物资采购入库验收管理规定

物资采购入库验收管理规定一、总则1.目的为加强公司物资采购入库验收管理，确保采购物资的质量、数量和规格符合要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司所有采购物资的入库验收管理，包括原材料、辅助材料、设备、办公用品、劳保用品等。3.职责分工采购部门：负责采购物资的采购合同签订、供应商联络等工作，确保所采购物资符合公司要求，并及时通知相关部门进行验收。仓库管理部门：负责物资的入库、存储、发放等工作，配合验收部门进行物资验收，并对验收合格的物资办理入库手续。质量检验部门：负责对采购物资的质量进行检验，出具检验报告，判定物资是否合格。使用部门：参与物资验收工作，提出物资的使用要求和质量意见，对验收合格的物资进行试用或投入使用。二、采购物资的到货通知1.采购部门在签订采购合同后，应及时跟踪物资的生产进度和发货情况。当物资预计到达公司时，采购部门应提前[X]个工作日通知仓库管理部门、质量检验部门和使用部门做好验收准备。2.到货通知应包括物资的名称、规格、型号、数量、预计到货日期、供应商等信息，确保相关部门能够准确了解物资情况。三、物资验收流程（一）资料核对1.仓库管理部门在物资到货后，首先核对送货单、发票、采购合同等相关资料。检查送货单上的物资名称、规格、型号、数量等信息是否与采购合同一致，发票金额是否与采购合同相符。2.如发现资料不一致或存在疑问，仓库管理部门应及时与采购部门沟通核实，确保资料的准确性。（二）外观检查1.资料核对无误后，仓库管理部门会同质量检验部门对物资进行外观检查。检查物资的包装是否完好，有无破损、变形、受潮等情况。2.查看物资的标识是否清晰，包括物资名称、规格、型号、生产日期、保质期等信息。对于有特殊标识要求的物资，应重点检查标识是否符合规定。3.对物资的外观质量进行检查，查看是否有缺陷、划痕、锈蚀等问题。对于一些重要物资或关键零部件，可采用抽检的方式进行外观检查。（三）数量清点1.仓库管理部门依据送货单和采购合同，对物资的数量进行清点。清点时应确保物资的数量准确无误，与送货单和采购合同一致。2.对于数量较多的物资，可采用分批清点或抽检的方式进行，但抽检比例应符合相关规定或经验要求。如发现数量不符，应及时记录并与供应商沟通核实。（四）质量检验1.质量检验部门按照相关标准和检验规范，对采购物资进行质量检验。对于常规物资，可依据公司内部制定的检验标准进行检验；对于特殊物资或新产品，应按照供应商提供的质量标准或行业标准进行检验。2.质量检验可采用检验、试验、检测等多种方式进行。对于原材料、辅助材料等物资，可进行化学成分分析、物理性能测试等；对于设备等物资，可进行试运行、性能测试等。3.质量检验部门在检验过程中，应详细记录检验数据和结果，并出具检验报告。检验报告应包括物资名称、规格、型号、检验项目、检验结果、判定结论等内容。（五）验收结果判定1.仓库管理部门、质量检验部门和使用部门根据资料核对、外观检查、数量清点和质量检验的结果，共同对物资的验收结果进行判定。2.如物资的质量、数量和规格均符合采购合同要求，验收结果判定为合格，仓库管理部门应及时办理入库手续；如物资存在质量问题、数量不符或规格错误等情况，验收结果判定为不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商处理。四、验收不合格物资的处理1.对于验收不合格的物资，采购部门应在接到验收不合格通知后的[X]个工作日内与供应商联系，说明不合格情况，并要求供应商在规定的时间内采取相应的处理措施，如换货、退货、补货等。2.供应商应在接到通知后的[X]个工作日内回复处理意见，并按照协商一致的处理方式进行处理。如供应商对验收结果有异议，可提出书面申请，由质量检验部门重新进行检验或组织相关部门进行会审。3.在供应商处理不合格物资期间，仓库管理部门应将不合格物资单独存放，并做好标识，防止与合格物资混淆。对于因不合格物资影响生产进度的情况，采购部门应及时协调解决，确保公司生产经营活动不受影响。4.如供应商未能在规定时间内处理不合格物资，采购部门可根据合同约定扣除相应的货款或采取其他违约责任措施。对于多次出现验收不合格情况的供应商，采购部门应考虑暂停合作或终止合作关系。五、验收记录与档案管理1.物资验收过程中，各部门应做好相关记录。仓库管理部门应记录物资的到货时间、资料核对情况、外观检查结果、数量清点情况等；质量检验部门应记录质量检验的过程、数据和结果；使用部门应记录对物资的试用情况或使用意见等。2.验收记录应真实、准确、完整，字迹清晰，不得随意涂改。记录完成后，相关人员应签字确认。3.仓库管理部门应定期对验收记录进行整理和归档，建立物资验收档案。验收档案应包括物资采购合同、送货单、发票、检验报告、验收记录等资料，保存期限应符合公司档案管理规定。六、监督与考核1.公司内部审计部门或相关管理部门应定期对物资采购入库验收管理工作进行监督检查，确保验收流程规范执行，验收结果真实可靠。2.对于在物资采购入库验收管理工作中表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励；对于违反本规定，导致验收工作出现失误或造成公司损失的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、经济处罚或行政处分。七、附则1.本规定由公司