房地产企业采购管理制度

房地产企业采购管理制度一、总则1.目的为规范房地产企业采购工作流程，加强采购管理，降低采购成本，确保采购物资的质量和供应及时性，提高企业经济效益和市场竞争力，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有开发项目及日常运营所需物资、设备、服务等的采购活动。3.基本原则按需采购原则：根据项目进度、工程需求和实际业务需要，合理确定采购数量和规格，避免盲目采购。质量优先原则：在满足需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保所采购物资和服务符合相关标准和要求。成本控制原则：通过科学的采购策略、有效的供应商管理和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。公开透明原则：采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购信息的透明化，接受公司内部监督。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守法律法规和公司规章制度，廉洁奉公，杜绝不正当交易。二、采购组织与职责1.采购决策机构成立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目的采购计划、采购方式、供应商选择等重要事项，对采购工作进行决策和指导。2.采购执行部门设立采购部，作为公司采购工作的执行部门。具体职责如下：制定采购计划：根据项目需求和公司预算，编制年度、季度和月度采购计划，明确采购物资、设备、服务的种类、数量、规格、时间等要求。供应商管理：开发、评估、选择和管理供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价，维护良好的合作关系。采购实施：按照采购计划和审批后的采购申请，组织实施采购活动，包括询价、比价、议价、签订采购合同等。采购进度跟踪：及时跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题，确保物资按时、按质、按量供应。采购成本控制：通过市场调研、成本分析等手段，合理控制采购价格，降低采购成本。采购文档管理：负责采购过程中各类文件、资料的整理、归档和保管，包括采购申请、报价单、采购合同、验收报告等。3.需求部门职责提出采购需求：各项目部门、工程部门、行政部门等根据项目进度、工程施工、日常运营等实际需要，及时向采购部提交采购申请，明确采购物资、设备、服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。参与供应商选择：协助采购部对供应商进行考察、评估，提供技术支持和专业意见，参与采购合同的评审。采购验收：负责对采购物资、设备、服务进行验收，确保其符合合同要求和相关标准，并及时反馈验收结果。三、采购流程1.采购申请需求部门根据项目进度和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资、设备、服务的名称、规格、数量、质量要求、预计交货时间、用途等信息，并经部门负责人签字审核后提交至采购部。对于紧急采购需求，需求部门应在申请表上注明"紧急"字样，并说明紧急原因，经分管领导特批后，采购部优先安排采购。2.采购计划编制采购部收到采购申请后，结合公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，对采购需求进行综合分析，编制采购计划。采购计划应明确采购物资、设备、服务的种类、数量、规格、采购时间、采购方式等内容，并提交采购决策委员会审议。3.供应商选择与管理供应商开发：采购部通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商资源库。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面的情况，确定入围供应商名单。供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。采购部根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，其中A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为待改进供应商。对于评估不合格的供应商，采购部应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应将其从供应商资源库中删除。供应商选择：根据采购计划和采购项目的特点，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购。对于重大采购项目，应采用招标、邀请招标、竞争性谈判等采购方式，选择多家供应商进行报价，通过比较分析，选择最优供应商；对于一般采购项目，可采用询价、议价等方式确定供应商。采购合同签订：采购部与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资、设备、服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，应提交法务部门进行审核，确保合同的合法性、合规性和完整性。4.采购实施采购订单下达：采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资、设备、服务的详细要求和交货时间等信息。采购订单应经采购部负责人审核后加盖公司公章或合同专用章，并及时发送给供应商。采购进度跟踪：采购部建立采购进度跟踪台账，定期跟踪采购订单的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况、运输情况等信息。如发现供应商存在交货延迟、质量问题等异常情况，应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题，并将相关情况反馈给需求部门。采购变更管理：在采购合同履行过程中，如因项目需求变更、设计变更、市场变化等原因需要对采购物资、设备、服务的规格、数量、价格、交货时间等条款进行变更，采购部应及时与供应商协商沟通，签订采购变更协议，并按照公司内部审批流程进行审批。采购变更协议签订前，应提交法务部门进行审核。5.采购验收验收准备：需求部门在采购物资、设备、服务到货前，应做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具和场地、组织验收人员等。验收方案应明确验收标准、验收方法、验收流程等内容。到货验收：采购物资、设备、服务到货后，采购部应及时通知需求部门进行验收。需求部门按照验收方案组织验收人员对采购物资、设备、服务的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对和检验，确保其符合采购合同要求和相关标准。验收过程中，如发现问题，应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货。验收报告编制：验收完成后，需求部门应编制《采购验收报告》，详细记录验收情况，包括验收时间、验收地点、验收人员、采购物资、设备、服务的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。验收报告经验收人员签字确认后，提交采购部存档。6.付款管理付款申请：采购部根据采购合同和验收报告，在规定的付款期限内，填写《付款申请表》，详细注明采购物资、设备、服务的名称、规格、数量、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额、付款方式等信息，并经采购部负责人签字审核后提交至财务部。付款审批：财务部收到付款申请表后，对其进行审核，核对采购合同、验收报告、发票等相关凭证的真实性、合法性、完整性。审核无误后，按照公司内部审批流程进行付款审批。付款审批通过后，财务部办理付款手续。付款方式：公司采购付款方式主要包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等。具体付款方式应根据采购合同约定和公司财务制度执行。对于金额较大的采购项目，应采用银行承兑汇票或分期付款等方式，降低资金风险。四、采购风险管理1.风险识别市场风险：市场价格波动、原材料供应短缺、供应商垄断等因素可能导致采购成本上升、物资供应中断等风险。质量风险：供应商提供的物资、设备、服务不符合质量标准，可能影响项目进度、工程质量和企业声誉。供应商风险：供应商破产、倒闭、违约等情况可能导致采购合同无法履行，物资供应中断。合同风险：采购合同条款不明确、不合理，可能导致合同纠纷和企业损失。人员风险：采购人员廉洁自律意识不强，可能出现收受回扣、以权谋私等违规行为。2.风险评估采购部定期对采购过程中可能面临的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。3.风险应对市场风险应对：加强市场调研和价格监测，建立价格预警机制，及时掌握市场动态，合理安排采购时间和数量，避免因市场价格波动造成采购成本增加。与多家供应商建立合作关系，分散采购渠道，降低供应商垄断风险。质量风险应对：加强对供应商的质量管理，严格审核供应商资质和产品质量，要求供应商提供质量保证文件和样品。在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购验收环节的管理，确保采购物资、设备、服务符合质量要求。供应商风险应对：对供应商进行全面考察和评估，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，要求供应商提供履约保证金或担保。加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商的履约情况，及时发现和解决潜在问题。合同风险应对：采购合同签订前，应提交法务部门进行审核，确保合同条款明确、合理、合法。加强对采购合同执行过程的监督和管理，及时跟踪合同履行情况，如发现问题，应及时与供应商协商解决，并按照合同约定追究其违约责任。人员风险应对：加强对采购人员的职业道德教育和廉洁自律培训，提高其法律意识和责任意识。建立健全采购人员考核评价机制，对违规行为进行严肃处理，情节严重的依法追究其法律责任。五、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购工作进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购成本控制情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。采购部应定期向公司管理层