公司档案管理办法

公司档案管理办法一、总则1.目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。3.档案定义本办法所称档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、照片、音像资料等。4.管理原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门公司设立档案管理部门，负责统筹管理公司档案工作，对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。制定档案管理制度和工作流程，并组织实施。对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。负责档案库房的管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。对档案管理工作中发现的问题及时向上级汇报，并提出改进建议。3.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理、初步分类和临时保管工作。按照公司档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门。协助档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和配合。三、档案的收集与整理1.收集范围各部门应及时收集本部门在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于：上级文件、指示、通知等。公司内部的规章制度、工作计划、总结、报告等。各类合同、协议、订单等。财务报表、审计报告、税务资料等。人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。业务往来信函、传真、电子邮件等。项目文档、技术资料、图纸等。会议纪要、决议、记录等。广告宣传资料、产品资料等。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。收集的档案应保持原件的完整性，如有破损、缺失等情况，应及时进行修复或补充。对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保文件的真实性和可读性。3.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.整理方法分类：档案按年度类别保管期限进行分类。年度按照文件形成的自然年度划分；类别根据档案的内容和性质分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类、项目管理类等；保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号格式可采用"年度类别顺序号"。编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于查询和检索。四、档案的归档1.归档时间各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕，并移交至档案管理部门归档。对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后的一个月内归档。2.归档手续档案移交时，双方应办理交接手续，填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等内容，并由双方签字确认。3.归档要求归档的档案应符合整理要求，分类准确、编号清晰、编目齐全。档案应装订整齐，纸张规格统一，破损或褪色的文件应进行修复或复制。电子文件应与纸质文件同时归档，并确保电子文件与纸质文件内容一致。电子文件应存储在耐久性好的载体上，并按照规定的格式和命名规则进行整理和存储。五、档案的保管1.保管期限档案的保管期限根据其重要程度、历史价值和利用需求等因素确定，分为永久、长期和短期。具体保管期限参照国家有关规定和公司实际情况执行。2.保管方式档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。对于电子档案，应采用磁带、光盘、硬盘等多种载体进行备份，并分别存储在不同的地点，防止数据丢失。3.库房管理档案库房应保持清洁、整齐，定期进行清扫和消毒。严格控制库房的温湿度，温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。六、档案的利用1.利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为公司各项工作提供有效支持。2.利用范围公司内部员工因工作需要可查阅、借阅档案。外部单位或个人查阅、借阅档案，须经公司相关领导批准，并按照规定办理查阅、借阅手续。3.查阅手续公司内部员工查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅完毕后，应及时将档案归还。4.借阅手续公司内部员工借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、编号、借阅期限等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、复印、涂改、污损档案，如有遗失或损坏，应照价赔偿。外部单位或个人查阅、借阅档案，须提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅目的、档案名称、编号等内容，经公司相关领导批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。查阅、借阅申请函应加盖单位公章。外部单位或个人查阅、借阅档案，档案管理人员应按照规定提供相应的档案，并在查阅、借阅现场进行监督。查阅、借阅完毕后，应及时将档案归还。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。鉴定小组应根据档案的保管期限、历史价值、现实利用需求等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。2.销毁程序经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等内容。档案销毁清册经公司相关领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册永久保存。八、档案信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和服务水平。2.信息化管理内容档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将档案转化为电子文件进行存储和管理。档案信息系统建设：建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、检索、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。数据安全管理：采取必要的安全措施，确保档案信息系统的数据安全，防止数据泄露、丢失和损坏。3.信息化管理要求档案管理部门应配备必要的计算机设备、扫描设备、存储设备等信息化管理设施，满足档案信息化管理的需要。档案管理人员应具备一定的计算机操作技能和档案管理知识，能够熟练使用档案管理信息系统。加强档案信息化管理的培训和宣传工作，提高公司员工对档案信息化管理的认识和应用水平。九、监督与考核1.监督检查档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等方面。2.考核评价公司将档案管理工作纳入各部门绩效考核体系，对档案