某咨询-某办公室8总部低值易耗品管理制度FIN

某咨询—某办公室8总部低值易耗品管理制度FIN一、总则（一）目的为加强某咨询某办公室8总部低值易耗品的管理，规范采购、使用、保管、盘点等流程，提高资产使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于某咨询某办公室8总部各部门、团队及所有涉及低值易耗品使用的人员。（三）定义低值易耗品是指单位价值在规定标准以下，使用年限较短，不能作为固定资产核算的各种用具物品，如办公文具、办公家具、工具、劳保用品等。二、管理职责（一）行政部门1.负责制定低值易耗品的采购计划和预算，根据各部门需求进行集中采购或审批分散采购申请。2.建立低值易耗品台账，详细记录物品的采购、领用、库存等情况。3.定期组织低值易耗品的盘点工作，确保账实相符。4.负责低值易耗品的验收、入库、保管和发放工作，保证物品质量和安全。5.对报废的低值易耗品进行鉴定和审核，办理相关报废手续。（二）使用部门1.负责本部门低值易耗品需求的申报，明确所需物品的规格、数量、用途等信息。2.严格按照规定使用低值易耗品，做好日常维护和管理，防止浪费和损坏。3.对领用的低值易耗品进行妥善保管，如有丢失、损坏应及时报告并说明原因。4.配合行政部门进行盘点工作，提供相关资料和数据。（三）财务部门1.负责审核低值易耗品的采购预算和报销凭证，确保费用支出的合理性和合规性。2.按照财务制度对低值易耗品进行账务处理，准确反映资产的增减变动情况。3.参与低值易耗品的盘点工作，监督盘点结果的处理。三、采购管理（一）采购计划1.各部门应根据实际工作需要，于每月末向行政部门提交次月的低值易耗品需求计划。需求计划应详细列出物品名称、规格、数量、预计使用时间等信息。2.行政部门对各部门提交的需求计划进行汇总分析，结合库存情况，制定次月的采购计划。采购计划应包括采购物品明细、预算金额、采购时间等内容。3.对于临时性或紧急的低值易耗品采购需求，使用部门应填写《低值易耗品采购申请表》，注明申请原因、物品明细等，经部门负责人审批后提交行政部门。行政部门审核后，如确属必要，可优先安排采购。（二）采购方式1.集中采购：对于通用的、使用量大的低值易耗品，行政部门采用集中采购的方式，通过招标、询价、谈判等方式选择供应商，签订采购合同。2.分散采购：对于特殊规格、少量的低值易耗品，经行政部门批准，使用部门可自行采购。使用部门应选择合格的供应商，并签订采购合同或协议。采购完成后，应将采购发票、清单等资料提交行政部门备案。（三）采购流程1.集中采购流程行政部门根据采购计划，发布招标或询价公告，邀请符合条件的供应商参与投标或报价。对供应商的报价进行评审，综合考虑价格、质量、售后服务等因素，选择最优供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。供应商按照合同约定将货物送达指定地点，行政部门组织验收。验收合格后，办理入库手续。2.分散采购流程使用部门填写《低值易耗品采购申请表》，经部门负责人审批后提交行政部门。行政部门对采购申请进行审核，批准后使用部门自行采购。使用部门采购完成后，将采购发票、清单等资料提交行政部门。行政部门审核无误后，办理报销手续。四、验收与入库（一）验收标准1.行政部门应根据采购合同或申请要求，对采购的低值易耗品进行验收。验收内容包括物品的规格、型号、数量、质量、外观等。2.对于有质量标准的低值易耗品，应按照相关标准进行验收。对于无明确质量标准的物品，应按照行业通用标准或双方约定的标准进行验收。3.验收人员应认真核对物品的各项信息，确保与采购合同或申请一致。如发现物品存在质量问题、数量短缺等情况，应及时与供应商联系，要求其更换或补货。（二）验收流程1.采购的低值易耗品到货后，行政部门通知使用部门和相关人员共同进行验收。2.验收人员对照采购合同或申请，对物品的规格、型号、数量、质量、外观等进行逐一检查。3.验收合格后，验收人员在《低值易耗品验收单》上签字确认，并注明验收情况。如验收不合格，应在验收单上注明不合格原因，由采购人员与供应商协商处理。4.《低值易耗品验收单》一式三联，一联由行政部门留存，一联交财务部门作为报销凭证，一联交供应商作为结算依据。（三）入库管理1.验收合格的低值易耗品应及时办理入库手续，由仓库管理人员按照物品类别、规格、型号等进行分类存放，并建立相应的库存台账。2.库存台账应详细记录物品的入库日期、名称、规格、型号、数量、供应商等信息，确保账物相符。3.仓库应保持整洁、干燥、通风良好，防止物品受潮、损坏、丢失等情况发生。五、领用与发放（一）领用流程1.使用部门人员需要领用低值易耗品时，应填写《低值易耗品领用申请表》，注明领用物品名称、规格、型号、数量、用途等信息。2.《低值易耗品领用申请表》经部门负责人审批后，交行政部门仓库管理人员。3.仓库管理人员根据审批后的领用申请表，核实库存情况，如库存充足，予以发放，并在申请表上签字确认。如库存不足，应告知领用人员，并及时通知行政部门采购。4.领用人员凭签字后的《低值易耗品领用申请表》到仓库领取物品，并在《低值易耗品发放登记表》上签字。（二）发放原则1.按需发放原则：根据使用部门的实际工作需要，合理发放低值易耗品，避免浪费。2.限额发放原则：对于一些消耗量大的低值易耗品，如办公文具等，可根据使用部门的人数、业务量等因素设定限额，定期发放。3.以旧换新原则：对于部分可重复使用的低值易耗品，如工具等，实行以旧换新制度，鼓励节约使用。六、使用与保管（一）使用规定1.使用部门应严格按照规定的用途和操作方法使用低值易耗品，不得擅自改变其用途或违规操作。2.对于贵重或易损的低值易耗品，使用部门应指定专人负责使用和保管，并进行必要的培训。3.使用过程中如发现低值易耗品存在质量问题或损坏情况，应及时停止使用，并报告行政部门。行政部门根据实际情况进行维修、更换或报废处理。（二）保管责任1.使用部门应对领用的低值易耗品负责保管，妥善存放，防止丢失、损坏、被盗等情况发生。2.对于个人使用的低值易耗品，如办公文具等，使用人员应自行保管，如有丢失或损坏，由个人负责赔偿。3.仓库管理人员应定期对库存的低值易耗品进行检查和盘点，确保物品的安全和完好。如发现问题，应及时报告行政部门并采取相应措施。七、盘点与清查（一）盘点计划1.行政部门应定期组织低值易耗品的盘点工作，每年至少进行一次全面盘点，每季度进行一次抽盘。2.盘点前，行政部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员、方法等内容。盘点计划应提前通知各部门，以便做好准备工作。（二）盘点方法1.实地盘点法：对库存的低值易耗品进行逐一清点，核实数量和实际状况。2.账实核对法：将库存台账与实际库存进行核对，检查账物是否相符。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，盘点人员应填写《低值易耗品盘点表》，详细记录盘点情况，包括物品名称、规格、型号、数量、账面数、实存数、盘盈盘亏情况及原因等。2.如发现账实不符，应查明原因，属于正常损耗或合理误差的，经行政部门负责人批准后进行账务调整；属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任，并要求其赔偿。3.行政部门应根据盘点结果编制盘点报告，总结盘点工作情况，提出改进措施和建议，上报公司领导。八、报废与处置（一）报废条件1.低值易耗品已损坏且无法修复或修复成本过高。2.因技术更新、业务调整等原因，已不再使用且无转让价值。3.超过规定使用年限，已丧失使用功能。（二）报废申请1.使用部门发现低值易耗品符合报废条件时，应填写《低值易耗品报废申请表》，注明物品名称、规格、型号、购置时间、报废原因等信息，并附上相关证明材料（如损坏照片、维修记录等）。2.《低值易耗品报废申请表》经部门负责人审核后，提交行政部门。（三）报废鉴定与审批1.行政部门收到报废申请后，组织相关人员对申请报废的低值易耗品进行鉴定，核实报废原因和实际状况。2.鉴定通过后，《低值易耗品报废申请表》依次报行政部门负责人、财务部门负责人、公司分管领导审批。（四）报废处置1.经审批同意报废的低值易耗品，行政部门应按照相关规定进行处置。对于有残值的物品，可进行变卖或回收，变卖收入应及时上缴财务部门。2.报废处置完成后，行政部门应在低值易耗品台账和库存管理系统中进行相应的核销处理，确保账物一致。九、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对低值易耗品的管理情况进行审计，检查采购、验收、入库、领用、保管、