金，并在规定时间内归还剩余备用金。对于不再使用备用金的部门或个人，应在接到通知后[X]个工作日内办理归还手续。2.归还方式备用金归还通过银行转账方式将款项转回公司指定账户，严禁现金归还。九、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门将定期对备用金的使用和管理情况进行审计，检查备用金的申请、审批、借支、使用、报销、归还等环节是否符合规定，是否存在违规行为。2.财务监督财务部门负责对备用金的日常管理和监督，及时发现和纠正备用金使用过程中存在的问题。对违反本制度的行为，财务部门有权拒绝报销，并及时向相关领导报告。十、违规处理1.对于违反备用金管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚对于未按规定用途使用备用金、擅自挪用备用金、超期借支备用金等行为，责令限期改正，并视情节轻重给予警告、罚款等处罚。对于因违规使用备用金给公司造成损失的，相关责任人应承担赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.对于在备用金管理工作中表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和