公司福州办事处管理制度

公司福州办事处管理制度一、总则1.目的为加强公司福州办事处的规范化管理，确保办事处各项工作的顺利开展，提高工作效率，维护公司的利益和形象，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司福州办事处全体员工。3.基本原则遵守国家法律法规和公司的各项规章制度。以客户为中心，提供优质、高效的服务。注重团队协作，共同完成办事处的各项工作任务。勤俭节约，合理控制办事处的各项费用支出。二、组织架构与职责1.组织架构福州办事处设主任一名，副主任一名，根据工作需要设置业务部、行政部等部门，各部门设负责人一名。2.职责分工办事处主任全面负责办事处的日常管理工作，制定工作计划并组织实施。负责与公司总部及当地相关部门的沟通协调，确保办事处工作的顺利开展。管理办事处的人员、财务、物资等资源，确保资源的合理利用。负责办事处业务的拓展和客户关系的维护，完成公司下达的业务指标。办事处副主任协助主任开展工作，在主任不在时履行主任职责。负责业务部的日常管理工作，指导和监督业务人员的工作。协助主任进行市场调研和分析，制定业务拓展策略。业务部负责市场调研和分析，了解行业动态和竞争对手情况。开拓新客户，维护老客户关系，完成业务订单的签订和执行。负责客户信息的收集、整理和分析，为公司决策提供依据。行政部负责办事处的行政管理工作，包括办公用品采购、设备维护、文件管理等。负责员工考勤、薪酬核算、绩效考核等人力资源管理工作。负责办事处的安全保卫、环境卫生等后勤保障工作。三、人员管理1.招聘与录用根据办事处工作需要，由办事处主任提出用人需求，报公司总部审批后，由公司人力资源部门负责招聘。招聘流程按照公司统一规定执行，包括发布招聘信息、筛选简历、面试、体检、录用等环节。新员工入职后，由行政部负责办理入职手续，包括签订劳动合同、发放工作用品、介绍公司情况等。2.培训与发展行政部负责制定办事处员工培训计划，定期组织内部培训和外部培训，提高员工的业务能力和综合素质。鼓励员工自主学习和参加行业培训，公司根据实际情况给予一定的支持。建立员工培训档案，记录员工培训情况和考核结果。3.绩效考核行政部负责制定办事处员工绩效考核制度，明确考核标准和流程。绩效考核周期为月度和年度，考核结果与员工薪酬、晋升、奖励等挂钩。员工对绩效考核结果有异议的，可以在规定时间内提出申诉，由行政部进行调查和处理。4.薪酬福利员工薪酬由基本工资、绩效工资、奖金等组成，具体标准按照公司总部规定执行。行政部负责员工薪酬的核算和发放，确保工资按时足额发放。公司按照国家法律法规为员工缴纳社会保险和住房公积金，提供带薪年假、病假、婚假、产假等法定福利。5.离职管理员工离职需提前[X]天向办事处主任提交书面申请，经批准后办理离职手续。离职手续包括工作交接、归还公司财物、清理个人办公区域等。行政部负责办理离职员工的工资结算、社保减员等手续。四、业务管理1.业务流程客户开发：业务人员通过市场调研、客户推荐、网络营销等方式开拓新客户，收集客户信息并建立客户档案。业务洽谈：业务人员与客户进行沟通，了解客户需求，介绍公司产品和服务，进行商务洽谈。合同签订：业务洽谈达成一致后，业务人员起草合同文本，报办事处主任审核后，与客户签订合同。订单执行：合同签订后，业务人员将订单信息传递给相关部门，协调生产、发货、安装等环节，确保订单按时、按质、按量完成。客户维护：业务人员定期回访客户，了解客户使用产品和服务的情况，及时解决客户问题，维护客户关系。2.合同管理合同由业务人员负责起草，经办事处主任审核后，报公司总部审批。合同签订后，业务人员负责将合同副本存档，并跟踪合同执行情况。合同执行过程中如有变更或解除，需经双方协商一致，并签订书面协议，业务人员负责将变更或解除协议存档。3.客户信息管理业务人员负责收集、整理和更新客户信息，建立客户档案。客户档案包括客户基本信息、业务往来记录、需求偏好等内容。客户信息严格保密，未经客户同意，不得向任何第三方透露。4.市场调研业务部定期开展市场调研，了解行业动态、市场需求、竞争对手情况等。市场调研结果形成报告，报办事处主任审核后，提交公司总部参考。根据市场调研结果，业务部制定业务拓展策略和营销方案。五、行政管理1.办公环境管理行政部负责办事处办公区域的日常管理，保持办公环境整洁、卫生、有序。员工应爱护办公设施和设备，如有损坏及时报告行政部维修。节约使用办公用品，减少浪费。2.文件管理行政部负责办事处文件的收发、登记、归档和保管。文件应分类存放，便于查阅和使用。重要文件应备份保存，防止丢失。3.印章管理办事处印章由行政部专人保管，使用时需填写印章使用申请表，经办事处主任批准后使用。印章使用应严格登记，确保印章使用的合法性和安全性。4.车辆管理办事处配备车辆，由行政部统一调度和管理。车辆使用应填写车辆使用申请表，经办事处主任批准后使用。驾驶员应遵守交通规则，安全驾驶，定期对车辆进行保养和维护。5.安全保卫管理行政部负责办事处的安全保卫工作，制定安全保卫制度和应急预案。加强对办事处门窗、水电等设施的检查和维护，确保安全。对来访人员进行登记和询问，防止无关人员进入办事处。六、财务管理1.预算管理办事处应根据年度工作计划和业务发展需要，编制年度预算，报公司总部审批。预算执行过程中，应严格控制各项费用支出，确保预算的执行。如因特殊情况需要调整预算，应提前报公司总部审批。2.费用报销管理员工费用报销应按照公司总部规定的流程和标准执行。报销凭证应真实、合法、有效，经办事处主任审核后，报公司总部审批报销。行政部负责对费用报销情况进行审核和监督，确保费用支出的合理性。3.资产管理办事处资产包括固定资产、低值易耗品等，由行政部负责登记和管理。定期对资产进行清查和盘点，确保资产的安全和完整。资产购置、处置应按照公司总部规定的流程执行。七、保密制度1.保密范围公司的商业秘密，包括产品研发、技术方案、客户信息、业务数据等。办事处的工作秘密，包括工作计划、会议纪要、财务报表等。员工在工作中知悉的其他秘密信息。2.保密措施与员工签订保密协议，明确保密义务和违约责任。加强对办公区域的安全管理，限制无关人员进入。对涉及保密信息的文件、资料等进行加密存储和传输。员工应妥善保管个人电脑和移动存储设备，防止保密信息泄露。3.保密监督行政部负责对办事处保密制度的执行情况进行监督和检查。如发现员工有违反保密制度的行为，应及时进行调查和处理，情节严重的追究法律责任。八