旅行支票使用管理制度

旅行支票使用管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范旅行支票的使用管理，确保旅行支票在公司业务及员工因公出行等活动中的安全、高效使用，保障资金安全，满足业务需求。2.适用范围本制度适用于公司内部涉及旅行支票使用的所有部门和员工。3.定义旅行支票是指由银行或其他金融机构发行的，具有固定面额、可在指定地点兑换现金或用于支付的票据。二、旅行支票的申购1.申购流程需求部门提出申请：各部门根据业务需要，提前填写《旅行支票申购申请表》，详细说明申购旅行支票的原因、用途、预计金额、出行时间及地点等信息。部门负责人审核：部门负责人对申请内容进行审核，确认申请的必要性和合理性，签署审核意见后提交至财务部门。财务部门审核：财务部门收到申请后，对申购金额、资金来源等进行审核，确保符合公司财务规定。审核通过后，报公司主管领导审批。主管领导审批：主管领导根据公司业务情况和财务状况，对旅行支票申购申请进行审批。审批通过后，财务部门安排申购事宜。2.申购数量及金额限制申购旅行支票的数量和金额应根据实际业务需求合理确定，避免过度申购造成资金闲置或浪费。单次申购旅行支票的金额一般不得超过[X]元，如有特殊情况需超过该限额的，须经公司主管领导特别批准。三、旅行支票的领取与保管1.领取财务部门在完成旅行支票申购手续后，及时通知申购部门或员工到指定地点领取旅行支票。领取人在领取旅行支票时，需出示有效身份证件，并在《旅行支票领取登记表》上签字确认。领取登记表应详细记录旅行支票的号码、面额、数量、领取日期、领取人等信息。2.保管专人保管：领取旅行支票后，必须指定专人负责保管。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，确保旅行支票的安全。安全存放：旅行支票应存放在安全可靠的地方，如保险箱、保险柜等。存放地点应具备防火、防盗、防潮等条件，以防止旅行支票丢失、被盗或损坏。分开保管：旅行支票与相关的印鉴、密码等应分开保管，避免因保管不善导致资金风险。印鉴保管人员不得同时保管旅行支票，密码保管人员应妥善保管密码，不得泄露给他人。四、旅行支票的使用1.使用范围旅行支票主要用于公司员工因公出国（境）旅行、商务活动等所需的费用支付。包括但不限于机票、酒店住宿、餐饮、交通、会议费用等。在符合国家法律法规和公司财务规定的前提下，旅行支票也可用于支付与公司业务相关的其他合理费用。2.使用流程填写支付凭证：使用旅行支票时，由经办人填写《旅行支票支付凭证》，详细注明支付日期、支付对象、支付金额、用途等信息，并附上相关的发票、合同等证明文件。审批流程：支付凭证经部门负责人审核后，提交至财务部门审核。财务部门审核无误后，报公司主管领导审批。主管领导审批通过后，方可进行旅行支票的支付操作。支付操作：财务人员根据审批后的支付凭证，按照旅行支票的使用规定进行支付。支付时，应仔细核对旅行支票的号码、面额、签名等信息，确保支付的准确性和安全性。记录与核销：支付完成后，财务人员应及时在《旅行支票使用登记表》上记录支付情况，包括支付日期、支付金额、支付对象、支票号码等信息，并将旅行支票的存根联与支付凭证、发票等一并存档。同时，对已使用的旅行支票进行核销，确保旅行支票的使用情况清晰可查。五、旅行支票的兑换与挂失1.兑换在境外需要兑换现金时，应选择正规的金融机构或兑换点进行兑换。兑换时，应注意选择汇率合理、信誉良好的机构，以确保兑换的公平性和安全性。兑换旅行支票时，应按照银行或兑换点的要求填写相关兑换表格，并提供有效身份证件。兑换完成后，应妥善保管兑换凭证，以备日后查询。2.挂失如果旅行支票不慎丢失或被盗，应立即向发行银行或金融机构挂失。挂失时，需提供旅行支票的相关信息，如支票号码、面额、购买日期等。发行银行或金融机构在确认挂失信息后，将对该旅行支票进行止付处理，防止支票被冒用。同时，按照相关规定办理挂失手续，如要求提供身份证明、填写挂失申请表等。挂失人应积极配合银行或金融机构的调查工作，提供必要的协助和信息。在完成挂失手续后，应及时关注挂失处理进度，并按照银行或金融机构的要求办理后续的解挂、补发等手续。六、旅行支票的盘点与核对1.定期盘点财务部门应定期对旅行支票进行盘点，确保账实相符。盘点周期一般为[X]月一次，盘点工作应由专人负责，采用实地盘点的方式进行。在盘点过程中，应认真核对旅行支票的号码、面额、数量等信息，与《旅行支票领取登记表》和《旅行支票使用登记表》进行逐一核对。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并进行相应的处理。2.不定期核对除定期盘点外，财务部门还应不定期对旅行支票的保管和使用情况进行核对。核对内容包括旅行支票的存放地点、保管人员的职责履行情况、使用流程的执行情况等。通过不定期核对，及时发现和纠正旅行支票管理过程中存在的问题，确保旅行支票的安全使用和规范管理。七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对旅行支票的使用管理情况进行审计监督，检查旅行支票的申购、领取、保管、使用、兑换、挂失等环节是否符合本制度的规定，是否存在违规操作和资金风险。审计部门在审计过程中，有权查阅相关的文件、资料、凭证等，向有关部门和人员进行询问和调查。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.违规处理对于违反本制度规定使用旅行支票的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。对于因违规操作导致公司资金损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。八、附则1.本