某公司档案管理制度汇编

某公司档案管理制度汇编一、总则1.目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。3.档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、照片、音像资料等。二、档案管理职责1.档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案的统一管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.各部门职责各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并确保档案的真实、完整和准确。同时，各部门应积极配合档案管理部门的工作，提供必要的支持和协助。三、档案收集1.收集范围公司各类文件，包括上级文件、公司发文、部门发文等。公司签订的各类合同、协议。公司的各类报表、统计资料。公司的工程图纸、设计方案。公司的会议记录、纪要。公司的信函、传真。公司的照片、音像资料。其他具有保存价值的文件资料。2.收集要求各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理分类后移交档案管理部门。档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损或褪色等情况，应及时进行修复或复制。电子文件应确保其真实性、完整性和可读性，并按照规定的格式和命名规则进行存储。四、档案整理1.分类标准档案管理部门应根据档案的形成来源、时间、内容和形式等因素，制定科学合理的分类方案，对档案进行分类整理。分类方案应保持相对稳定，如有调整，应及时通知各部门。2.整理方法文件材料应按照分类方案进行分类，同一类别的文件应按照时间顺序排列。每份文件应编写页码，并在首页加盖档案章，注明档案编号、类别、日期等信息。电子文件应按照分类方案进行分类存储，并建立相应的索引目录，以便于查询和利用。五、档案保管1.保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.保管要求档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。对重要的档案应采取备份措施，防止档案丢失或损坏。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，如发现问题应及时处理，并做好记录。六、档案鉴定1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面、历史、发展的观点，根据档案的保存价值和现实利用需求，确定档案的存毁。2.鉴定方法档案管理部门应定期对档案进行鉴定，成立由档案管理人员、业务部门人员和有关领导组成的鉴定小组，对档案进行逐件审查。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的保存价值和现实利用需求，确定档案的存毁。对确定销毁的档案，应编制销毁清册，经公司领导批准后，由档案管理部门负责销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。七、档案统计1.统计内容档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计内容应包括档案的数量、种类、保管期限、利用情况等。2.统计要求档案管理人员应及时、准确地记录档案的各项数据，并定期进行汇总和分析。档案统计报表应按照规定的格式和时间要求报送公司领导和有关部门。八、档案利用1.利用范围公司内部员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅公司档案的，应按照公司规定办理相关手续。2.利用手续公司内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。外部单位或个人查阅、借阅档案，应提前向公司提出申请，经公司领导批准后，由档案管理部门按照规定办理查阅、借阅手续。查阅、借阅档案时，应指定专人陪同，并在规定的时间和地点进行查阅、借阅。查阅、借阅档案时，应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定支付复印费用。3.利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。记录内容应包括查阅、借阅日期、查阅、借阅人姓名、部门、查阅、借阅内容、归还日期等。九、档案保密1.保密措施档案管理部门应加强档案保密工作，采取必要的保密措施，确保档案信息的安全。保密措施应包括档案库房的安全管理、档案查阅和借阅的审批制度、档案管理人员的保密教育等。2.保密责任档案管理人员应严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案信息。查阅、借阅档案的人员应严格遵守档案保密规定，不得将档案信息泄露给无关人员。对违反档案保密制度的行为，应依法追究相关人员的责任。十、档案信息化管理1.信息化建设目标公司应积极推进档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理的效率和水平。2.信息化管理要求档案管理部门应按照档案信息化建设的要求，对档案进行数字化处理，建立档案数据库。档案信息管理系统应具备档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等功能，并应与公司其他信息系统实现互联互通。档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保档案信息的安全和有效利用。十一、附则1.制度解释本制度由公司档案管理部门负责解释。